Vorlagen für Standardaufgabenlisten

Mit dem Modul Aufgaben und Termine von NovaNota können Sie die Aufgaben sowohl von Akten als auch für aktunabhängige Aktionen verwalten.

Oft gibt es aber bei Akten mehr oder weniger die gleichen Aufgaben, die abzuarbeiten sind. So ist zumindest der Beginn von Verlassenschaftsakten immer gleich: Ladung zur Todfallsaufnahme, Todfallsaufnahme durchführen, Vermögensanfrage, etc.

Damit man diese Aufgaben nicht bei jedem Akt neu anlegen muss, kann man sich gleich "Standardaufgabenlisten" erstellen.

Mit Einstellungen-Vorlagen-Standardaufgabenlisten sehen Sie eine Liste der aktuellen Standardaufgabenlisten. Bei neuen NovaNota-Installationen ist diese Liste leer. Mit Hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen können Sie wieder wie gewohnt neue Einträge hinzufügen, bestehende Standardaufgabenlisten bearbeiten oder auch entfernen.

Nach dem Klicken auf "Hinzufügen" erscheint das Formular für eine neue, leere Standardaufgabe:

Eine Standardaufgabenliste hat immer eine Bezeichnung (Pflichtfeld). Mit dieser Bezeichnung wird sie später in Listen angezeigt. Zusätzlich kann noch eine Anmerkung, z.B. für den Verwendungszweck der Standardaufgabenliste eingegeben werden.

Wenn Sie sehr viele Standardaufgabenlisten anlegen möchten macht es vielleicht auch Sinn, die Anzeige der einzelnen Standardaufgabenliste nur auf bestimmte Aktenarten einzuschränken. So können z.B. die Standardaufgabenlisten für Verlassenschaften bei einem Kaufvertrag ausgeblendet werden, weil sie dort sowieso nicht zur Anwendung kommen würden.

In der Liste "Aufgaben" selbst können Sie dann die einzelnen Aufgaben erfassen. Dabei ist zu beachten, dass Aufgaben, die am Anfang noch gar nicht durchgeführt werden können mit dem Status "Nicht aktiv" anzulegen. Um beim Beispiel von vorher zu bleiben: die Aufgabe zur Durchführung einer Vermögensanfrage ist anfangs noch nicht aktiv, da ja zuerst noch andere Aufgaben, z.B. die Todfallsaufnahme, erledigt sein müssen, bevor die Vermögensanfrage durchgeführt werden kann.

Diese Regeln ("wenn Aufgabe X erledigt ist, kann Aufgabe Y aktiviert werden") können auch von NovaNota automatisch berücksichtigt werden. Dazu sehen Sie bei der Anlage der Aufgaben für die Standardaufgabenliste auch einen Karteireiter "Aktivierungsregeln". In diesem können Sie angeben von welchen anderen Aufgaben die aktuelle Aufgabe abhängt.