Kanzleistammdaten
Die NovaNota-Datenbank kann gleichzeitig mehrere Kanzleien verwalten, die sich Daten teilen.
Eine Kanzlei entspricht einer Notariatsamtsstelle. Sie hat getrennte Register (GZ-Register, Sonstige Urkunden, GOG-Urkunden, Beurkundungsregister), (in den meisten Fällen) eine getrennte Anderkontenbuchhaltung und ein getrenntes Gebührenbuch.
Der Kanzlei übergeordnet ist der Organisationskreis. Ein Organisationskreis enthält beliebig viele Kanzleien, Aktenkreise, Rechnungskreise, Rechnungen, Gebührenbuchtypen, Bankkonten, Buchungskategorien und Buchungen der Einnahmen/Ausgabenbuchhaltung.
NovaNota kann auch beliebig viele Organisationskreise gleichzeitig verwalten.
Beispiele:
- Eine Kanzleigemeinschaft mit zwei Notaren, die sich Akten teilen: 1 Organisationskreis mit 2 Kanzleien
- ein Notar übernimmt die Datenbank eines in Ruhestand gehenden Notars, beginnt alles (auch die Akten und natürlich die Buchhaltung mit 1), möchte aber auch noch auf die Daten des früheren Notars zugreifen können: 2 Organisationskreise mit jeweils 1 Kanzlei
Es muss mindestens ein Organisationskreis mit mindestens einer Kanzlei aktiv sein, damit man mit NovaNota arbeiten kann. Wenn mehrere Kanzleien aktiv sind (z.B. bei Doppelkanzleien), erscheint beim Starten von NovaNota ein Fenster, in dem man die gewünschte Kanzlei auswählen kann. Man kann jedoch auch bei den Einstellungen für den Benutzer die für diesen Benutzer meistens zutreffende Kanzlei auswählen oder bei den Lokalen Einstellungen eine Kanzlei auswählen, für die normalerweise von diesem Arbeitsplatz aus gearbeitet wird.
Die Einstellungen des Benutzers haben dabei Vorrang gegenüber den lokalen Einstellungen. Nur wenn weder bei den Benutzerdaten noch in den lokalen Einstellungen eine Kanzlei angegeben wurde, erscheint das Auswahlformular.
Das Auswahlformular kann auch mit dem Befehl Allgemein-Kanzlei wählen bzw. der Tasttenkombination Strg+K aufgerufen werden. Es erlaubt auch die Anzeige von nicht mehr aktiven Kanzleien.
Die Organisationskreise und Kanzleien werden mit dem Menü Einstellungen-Organisationskreise und Kanzleien verwaltet. Nach einer Änderung bei diesen Daten muss NovaNota neu gestartet werden, um alle Daten wieder korrekt neu einzulesen.
In den meisten NovaNota-Installationen gibt es nur einen einzigen Organisationskreis. Man kann jedoch bei Bedarf mit Hinzufügen neue Organisationskreise anlegen. Mit Bearbeiten wird der markierte Organisationskreis bearbeitet. Das Entfernen eines Organisationskreises ist nur dann möglich, wenn er keinerlei Objekte enthält, also nie für die Dateneingabe verwendet wurde. Ein nicht mehr benötigter Organisationskreis kann aber als inaktiv gesetzt werden.
Das Fomular für die Daten des Organisationskreises:
- Bezeichnung
- jeder Organisationskreis benötigt eine eindeutige Bezeichnung, z.B. "Notariat"
- Organisationskreis ist aktiv
- wenn diese Option aktiviert ist, können die im Organisationskreis enthaltenen Kanzleien ausgewählt werden und es kann damit gearbeitet werden.
- 1. Mahnung x Tage ..., Spesen ...
- gibt an, welche Standardmahnfristen das Programm bei der Rechnungserstellung berücksichtigen soll und welche Mahnspesen jeweils für die einzelnen Mahnstufen eingerechnet werden sollen.
- Kosten für Amtsbestätigung
- Höhe der Kosten für eine Bestätigung über die Zeichnungsberechtigung bei Beurkundungen (Firmazeichnungen)
- außer den Fix-Gebühren auch Alternativ-Gebühren auf Basis der Beglaubigungskosten anbieten
- manche Kanzleien haben statt oder zusätzlich zu einem Fix-Satz für die Bestätigung über die Zeichnungsberechtigung einen Sondertarif, der z.B. bei ausgewählten Kunden zum Einsatz kommt. Wenn diese Option aktiviert ist, kann dieser Satz auf Basis der Beglaubigungskosten berechnet werden (z.B. halber Satz der Beglaubigungsgebühr)
- Vorgabe-Konto für Bar-Eingänge
- eines der Bankkonten des Organisationskreises. Es können hier nur Kassakonten gewählt werden. Auf dieses Konto werden Eingänge verbucht, die bar eingehen.
- Buchungskategorie dafür
- auf welche Buchungskategorie soll der Bar-Eingang gebucht werden?
Des Weiteren enthält das Formular Listen für die folgenden Daten:
