Daten einer Aufgabe

NovaNota kann in einem eigenen Programmbereich Aufgaben und Termine verwalten. Diese beiden Dinge sind für NovaNota relativ ähnlich, weshalb auch das gleiche Formular zur Eingabe von Daten von Aufgaben und Terminen verwendet wird.

Je nachdem, ob es sich um eine Aufgabe (keine Uhrzeitangabe, also wie eine Frist) oder um einen Termin (mit Uhrzeitangabe) handelt, werden unterschiedliche Registerkarten eingeblendet.

Im oberen Bereich des Formulars stellen Sie ein, ob Sie eine Aufgabe oder einen Termin eintragen möchten. Bei Terminen haben Sie auch die Möglichkeit eine Terminvorlage auszuwählen und mit den Button "Anwenden" auf den aktuellen Termin anzuwenden. Dadurch lassen sich gleich häufig benötigte Einstellungen wie das Aussehen des Termins oder die Zuständigkeiten mit einem Klick einrichten.

Im unteren Bereich des Formulars kann man mit dem Button "Mit Akt verbinden" die Aufgabe / den Termin auch mit einem Akt verbinden. In der Aktübersicht des jeweiligen Aktes scheint dann die Aufgabe / der Termin auf. Das ist praktisch, wenn man auch ohne Durchsicht des Handaktes nach langer Zeit noch feststellen möchte, wann Besprechungstermine oder Fristen waren. Umgekehrt scheint in der Aufgabenliste bzw. der Terminübersicht auch die Aktenzahl des jeweiligen Aktes auf und man kann mit einem Klick den betreffenden Akt öffnen um ihn zu bearbeiten.

Allgemeines

• Bezeichnung (Pflichtfeld)

mit dieser Bezeichnung wird die Aufgabe / der Termin später in Listen angezeigt

• Anmerkung

zusätzliche Anmerkungen zur genaueren Angabe, was gemacht werden soll

• Status
  • nicht aktiv: die Aufgabe scheint noch nicht in den Listen auf. Das kann ausgewählt werden, wenn für die Durchführung der Aufgabe vorher bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein müssen. So macht es z.B. keinen Sinn, wenn in einem Verlassenschaftsakt die Vermögensanfrage schon als Aufgabe aktiv ist, wenn noch gar keine Todesfallaufnahme stattgefunden hat.
  • aktiv: der Standardfall; solche Aufgaben scheinen in Listen auf und sind zu erledigen.
  • erledigt: die Aufgabe ist bereits erledigt; diese Erledigung kann jedoch auch wieder rückgängig gemacht werden (=die Aufgabe wieder auf den Status aktiv setzen)
• Priorität

Auswahl zwischen den verschiedenen Prioritäten niedrig, mittel, hoch und "brennt"; die Prioritäten werden in der Aufgabenliste durch unterschiedliche Farben gekennzeichnet (niedrig = blau, normal = gelb, hoch = rot, brennt = hellrot)

• Nach Aktivierung

Diese Position ist nur bei der Erstellung von Standardaufgabenlisten sinnvoll. Dort kann man definieren, dass eine Aufgabe automatisch aktiv wird, wenn andere Aufgaben erledigt sind. Mit der Einstellung von "Nach Aktivierung" kann NovaNota für die Aufgabe dann entweder selbst ein Fälligkeitsdatum festlegen (x Werktage nach Aktivierung) oder den Benutzer nach dem Fälligkeitsdatum fragen

• Datum / Uhrzeit

zu welchem Datum bzw. welcher Uhrzeit wird die Aufgabe fällig bzw. ist der Termin?

• x Werktage vor Fälligkeit mit Anzeige beginnen

Wenn eine Aufgabe längere Zeit zur Erledigung in Anspruch nimmt möchte man vielleicht nicht am letzten Tag vor der Fälligkeit daran erinnert werden. Dann kann man hier die Anzahl Tage eintragen, die NovaNota bereits vor dem Fälligkeitsdatum mit der Anzeige beginnt. Beispiel: eine Frist ist am 11.08.; wenn hier "3" eingetragen wird, beginnt NovaNota schon ab 8.8. damit, die Aufgabe in der Aufgabenliste der heute zu erledigenden Aufgaben anzuzeigen

• Dokument

Bei manchen Aufgaben gehört die Erstellung eines Dokuments zum Akt mit einer bestimmten Dokumentvorlage fast zwingend dazu (z.B. Todesfallaufnahme). Hier kann man aus der Liste der in NovaNota angelegten Word-Dokumentvorlagen eine Vorlage auswählen. Wenn man das tut wird später bei der Aufgabe in der Aktübersicht auch ein Link "Dokument erstellen" angezeigt. Wenn man auf den Link klickt, wird ein neues Dokument auf Basis der angegebenen Dokumentvorlage angelegt und die Aufgabe wird dann auch gleich auf "erledigt" gesetzt.

