Rechnungskreis

Rechnungskreise erlauben die Einteilung von Ausgangsrechnungen in verschiedene Nummernkreise.

Pro Kanzleistammdaten können beliebig viele Rechnungskreise definiert werden. Damit man die einzelnen Rechnungen unterscheiden kann, wird für jeden Rechnungskreis ein Anzeigeformat eingestellt, bei dem man auch fixe Zeichen vor der Rechnungsnummer (Präfix) oder nach der Rechnungsnummer (Suffix) angeben kann.

Um Rechnungskreise anzulegen oder zu bearbeiten wählt man in Einstellungen-Organisationskreise und Kanzleien den gewünschten Organisationskreis für die Bearbeitung und anschließend den Karteireiter Rechnungskreise.

Jede Rechnung eines Rechnungskreises besteht aus laufender Nummer + Jahr, wobei die Nummer jedes Jahr mit 1 beginnt.

Beispiele für mehrere Rechnungskreise pro Organisationskreis:

• ein Notar geht in Ruhestand. Sein Nachfolger (der bisherige Substitut) möchte die Akten (=Organisationskreis) weiter führen. Alle Rechnungen, die der Amtsnachfolger nach der Kanzleiübernahme erstellt, sollen aus einem eigenen Rechnungskreis stammen (der Kanzleinachfolger beginnt ja auch bei den Rechnungszahlen mit 1). Der bisherige Notar wird auch noch einige Rechnungen erstellen und verwendet dazu seinen eigenen Rechnungskreis.
• in einer Doppelkanzlei teilen sich die beiden Notare die Kosten für Kanzlei und Personal, jeder Notar möchte aber seine Leistungen gesondert abrechnen. Also hat jeder der beiden Notare seinen eigenen Rechnungskreis.

In den Kanzleidaten kann auch angegeben werden, dass bei Wahl einer bestimmten Kanzlei bei der Rechnungserstellung automatisch auch ein bestimmter Rechnungskreis vorausgewählt wird.

Das Formular für den Rechnungskreis im Detail:

• Bezeichnung

Bezeichnung des Rechnungskreises. Diese Bezeichnung wird bei der Liste der Rechnungskreise angezeigt.

• Anzeigeformat

Wie sollen die Rechnungszahlen angezeigt werden. Mögliche Platzhalter sind [N] (=Nummer), [J] (=Jahr) und [M] (=Monat der Rechnungslegung), die sich jeweils durch eine Zahl auf eine fixe Länge einstellen lassen.

z.B. R[N]/[J2] wird z.B. zu "R125/10", [J4]-[N5] wird zu "2010-00125", [J4][M2]-[N] wird zu "201004-125"

• Vorschau

setzt das eingegebene Anzeigeformat um, sodass man das Ergebnis kontrollieren kann

• Sortcode

normalerweise werden die Rechnungskreise nach der Bezeichnung sortiert. Wenn man etwas in das Feld "Sortcode" einträgt, wird diese Eingabe zur Sortierung verwendet. Auf diese Weise kann man die Reihenfolge der Rechnungskreise verändern.