Anlegen einer Anderkonten-Masse

Eine Anderkonten-Masse enthält alle Informationen zu einem Fremdgeldverwaltungsfall.

Eine Masse besteht aus

• Allgemeinen Informationen wie Bezeichnung, Nummer, etc.
• Daten über die beteiligten Personen
• Daten über die Konten
• den einzelnen Buchungen

Beim Verlassen des Formulars mit OK werden die Daten gespeichert.

Allgemeine Informationen

Für eine neue Masse klicken Sie auf den Karteireiter Massen und anschließend unten auf den Button Hinzufügen. Daraufhin erscheint das Formular für eine neue Masse:

Masse-Nr und -Jahr'

Hier können Sie die Massenummer selbst eintragen. Wenn Sie die beiden Felder leer lassen, sucht NovaNota beim Speichern selbständig die nächste Massenummer. Das Programm kann auch so eingestellt werden, dass die nächste Massenummer bereits vorausgefüllt ist, was jedoch nur gemacht werden sollte, wenn Massen immer nur von einem Arbeitsplatz aus angelegt werden.

Beim Speichern der Masse wird natürlich geprüft, ob es bereits eine Masse mit dieser Nummer gibt.

angelegt am

Hier ist das Datum der Anlage der Masse (in vielen Fällen identisch mit der Anlage des dazugehörenden Kontos bei der NTB) einzutragen. Dieses Datum ist sehr wichtig und kann nachträglich nicht geändert werden!!! Das Programm erlaubt keine Buchungen auf diese Masse, die vor dem Anlagedatum liegen und erlaubt auch keine Anlage von Konten vor diesem Anlagedatum. Es können auch keine Massen neu angelegt werden, deren Anlagedatum vor dem Anlagedatum der letzten Masse liegen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Massenummern immer chronologisch aufsteigend sind und der Mitarbeiter ist quasi gezwungen die Masseanlage und die Buchungen korrekt zu führen, da ein "Einschmuggeln" nicht möglich ist.

abgeschlossen am

Wenn eine Masse abgeschlossen ist, also keine Buchung mehr zu erwarten ist, kann man hier das Datum des Abschlusses eintragen. Nur Massen mit einem Nullsaldo können abgeschlossen werden. Des Weiteren darf die Masse zum Zeitpunkt des Abschlusses keine vorläufigen Buchungen enthalten, denn sonst könnte man den Stand der Masse auch nachträglich noch verändern.

Sollten für eine abgeschlossene Masse wider Erwarten doch noch Buchungen auftauchen, genügt es, das "abgeschlossen am" Feld zu leeren und das mit OK zu bestätigen. Die Masse ist damit wieder offen und kann bebucht werden.

Bezeichnung

In dieses Pflichtfeld geben Sie eine Bezeichnung für die Masse an (z.B. "Kaufvertrag Huber-Mayer"). Diese Bezeichnung wird dann in Listen und Auswertungen angezeigt.

Bemerkung

Geben Sie zusätzliche Bemerkungen in das Bemerkungsfeld ein. Das wird später auf dem Kontoblatt-Bericht mit allen Informationen über die Masse ausgegeben.

mit Akt verbinden

Klicken Sie auf den Button, um die Masse mit dem aktuellen Akt zu verknüpfen (sofern einer geöffnet ist) oder einen Akt für die Verknüpfung zu suchen. Wenn eine Masse mit einem Akt verknüpft ist, ist der Saldo der Masse in der Akten-Übersicht sichtbar und man kann auch die beteiligten Personen direkt aus dem Akt übernehmen.

Gesamtrahmen

Hier können Sie den Treuhandrahmen in Euro angeben. Das wird für die Kontenanlage bei K3 oder auch eine Anmeldung beim THR benötigt.

Button No.1-Stapel (THR)

Wenn man auf diesen Button klickt, wird die Masse für eine Treuhandregistrierung mit Cyberdoc vorgeshen. Das ist normalerweise nicht notwendig, wenn das Anderkonto sowieso mit K3 bei der NTB eröffnet wird.

