Erstellung von Rechnungsdokumenten

Dokumentvorlagen für die Rechnungserstellung können sehr einfach erstellt werden. Es genügt die Angabe von Platzhaltern in eckigen Klammern, z.B. [Rechnungszahl]. Wenn die Vorlage dann für ein neues Dokument verwendet wird und das Makro "Rechnungsdokument" aufgerufen wird, werden die Platzhalter mit den Werten aus der aktuellen Rechnung gefüllt.

Die Schritte sind also:

• Erstellen einer neuen Dokumentvorlage in Microsoft Word
• Einbauen der Platzhalter an den gewünschten Stellen
• Speichern der Dokumentvorlage auf dem Server
• Schließen der Dokumentvorlage
• Anlegen der Dokumentvorlage in der NovaNota-Vorlagenverwaltung Vorlagen für Word-Dokumente mit Angabe von "Rechnungsdokument" bei "Makro nach Dokumenterstellung"

Es gibt eine ganze Anzahl von Platzhaltern, die für Rechnungen verwendet werden können. Für eine Liste der Platzhalter, öffnen Sie eine beliebige Rechnung in NovaNota und geben Sie in einem Word-Dokument folgendes ein:

<xml:AktuelleRechnung:>

Wählen sie anschließend in der Symbolleiste den Button "Textautomatisierung" und dann "Daten aus Akt übernehmen". Es öffnet sich anschließend ein Fenster von Microsoft Internet Explorer, in dem die Rechnungsdaten als XML-Daten angezeigt werden. Alle Werte unterhalb von <Rechnung> bis </Rechnung> sind als Platzhalter verwendbar. Es muss nur der Name des Platzhalters in eckige Klammern gesetzt werden, z.B. [SummeVerdienst].

Es gibt einige besondere Platzhalter, die nicht in der XML-Datei enthalten sind:

• [Zahlungsinformation]

an dieser Position wird dann der AutoText Bankdaten eingefügt und es wird nach dem Bankkonto gefragt, für das Überweisungsinformationen eingefügt werden sollen. Dieser Autotext kann auch selbst wieder Platzhalter enthalten: [Kontonummer], [BLZ], [Bankname], [

wenn die Rechnung bereits bezahlt ist, wird der AutoText Barzahlung eingefügt (z.B. "Betrag dankend erhalten.")

• [Aktenzahl]

Aktenzahl, wenn es eine Rechnung zu einem Akt ist.

• [AktenzahlNichtNull]

Wie [Aktenzahl]; wenn es keine Rechnung zu einem Akt ist, wird die gesamte Zeile gelöscht.

• [namenskuerzel]

das Namenskürzel des aktuellen Benutzers

• [Rechnungszahl]

ein Synonym für [RZGesamt] (=Rechnungszahl)

• [UstSatzNullStellen]

der Umsatzsteuersatz ohne Kommastellen

• [Kundendaten]

Verbindung von Rechnungsjahr und Rechnungsnummer (auf 5 Stellen aufgefüllt), z.B. "201000345"). Das kann z.B. für die Überweisungsinformation auf Zahlscheinen verwendet werden.

• [Rechnungspositionen]

Die Rechnungspositionen der aktuellen Rechnung. Es werden die Verdienst-Beträge geschrieben. Die Positionen müssen dafür >0 sein.

• [Rechnungspositionen2]

Wie [Rechnungspositionen], jedoch werden auch Positionen geschrieben, die den Wert 0 haben.

• [Pauschalermaessigt]

Wenn der pauschalermäßigte Betrag gleich der Summe der Verdienste ist, wird diese Zeile gelöscht.

• [Pauschalermaessigt2]

Wie [Pauschalermaessigt], jedoch wird die Zeile nicht gelöscht.

• [BereitsBezahlt]

Der bereits bezahlte Betrag; wenn der Betrag 0 ist, wird die Zeile gelöscht.

• [SummeGebuehrenNichtNull]

Die Summe der steuerfreien Gebühren. Wenn das 0 ist, wird die Zeile gelöscht.

• [SummeBarNichtNull]

Die Summe der Barauslagen. Wenn das 0 ist, wird die Zeile gelöscht.

• [NochOffen]

Der noch offene Betrag. Wenn nichts mehr offen ist, wird die Zeile gelöscht.

• [Urkundenbezeichnung]

Wenn die Rechnung zu einer BRZ gehört, enthält dieser Platzhalter die Urkundenbezeichnung der BRZ.

• [RPX-FELDNAME] (X ist ein Wert zwischen 1 und der Anzahl der Rechnungspositionen der Rechnung)

Schreibt den Wert von Platzhalter [FELDNAME] von Rechnungsposition Nr. X

• [RL-X] (X ist ein Wert zwischen 1 und der Anzahl der Rechnungspositionen der Rechnung)

Schreibt den Wert von Platzhalter [FELDNAME] von Rechnungsposition Nr. X; wenn der Netto-Betrag 0 ist, wird die ganze Zeile gelöscht.

• [NachlassProzent]

Der Nachlass auf den Verdienst laut Tarif in Prozent mit zwei Nachkommastellen.

• [NachlassProzentNullStellen]

Wie [NachlassProzent], aber ohne Nachkommastellen.

• [NachlassBetrag]

Der Nachlass als absoluter Betrag. Wenn der Betrag 0 ist, wird die Zeile gelöscht.

• [NachlassBetrag2]

Wie [NachlassBetrag], aber die Zeile wird nicht gelöscht, wenn der Betrag 0 ist.

• [UIDNichtNull]

Wie [UID] (=UID des Rechnungsempängers], aber die Zeile wird gelöscht, wenn keine UID vorhanden ist.

• [Verdienstpositionen]

die Verdienst-Spalte der einzelnen Rechnungspositionen. Es werden nur Beträge > 0 angezeigt. Am Ende wird der Betrag der letzten Position unterstrichen. Es wird keine Summe geschrieben.

• [Barpositionen]

die Barauslagen-Spalte der einzelnen Rechnungspositionen. Es werden nur Beträge > 0 angezeigt. Am Ende wird der Betrag der letzten Position unterstrichen. Es wird keine Summe geschrieben.

• [Gebuehrenpositionen]

die Gebühren-Spalte der einzelnen Rechnungspositionen. Es werden nur Beträge > 0 angezeigt. Am Ende wird der Betrag der letzten Position unterstrichen. Es wird keine Summe geschrieben.