• Erledigungsvermerk

Bei manchen Aufgaben ist es von Interesse, ob bei der Erledigung einer Aufgabe irgendetwas besonders zu vermerken ist. Mit dem Erledigungsvermerk kann vom Benutzer bei der Erledigung ein entsprechender Textvermerk eingegeben werden. Dabei kann man wählen, ob NovaNota so einen Erledigungsvermerk nicht anbietet ("nie"), ihn erzwingt ("immer"), oder danach fragt ("fallweise")

• Tarifeintrag bei Erledigung

Sehr oft bedeutet die Erledigung einer Aufgabe auch eine kostenpflichtige Leistung, die im Kostenverzeichnis des Aktes vermerkt werden sollte. Anstatt diese Leistungserfassung jedes mal selbst vornehmen zu müssen, kann man auch gleich bei der Erledigung der Aufgabe von NovaNota automatisch einen Eintrag im Kostenverzeichnis machen lassen. Welcher Kostenverzeichniseintrag das sein soll, kann hier eingestellt werden. Es stehen die einzelnen vordefinierten Tarifprogrammeinträge zur Auswahl.

Anzeige

Diese Registerkarte ist nur bei Terminen sichtbar.

Es kann die Farbe als Verlauf für den oberen Bereich der Terminanzeige als auch als Verlauf für den unteren (Anmerkungs-)Bereich der Terminanzeige getrennt gewählt werden, indem man auf die (normalerweise weißen) Kästchen klickt. Auch die zu verwendende Schrift kann eingestellt werden.

Damit diese Einstellungen nicht für jeden Termin erneut vorgenommen werden müssen, sollte man am besten Terminvorlagen verwenden. So hat es sich z.B. bewährt, Kanzleitermine von Auswärtsterminen farblich zu trennen oder den verschiedenen Juristen einer Kanzlei auch verschiedene Farben zu geben.

Bitte beachten Sie einige Tipps für die Wahl von Terminfarben.

Zuständigkeit

In dieser Registerkarte kann man angeben, welche Benutzer oder Benutzergruppen für die Aufgabe zuständig sein sollen. Man kann dann bei der Anzeige der Aufgabenliste bzw. des Terminkalenders die Anzeige auf diejenigen Aufgaben / Termine von einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen eingeschränken. So sollen z.B. normalerweise im Sekretariat die Termine aller Juristen angezeigt werden während der einzelne Jurist im Normalfall nur die Termine sehen möchte, die ihn persönlich betreffen.

ACHTUNG: Wenn man keinen Benutzer und keine Benutzergruppe für die Zuständigkeit auswählt geht NovaNota davon aus, dass es sich um eine allgemeine Aufgabe bzw. einen allgemeinen Termin handelt, der für alle gilt. Damit wird diese Aufgabe / dieser Termin auch immer angezeigt.

Wiederholungen

Diese Registerkarte ist nur bei Terminen sichtbar.

Hier können Sie Wiederholungen angeben. Mit dem Button "Hinzufügen" erscheint ein Formular, in dem Sie die Wiederholungsinformation angeben können. Sie können hier entweder ein fixes Datum eintragen oder auch eine Wiederholung der Form alle x Wochen / Monate / Jahre.

Diese Funktion lässt sich z.B. verwenden, um die wiederkehrenden Termine für Amtstage oder Steuerüberweisungen einzutragen ohne für jedes einzelne Datum einen eigenen Termin machen zu müssen.

Aktivierungsregeln

Diese Registerkarte ist nur bei der Defintion von Aufgaben im Rahmen von Standardaufgabenlisten sichtbar.

Mit Aktivierungsregeln kann angegeben werden, dass eine Aufgabe automatisch von "nicht aktiv" auf "aktiv" gesetzt wird, wenn bestimmte andere Aufgaben erledigt wurden. Dabei kann auch eingestellt werden, ob NovaNota die Aufgabe wirklich komplett selbständig aktiviert oder nachfragt, ob sie aktiviert werden soll. Für diese Nachfrage kann dem Benutzer auch eine "Entscheidungshilfe" angezeigt werden. So könnte es z.B. bei einer Standardaufgabenliste für Verlassenschaftsakten mehrere mögliche Aufgabenwege geben (Unterbleiben der Abhandlung, Überlassung an Zahlungsstatt, vollständige Durchführung). Mit der Entscheidungshilfe kann der Benutzer dann entscheiden, welche der möglichen weiteren Aufgaben wirklich aktiviert werden soll.