TH kohärent mit

falls eine Treuhandschaft mit Kohärenz besteht, ist hier die THR-Nummer dieser Treuhandschaft einzutragen.

THR-Nummer

Hier kann man die THR-Nummer der Treuhandschaft eintragen, nachdem die Treuhandregistrierung durchgeführt wurde (für die ganz fleissigen Benutzer!!)

Ende der TH

Datum des voraussichtlichen Endes der Treuhandschaft. Wird auch für die Anlage des Kontos bei K3 benötigt.

Konten

Pro Masse können beliebig viele Konten verwaltet werden. Die Konten können prinzipiell auch bei anderen Banken als der NTB geführt sein, auch wenn das selten der Fall ist.

Mit "Hinzufügen" können die Daten eines Anderkontos angegeben werden. Die Buttons "Bearbeiten" und "Entfernen" erlauben die Veränderung bzw. Löschung eines Kontos. Natürlich können nur Konten gelöscht werden, auf denen noch keine Buchung vorgenommen wurde.

Ein Konto kann aber auch mit dem Button "Neues Konto bei K3 anfordern..." über die K3-Schnittstelle bei K3 bestellt werden. Danach scheint es automatisch bei der richtigen Masse auf. Bevor ein Konto bei K3 angefordert werden kann, müssen jedoch auch die beteiligten Personen eingetragen worden sein.

Beteiligte Personen

Hier können die bei dieser Masse beteiligten Personen angegeben werden. Wenn die Masse mit einem Akt verknüpft ist, können mit einem Klick auf "aus Akt übernehmen" auch alle Personen aus dem verknüpften Akt übernommen werden. Nicht benötigte Personen können leicht mit dem Button "Entfernen" wieder aus der Masse gestrichen werden.

Mit den Buttons "Hinzufügen", "Bearbeiten" und "Entfernen" kann die Liste der beteiligen Personen verwaltet werden. Dabei wird zwischen den Parteidaten und der Rolle in der Treuhandschaft unterschieden.

Buchungen

Eine Masse kann beliebig viele Buchungen enthalten. Jede Buchung gehört dabei zu einer der folgenden Spalten:

• Bar (Bargeld)
• Konto (Bewegungen auf dem Anderkonto)
• Effekten (Wertmäßig aufgewiesene Papiere, z.B. Schuldverschreibungen)
• Stück (z.B. Münzen, Schlüssel, Schmuck)

Für die ersten drei Spalten ist auch die Angabe einer Währung möglich. NovaNota kann pro Masse beliebig viele Währungen führen. Für jede Währung wird im unteren Teil der Buchungsliste ein eigener Saldo geführt.

Die Button "Hinzufügen", "Bearbeiten" und "Entfernen" sind die Eingabe und Bearbeitung von Buchungen. Natürlich könenn nur vorläufige Buchungen entfernt oder bearbeitet werden. Falls bei einer Journalbuchung ein Fehler passiert sein sollte, muss eine entsprechende Gegenbuchung vorgenommen werden.

Der Button "Kontoblatt" druckt einen Kontoblatt mit allen Informationen der Masse. Dabei kann auch gewählt werden welche Buchungen man auf dem Bericht gedruckt haben möchte (Keine, Alle oder die Buchungen aus einem Zeitraum).

Der Button "Exportieren" erlaubt das Schreiben der Buchungen in eine eigene Datei, um sie z.B. mit Excel auswerten zu können.

Der Button "Neue Saldenübernahme" ist eigentlich nur bei der Übernahme einer Masse von der Kanzlei eines Vorgängernotars zu wählen. In diesem Fall übernimmt man ja einen bestimmten Saldo und muss nicht alle vielleicht zurück liegenden Buchungen erneut eintragen. In seltenen Fällen sind mehrere Salden-Übernahme-Buchungen notwendig, z.B. wenn es mehrere Anderkonten bei der Masse gibt oder Bargeld in verschiedenen Währungen vorliegt