Aktenkreis

Zu jedem Organisationskreis der Kanzleistammdaten von NovaNota können auch beliebig viele Aktenkreise angelegt werden.

Jeder Akt hat eine Aktenzahl, die aus Nummer, Jahr und auf Wunsch auch einem Zusatz(buchstaben) besteht, z.B. Akt 125/2010a (Nummer = 125, Jahr = 2010, Zusatz = a).

Viele Kanzleien wollen für unterschiedliche Aktenarten auch unterschiedliche Nummernkreise, z.B. einen Aktenkreis für Verlassenschaftsakten, einen Aktenkreis für Firmenakten, einen für Entwürfe und einen für alles Sonstige.

Das bedeutet, dass es eine Aktenzahl wie 125/2010 eigentlich in jedem der Aktenkreise geben könnte. Eben einen Verlassenschaftakt 125/2010, einen Firmenakt 125/2010, etc.

Um diese Akten nun unterscheiden zu können, gibt man in der Definition des Aktenkreises ein Anzeigeformat für diesen Aktenkeis vor.

Bei jeder Anlage eines Aktes in der Aktenverwaltung muss ein Aktenkreis angegeben werden. Das gleiche gilt für das Öffnen eines Aktes durch Angabe der Aktenzahl.

Aktenkreise werden in NovaNota unter Einstellungen-Organisationskreise und Kanzleien beim Bearbeiten des gewünschten Organisationskreises im Karteireiter Aktenkreise angeführt.

Die Felder des Formulars im Einzelnen:

• Bezeichnung

Eine eindeutige Bezeichnung für den Aktenkreis (z.B. "Verlassenschaften")

• Anzeigeformat

Wie soll die Aktenzahl von Akten dieses Aktenkreises in Listen angezeigt werden. Mögliche Platzhalter sind [N] (Nummer), [J] (Jahr), [Z] (Zusatz). Das kann jeweils auch noch einer Zahl ergänzt werden, sodass die Anzahl der Zahlenstellen fixiert wird.

Beispiele für einen Akt 125/2010: "[N5]/[J2]" ergibt 00125/10; "VL [J]-[N]" ergibt VL 2010-125; etc.

• Sortcode

normalerweise werden Aktenkreise in der alphabetischen Reihenfolge ihrer Bezeichnung angezeigt. Wenn man für die Aktenkreise jeweils auch einen Sortcode angibt, so werden sie nach diesem Sortcode sortiert.

• Jahreszahl verwenden

wenn diese Option aktiviert ist, kann man bei der Anlage eines Aktes auch die Jahreszahl eingeben (Standardeinstellungen); Kanzleien, die Akten fortlaufend (also ohne Jahreszahl) numerieren, können diese Option ausschalten.

• Gegenstand vorausfüllen mit...

Wenn ein neuer Akt angelegt wird, wird der Aktgegenstand gleich mit diesem Text ausgefüllt.

• Aktenart vorgeben mit...

Wenn ein neuer Akt angelegt wird, wird diese Aktenart vorausgewählt

• Umschalten auf Kanzlei

Wenn ein Akt aus diesem Aktenkreis angelegt oder geöffnet wird, wird automatisch auf diese Kanzlei umgeschaltet. Das ist bei Doppelkanzleien praktisch, die für jeden Notar einen eigenen Verlassenschaftsaktenkreis führen möchten.