Aufgaben und Termine

NovaNota verwaltet Aufgaben und Termine. Der Unterschied zwischen Aufgaben und Terminen ist, dass eine Aufgabe wie eine Frist angesehen werden kann, d.h. die Aufgabe hat ein Fälligkeitsdatum und bleibt so lange in der Aufgabenliste angezeigt, bis die Aufgabe als erledigt markiert wird. Ein Termin hat Datum/Uhrzeit und normalerweise auch eine Dauer. Termine werden im Terminkalender angezeigt.

Sowohl Aufgaben als auch Termine können auch mit Akten verbunden werden. Man sieht dann gleich in der Aktenübersicht, welche Aufgaben und Termine es zu diesem Akt gibt ("Aktenspiegel"). Umgekehrt kann man von der allgemeinen Aufgabenliste und dem Terminkalender auch den Akt öffnen, der mit einer Aufgabe bzw. einem Termin verbunden ist.

Anzeige der Aufgabenliste

Wählen Sie "Modul"-"Aufgaben und Termine" und dort den Karteireiter "Aufgaben". Normalerweise werden alle fälligen Aufgaben bis zum angegebenen Stichtag angezeigt. Sie können aber auch andere Kriterien angeben (Button "Filter"), nach einem Text suchen oder einen anderen Zeitraum angeben. Um eine Textsuche oder eine Zeitraum-Suche durchzuführen klicken Sie nach der Eingabe der Kriterien auf "Suchen".

In den Persönlichen Einstellungen können Sie einstellen, dass NovaNota beim Programmstart zuerst in die Aufgabenliste wechselt, damit Sie gleich am Tagesbeginn eine Übersicht über die fälligen Aufgaben haben. Ebenso können Sie dort angeben, wessen Aufgaben normalerweise angezeigt werden sollen.

Anzeige des Terminkalenders

Wählen Sie "Modul"-"Aufgaben und Termine" und dort den Karteireiter "Termine". Der Terminkalender zeigt zu Anfang die aktuelle Kalenderwoche.

Mit den Buttons "<" und ">" können Sie eine Woche zurück bzw. weiter springen. Statt durch Klicken auf die Buttons können Sie auch die Tastenkombination Strg+> bzw. Strg+< verwenden. Mit einem Klick auf "Heute" springen Sie zur aktuellen Kalenderwoche zurück (Strg+H). Der Button "Filter" erlaubt die Einschränkung der Anzeige auf die Termine von bestimmten Benutzern oder schaltet auch die Anzeige von bereits erledigten Terminen ein und aus.

Sie können auch direkt zu einem Datum springen, indem Sie das Datum in das Datumsfeld zwischen den grünen Pfeilbuttons eingeben und mit der Tabulatortaste das Feld verlassen.

Mit den Buttons "W" und "T" schalten sie zwischen Wochenansicht ("W") und Tagesansicht ("T") hin und her. Das Programm zeigt auch feste und bewegliche Feiertage im Terminkalender an und warnt Sie, wenn Sie irrtümlich einen Termin an einem dieser Tage eintragen würden.

In den Persönlichen Einstellungen können Sie einstellen, dass NovaNota beim Programmstart zuerst in den Terminkalender wechselt, damit Sie gleich am Tagesbeginn über die heute anstehenden Termine Bescheid wissen. Ebenso können Sie dort angeben, wessen Termine normaleweise angezeigt werden sollen.

Neue Aufgabe anlegen

Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten müssen Sie sich zuerst die Frage stellen, ob die Aufgabe zu einem Akt gehört oder von einem Akt unabhängig ist (z.B. das Abführen von Steuern, o.ä).

Neue Aufgabe bei einem Akt anlegen

Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Möglichkeit 1:

• Öffnen Sie den Akt
• Wählen Sie im Menü "Akt" den Befehl "Aktenspiegel/Aufgaben/Termine" oder klicken Sie auf den Button "Aktenspiegel" über der Aktübersicht und anschließend den Link "Aufgaben und Aktenspiegel" in der Aktübersicht.

Sie sehen nun eine Liste der Aufgaben, die bereits beim Akt angelegt sind. Mit "Hinzufügen" können Sie eine neue Aufgabe anlegen. Die Daten einer Aufgabe können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit "OK" bzw. "Schließen" verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Übersicht angezeigt.

Möglichkeit 2:

• Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
• Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die Daten einer Aufgabe können sehr umfangreich sein. Im Aufgabenformular sehen Sie auch einen Button "mit Akt verbinden". Falls gerade ein Akt geöffnet sein sollte bietet NovaNota an, dass die Aufgabe mit dem aktuellen Akt verbunden wird. Alternativ kann man die Aufgabe auch mit einem beliebigen anderen Akt verbinden.

Neue von einem Akt unabhängige Aufgabe anlegen

• Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
• Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die Daten einer Aufgabe können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit OK verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Liste angezeigt.

Neuen Termin anlegen

Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten müssen Sie sich zuerst die Frage stellen, ob die Aufgabe zu einem Akt gehört oder von einem Akt unabhängig ist (z.B. das Abführen von Steuern, o.ä).

Neuen Termin bei einem Akt anlegen

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

Möglichkeit 1:

• Öffnen Sie den Akt
• Wählen Sie im Menü "Akt" den Befehl "Aktenspiegel/Aufgaben/Termine" oder klicken Sie auf den Button "Aktenspiegel" über der Aktübersicht und anschließend den Link "Aufgaben und Aktenspiegel" in der Aktübersicht.

Sie sehen nun eine Liste der Aufgaben und Termine, die bereits beim Akt angelegt sind. Mit "Hinzufügen" können Sie einen neuen Termin anlegen. Die Daten eines Termins können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit "OK" bzw. "Schließen" verlassen haben, wird der neue Termin in der Übersicht und auch im Terminkalender angezeigt.

Möglichkeit 2:

• Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
• Wählen Sie den Karteireiter "Termine" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die Daten eines Termins können sehr umfangreich sein. Im Terminformular sehen Sie auch einen Button "mit Akt verbinden". Falls gerade ein Akt geöffnet sein sollte bietet NovaNota an, dass der Termin mit dem aktuellen Akt verbunden wird. Alternativ kann man den Termin auch mit einem beliebigen anderen Akt verbinden.

Neue von einem Akt unabhängige Aufgabe anlegen

• Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
• Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die Daten einer Aufgabe können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit OK verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Liste angezeigt.

Aufgabe bearbeiten

Um eine Aufgabe zu bearbeiten doppelklicken Sie sie einfach in der Aufgabenliste bzw. öffnen Sie den Akt und gehen Sie in den Aktenspiegel des Aktes. Dort können Sie die Aufgabe auch doppelklicken. Das dann erscheinende Formular ist identisch mit den Daten einer Aufgabe.

Termin bearbeiten

Um einen Termin zu bearbeiten doppelklicken Sie ihn einfach im Terminkalender bzw. öffnen Sie den Akt und gehen Sie in den Aktenspiegel des Aktes. Dort können Sie den Termin auch doppelklicken. Das dann erscheinende Formular ist identisch mit den Daten einer Aufgabe.

Standardaufgabenlisten

Bei vielen Akten sind die durchzuführenden Aufgaben immer die gleichen, z.B. Aufgaben in einem typischen Verlassenschaftsakt, in einem typischen Kaufvertrag, etc.

Damit man diese Aufgaben nicht bei jedem neuen Akt einzeln eingeben muss kann man sich sogenannte Standardaufgabenlisten anlegen, die man dann bei einem Akt einfach aufrufen kann.