Kanzleidaten

Was sind Kanzleidaten?

Um mit NovaNota arbeiten zu können, müssen Kanzleidaten eingegeben werden.

Die Kanzleidaten sind auch notwendig, um Daten zu Cyberdoc zu übermitteln, Auswertungslisten zu erstellen, oder Daten mit K3 auszutauschen.

Kanzleidaten werden wir Organisationskreise unter Einstellungen-Organisationskreise und Kanzleien beim jeweiligen Organisationskreis angelegt.

Allgemein

• Bezeichnung

Bezeichnung der Kanzlei in Listen sowie in der Statuszeile des NovaNota-Fensters.

• Amtsstelle

Amststellen-Nummer der ÖNK

• No.1-Amtsstelle

Die Amtsstellen-Kennung + laufende Nummer, mit der man sich bei No.1 bzw. Cyberdoc anmeldet.

• TAPI-Amtsleitung

Wenn der Arbeitsplatz mit einer Telefonanlage gekoppelt ist und diese Anbindung auch in den lokalen Einstellungen angegeben ist, kann über den PC auch ein Telefonat eingeleitet werden. Bei manchen Telefonanlagen ist dabei die Angabe einer Amtsleitung (z.B. "0") möglich. In Doppelkanzleien könnte eine Telefonanlage auch so konfiguriert sein, dass die Gespräche der verschiedenen Kanzleien über unterschiedliche Amtsleitungen abgerechnet werden sollen und daher kann man hier bei den Kanzleidaten pro Kanzlei eine eigene Amtsleitung angeben.

• "Kanzlei ist aktiv"

wenn diese Option aktiviert ist, wird die Kanzlei beim Kanzleiauswahl-Dialog vorgeschlagen und es können neue Einträge für die Kanzlei erfasst werden.

• Bezeichnung für Auswertungslisen

Dieser Text wird in der Kopfzeile von Auswertungslisten wie z.B. der Liste der Beurkundungen angezeigt.

• Gebührenbuch von Kanzlei

normalerweise führt jeder Kanzlei ihr eigenes Gebührenbuch ("für eigene Kanzlei"). Man kann jedoch auch das Gebührenbuch einer anderen Kanzlei angeben, d.h. mehrere Kanzleien teilen sich ein Gebührenbuch.

• Word-Kanzleivorlage

in Doppelkanzleien werden möglicherweise pro Kanzlei unterschiedliche Stempel und Briefkopf-Grafiken eingesetzt. Wenn hier der Name einer Dokumentvorlage angegeben wird, wird diese von Word bei Wahl der Kanzlei automatisch mit geöffnet.

• Rechnungskreis

gibt an, welcher Rechnungskreis bei der Erstellung von neuen Rechnungen vorgeschlagen werden soll.

Cyberdoc-Schnittstelle

Hier kann angegeben werden, welche Dateinamen gescannte Urkunden haben müssen, damit sie NovaNota erkennt und automatisch einem Notariatsakt, einer sonstigen Urkunde oder einer GOG-Urkunde zuordnen kann.

Es kann ein * als Platzhalter für beliebige Zeichen und "<zahl>" als Platzhalter für die jeweilige Urkundennummer angegeben werden.

Beispiel: ein Kopierer/Scanner erlaubt die Angabe eines Dateinamens, hängt aber automatisch auch Datum und Uhrzeit an den Dateinamen an. Der Benutzer scannt z.B. den Notariatsakt 1234 und gibt der Datei den Namen "gz1234". Der Kopierer macht daraus automatisch "gz1234_20100419103029.tif". Die korrekte Einstellung, damit NovaNota die Urkunde erkennen kann, wäre dann "gz<zahl>_*.tif"

Für Notariatsakten (GZ), sonstige Urkunden (PU) und GOG-Urkunden (GOG) können gesondert Dateinamen angegeben werden.

Die so automatisch erkannten gescannten Urkunden werden von NovaNota selbständig in den Aktenordner kopiert und auch für die Übermittlung an Cyberdoc vorgesehen. Der Pfad, in dem NovaNota nach den gescannten Urkunden sucht, muss in den globalen Einstellungen angegeben werden.

Falls NovaNota die Daten zu Cyberdoc nicht via XML-Dateien sondern über die Webservice-Schnittstelle zum NTB-PC übermittelt, kann in den Feldern Hostname oder IP-Adresse des NTB-PCs die IP-Adresse des für die Kanzlei zuständigen NTB-PCs angegeben werden. Zusätzlich ist auch die Angabe eines Cyberdoc-Benutzernamens bzw. Kennwort möglich.

Datenübernahme

Diese Werte sind zur Zuordnung von aus NotProgs bzw. Lexiter BOOKS übernommenen Daten zu setzen.

Anderkonten

Normalerweise führt jede Kanzlei ihre eigenen Anderkonten ("für eigene Kanzlei"). Man kann sich jedoch bei Anderkonten für Kanzlei auch eine andere Kanzlei wählen, sodass sich mehrere Kanzleien eine Anderkontenbuchhaltung teilen können.

Der Pfad für die Datensicherung gibt an, wo NovaNota die Daten der Anderkonten-Buchhaltung auf Wunsch sichert. Unabhängig von der Anderkonten-Sicherung wird täglich auf dem Server eine Gesamtsicherung der kompletten Datenbank vorgenommen, die natürlich auch die Anderkonten-Daten enthält.

Buchungsmonat/jahr gibt an, welches Buchungsmonat NovaNota für neue Anderkonten-Buchungen vorsieht. Das ist dann relevant, wenn NovaNota nur Journalbuchungen zulässt, also keine vorläufigen Buchungen erlaubt sind. In diesem Fall verlangt NovaNota nämlich auch, dass die neue Buchung im angegebenen Buchungsmonat liegt.

Notarnummer in K3 gibt die Nummer des Notariats in der Kontenverwaltung K3 an. Nur wenn diese Zahl stimmt können Daten mit der Kontenverwaltung ausgetauscht werden. Die sonstigen Einstellungen für die K3-Datenübernahme wird in den globalen Einstellungen vogenommen.

ERV

für zukünftige Erweiterungen zum Thema ERV.

ERV-Adressdaten

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