NovaNota Wiki - Benutzerbeiträge [de-at]

Automatische Texterstellung

2013-02-24T16:18:36Z

T.sammern:

NovaNota kann Dokumente in Microsoft Word automatisch erstellen. Dafür stehen, je nach Anwendungsfall, verschiedene Methoden zur Verfügung:

* [[Textautomatisierung]] (das bisherige "Text mischen"; es übernimmt Daten aus dem aktuellen Akt an vordefinierten Platzhaltern in der Dokumentvorlage)
* [[Texterstellung durch Makros]] (für die Vorlagen für Vermerkblätter, Anerkennungserklärungen und zum Teil auch Beurkundungsklauseln)
* [[Erstellung von Rechnungsdokumenten]] (einfache Vorlagenerstellung mit einfachen Platzhaltern für die Elemente von Rechnungen)

Die so erstellten Word-Dokumentvorlagen können in der Vorlagenverwaltung von NovaNota ([[Vorlagen für Word-Dokumente]]) angelegt werden, sodass sie schnell aus der Aktenübersicht, den Rechnungen, Beurkundungen, etc. verwendet werden können.

Eine Einführung in die Erstellung von automatisierten Dokumentvorlagen finden Sie auch in den folgenden PDF-Dokumenten:

''Für Word XP/2003'':

[http://www.novanota.at/downloads/Doku/NN_ErstellAutomTextvorl.pdf Erstellung automatischer Textvorlagen mit Word XP/2003]

[http://www.novanota.at/downloads/doku/NN_AutoTextAblauf.pdf Erstellung von interaktiven AutoText-Abläufen mit Word XP/2003]

''Für Word 2007'':

[http://www.novanota.at/downloads/Doku/NN_ErstellenAutomTextvorlagen_2007.pdf Erstellung automatischer Textvorlagen mit Word 2007]

[http://www.novanota.at/downloads/doku/NN_AutoTextAblauf_2007.pdf Erstellung von interaktiven AutoText-Abläufen mit Word 2007]

Dokumentation der SQL-Tabellen

2013-02-15T05:36:03Z

T.sammern:

NovaNota verwendet den Microsoft SQL-Server als Datenbank-Backend.

=== tbl_Abfragen ===
Bedeutung: Informationen über getätigte Grundbuch/Firmenbuchabfragen (WebSuite)

{| class="wikitable"
|-
! Feldname !! Datentyp !! Bedeutung/Inhalt
|-
| ID || varchar(40) || Primary key; automatisch generiert
|-
| fk_ObjID || varchar(40) || foreign key auf tbl_AktParteien (Firmenbuch) bzw. tbl_Grundstuecke (Grundbuch)
|-
| DatumUhrzeit || datetime || Datum des letzten Status (z.B. Erzeugung)
|-
| AbfrageStatus || varchar(40) || Status der Abfrage (tbc)
|-
| KostenBrutto || money || Abfragekosten in Euro inkl. Steuern
|-
| Ergebnisdatei || varchar(200) || Pfad und Dateiname der Ergebnisdatei
|-
| Steuerdatei || varchar(200) || Pfad und Dateiname der Steuerdatei mit den Abfrageparametern (zum Auslesen des Status)
|-
| DateiInAktenordner || varchar(200) || Pfad und Dateiname der Datei im Aktenordner des Aktes (tbc)
|}

=== tbl_AKBeteiligt ===
Bedeutung: tbc

=== tbl_AKBuchungen ===
Bedeutung: tbc

=== tbl_AKKonten ===
Bedeutung: tbc

...

Dokumentation der SQL-Tabellen

2013-02-15T05:35:03Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „NovaNota verwendet den Microsoft SQL-Server als Datenbank-Backend. === tbl_Abfragen === Bedeutung: Informationen über getätigte Grundbuch/Firmenbuchabfragen (W…“

Hauptseite

2013-02-15T05:24:20Z

T.sammern: /* Bedienung und technische Informationen */

<big>'''Willkommen im NovaNota Wiki!'''</big>

== Überblick ==

NovaNota ist eine Verwaltungssoftware für österreichische Notariate.

