Installation und Konfiguration

Vorarbeiten

Einige Tage oder Wochen vor dem geplanten Installations- und Einschulungstermin müssen einige Informationen mit der Notariatskanzlei abgeklärt werden.

Briefkopf-Gestaltung

Grafikdateien für den Briefkopf/Brieffuss bzw. den Stempel sind zu erstellen. Dazu sind alle Informationen wie Adresse, PLZ, Ort, Telefonnummer, Faxnummer, Mail-Adresse, UID, DVR-Nummer zu erfragen. Bei neuen Kanzleien sind speziell die Angaben über UID und DVR-Nummer noch nicht vorhanden. Daher müssen die Grafikdateien zu einem späteren Zeitpunkt meist noch um diese Daten ergänzt und neu exportiert werden.

Die Erstellung der Briefkopf-Grafiken erfolgt in einem passenden Grafikprogramm, wie z.B. CorelDraw oder Adobe Illustrator. Beim Design muss berücksichtigt werden, dass Drucker maximal auf ca. 5 mm zum Seitenrand drucken können. Das bedeutet, dass das Briefpapier-Design nicht abfallend sein sollte, da sonst Elemente fehlen.

Falls das Notariat eine Vorstellung für das Design hat (z.B. "so wie bei Kollege XY"), so ist zuerst dieses Design umzusetzen. Falls nicht, wird von uns eine Auswahl an verschiedenen Designs mit den bereits konkreten Kanzleidaten erstellt. Grund ist, dass ein Design, dass bei einem kurzen Notarnamen vielleicht sehr gut aussieht, bei einem langen Notarnamen möglicherweise unausgewogen wirkt und somit generische Designs ("Max Mustermann") ein unvollständiges Bild liefern.

Export der Dateien vorzugsweise als TIFF, komprimiert, je nach Design mit oder ohne Graustufen, keine (!) Transparenz (vermindert die Druckgeschwindigkeit stark!), mind. 300 dpi. WMF/EMF wäre auch möglich, hat jedoch (zumindest früher) bei manchen Druckern Probleme mit ungleichmäßigen Strichstärken gemacht.

Schriftauswahl

Es ist mit der Kanzlei zu klären, welche Schrift für die Dokumente verwendet werden soll. Die Schrift sollte sich von der im Briefkopf verwendeten Schrift unterscheiden.

Notwendige Angabe: Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand

Als Schriftart sollte eine Standardschrift (=im Lieferumfang von verbreiteten Versionen von Windows oder Word) verwendet werden, um den Dokumentenaustausch als Word-Datei oder einen Ausdruck auf einem fremden PC zu ermöglichen.

Integration in eine Kanzleivorlage

Eine zentrale Word-Dokumentvorlage (Kanzlei_Nachname.dot) muss erstellt werden. Darin sind die Daten wie Notarname, Ort, aber auch die einzelnen Grafiken als AutoText-Einträge einzurichten. Ein Muster gibt es hier

Installation auf dem Server

• Anlegen eines Netzwerk-Shares für die gemeinsamen Daten, falls nicht bereits vorhanden
• Verbinden eines einheitlichen Netzlaufwerkbuchstabens mit dem Share via Login-Skript oder direkt auf dem Arbeitsplatz
• Anlegen eines Ordners "NovaNota" auf dem Share mit Unterordnern "Texte", "Vorlagen", "WordStart", "Stammdaten", "Backup". "Texte" mit den Unterordnern "Akten" und "Muster".

Installation der SQL-Verwaltungstools

Die Installation dieser Tools erfolgt meist auf dem Server oder in Ausnahmefällen auch auf einem dafür vorgesehenen Arbeitsplatz.