=== Programmteile ===

Es beinhaltet die folgenden Programmteile:
* [[Aktenverwaltung]]
* [[Klientenverwaltung]] (Parteidatenbank)
* [[Aufgaben und Termine]] mit [[Outlook-Synchronisation]]
* [[Beurkundungsregister]]
* [[Geschäftsregister]]
* [[Privaturkundenregister]] (Sonstige Urkunden)
* [[GOG-Urkundenregister]]
* [[Gerichtskommissionsprotokoll]]
* Anbindung an das Programm [[Cyberdoc]] der ÖNK
* [[Tarifprogramm]]
* [[Mahn- und Rechnungswesen]]
* [[Einnahmen/Ausgabenbuchhaltung]]
* Fremdgeldverwaltung ([[Anderkonten]]) mit Anbindung an [[ELBA]] und [[K3]]
* kanzleiinternes [[Testamentsregister]]
* [[Gebührenbuch]]
* [[Postbuch]]
* [[automatische Texterstellung]]
* [[automatische Textverwaltung]]

=== Einstellungen ===

Die Funktionen der einzelnen Programmteile sowie das Aussehen des Programms sind stark konfigurierbar. Es gibt
* [[Globale Einstellungen]] (gelten für die gesamte NovaNota-Installation)
* [[Lokale Einstellungen]] (gelten nur auf diesem Arbeitsplatz)
* [[Persönliche Einstellungen]] (gelten nur für den gerade angemeldeten Mitarbeiter)
* [[Word-Makro-Konfiguration]] (für das Verhalten der Word-Makros wie dem Erstellen der Beurkundungsklausel, etc.)

=== Stammdaten und Konfiguration ===

Zusätzlich gibt es eine Reihe von Stammdaten, die meist nur bei der Erst-Installation und -Konfiguration erstellt werden und sich nachher nur wenig ändern:
* [[Benutzer]] (=Kanzleimitarbeiter)
* [[Benutzergruppen]]
* [[Kanzleistammdaten]]
* [[Akten- und Rechnungskreise]]
* [[Akten- und Parteiarten]] sowie [[Parteirollen]]
* [[vordefinierte Tarifprogrammeinträge]]
* [[Währungen]]
* [[PLZ-Datenbank]]
* [[Titel-Datenbank]]
* [[Banken und Behörden]]
* [[KG-Datenbank]]
* [[Bankkonten]]
* [[Buchungskategorien]]
* [[Vorlagen für Vermögensaufstellungen]]
* [[Vorlagen für Texte für Register]]
* [[Vorlagen für Word-Dokumente]]
* [[Vorlagen für Termine]]
* [[Vorlagen für Standardaufgabenlisten]] (=Aktenspiegel)
* [[Vorlagen für Postbuch und Gebührenbuch]]
* [[Vorlagen für Kostenverzeichnisse]]

=== Spezielle Dokumentvorlagen ===
Einige Dokumentvorlagen, wie z.B. für Vermerkblätter können nicht mit der normalen [[automatische Texterstellung|automatischen Texterstellung]] erstellt werden, sondern müssen eigene Makros aufrufen und gewisse Anforderungen erfüllen, um zu funktionieren.

* [[Dokumentvorlage für Vermerkblätter]]
* [[Dokumentvorlage für Anerkennungserklärung]]
* [[Dokumentvorlage für Beurkundungsklausel]]
* [[Dokumentvorlage für Rechnungen]]
* [[Dokumentvorlage für Mahnungen]]

=== Problembehebung ===

NovaNota läuft im Allgemeinen sehr stabil und zuverlässig. Durch Probleme in anderen Teilen der EDV (Netzwerk, Betriebssystem, Microsoft Office) kann es jedoch passieren, dass NovaNota nicht mehr oder nicht wie gewohnt arbeitet.

Daher hier einige Leitfäden zur Problemerkennung und -Behebung:
* [[Probleme bei der Installation]]
* [[Probleme beim Programmstart]]
* [[Probleme nach der Installation von Updates]]
* [[Probleme bei der Arbeit mit Microsoft Word]]

=== Änderungen beim Jahreswechsel ===

Am bzw. kurz nach dem [[Jahreswechsel]] sind in NovaNota einige Einstellungen vorzunehmen, damit das neue Jahr mit den richtigen Werten begonnen wird.

=== Arbeiten bei einem Notarwechsel ===

Es gibt verschiedene Szenarien:
* [[Wechsel eines Notars zu einer anderen Amtsstelle (Datenmitnahme)]]
* [[Substitution bis zur Ernennung]]
* [[Weiterführen einer NovaNota-Installation durch einen neuen Notar]]

=== Installieren von Updates ===

Alle in diesem Wiki genannten Informationen und Methoden gehen davon aus, dass Sie die aktuellste NovaNota-Version installiert haben.
Welche NovaNota-Version Sie verwenden, finden Sie in NovaNota unter Hilfe-[Über NovaNota].
Informationen über die neueste NovaNota-Version und die Änderungen seit der von Ihnen aktuell verwendeten Version finden Sie [http://www.novanota.at/web/version.php hier]. Bei neueren NovaNota-Versionen (ab Build 243) kann das auch direkt aus dem Programm mit dem Menü ''Hilfe'' aufgerufen werden.

Die [[Installation von Updates]] für NovaNota ist sehr einfach und erfordert keine Fachkenntnisse. Normalerweise werden Sie mehrmals im Jahr per e-mail von der Verfügbarkeit von neuen Programmversionen unterrichtet. Zwischendurch steht die Entwicklung aber nicht still. Es lohnt sich also, dann und wann zu prüfen, ob es schon eine neue Programmversion gibt.

=== Bedienung und technische Informationen ===

Die [[Bedienung]] des Programms ist einfach zu erlernen, da es nur einige Grundprinzipien gibt, die sich im ganzen Programm wiederfinden.
Das [[Technische Fundament]] von NovaNota ist eine sichere und leistungsfähige Datenbank sowie bewährte Programmierkonzepte. Die [[Installation und Konfiguration]] ist innerhalb weniger Stunden abgeschlossen. Die [[Dokumentation der SQL-Tabellen]] ist offengelegt.

== Hinweis zu diesem Wiki ==

Dieses Wiki ist als laufend erweitertes Informations- und Nachschlagewerk zu verstehen. Falls Sie auch Informationen, Tipps oder Themen in dieses Wiki aufnehmen möchten schreiben Sie bitte eine kurze Mail an info@sammern.at.

Vielen Dank und viel Spass beim Lesen!

Thiemo Sammern 
Thiemo Sammern IT-Beratung und Software-Entwicklung GmbH 
Georg-von-Trapp-Str. 12 
5026 Salzburg-Aigen

Weiterführen einer NovaNota-Installation durch einen neuen Notar

2013-01-25T06:49:05Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „Wenn ein Notar die NovaNota-Installation eines Kollegen übernimmt und weiterführt sind die folgenden Schritte durchzuführen: * Anlage einer neuen Kanzlei in N…“

Wenn ein Notar die NovaNota-Installation eines Kollegen übernimmt und weiterführt sind die folgenden Schritte durchzuführen:

* Anlage einer neuen Kanzlei in NovaNota (damit beginnen die Register neu mit 1)
* Änderung von Briefkopf und Stempel sowie den AutoText-Einträgen in der Kanzleidokumentvorlage
* Gegebenenfalls Anpassung der Schriften bei den Dokumentvorlagen
* Anlage neuer Bankkonten in der Buchhaltung
* Gegebenenfalls Löschen der Buchhaltungsdaten und Rechnungen der alten Kanzlei.

Substitution bis zur Ernennung

2013-01-25T06:45:36Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „Wenn ein Notar in Ruhestand geht oder die Amtsstelle wechselt, wird die Kanzlei bis zur Ernennung eines Nachfolgers oft durch einen Substituten auf eigene Rechnun…“

Wenn ein Notar in Ruhestand geht oder die Amtsstelle wechselt, wird die Kanzlei bis zur Ernennung eines Nachfolgers oft durch einen Substituten auf eigene Rechnung weitergeführt.

* Die Register laufen weiter. In NovaNota wird keine neue "Kanzlei" angelegt.
* Im Fall des Ruhestands eines Notars wird dieser oft noch Rechnungen in seinem Namen ausschreiben. Es sollte also eine Rechnungsvorlage mit dem früheren Briefkopf des Notars geben, oder der frühere Notar schreibt die Rechnung außerhalb von NovaNota.
* Zur besseren Unterscheidung sollte ein eigener Rechnungskreis angelegt werden und in der Buchhaltung werden eigene Bankkonten angelegt. Die Anzeige der Rechnungsnummer sollte sich von den bisher verwendeten Rechnungsnummern unterscheiden (z.B. ein Präfix oder Suffix)
* Briefkopf und Stempel sind auf Name, "Notariatsubstitut der vakanten Amtsstelle xxx" zu ändern, der Amtstitel auf "Notariatssubstitut"

Wechsel eines Notars zu einer anderen Amtsstelle (Datenmitnahme)

2013-01-25T06:40:38Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „Wenn ein Notar die Amtsstelle wechselt und seine NovaNota-Daten zur neuen Amtsstelle mitnehmen möchte, so sind die folgenden Tätigkeiten durchzuführen: * Absc…“

Wenn ein Notar die Amtsstelle wechselt und seine NovaNota-Daten zur neuen Amtsstelle mitnehmen möchte, so sind die folgenden Tätigkeiten durchzuführen:

* Abschließen möglichst aller Anderkonten
* Datenbanksicherung in der alten Amtsstelle
* Übermittlung der Datenbanksicherung inklusive Texte und Vorlagen in die neue Kanzlei und Import im dortigen SQL-Server
* Löschen der Buchhaltungsdaten in der alten Kanzlei
* Anlage einer "neuen Kanzlei" in der neuen NovaNota-Kanzlei
* Anlage der noch laufenden und übernommenen Anderkonten in der neuen Kanzlei als neue Massen mit Saldenübernahme.
* Änderung der Grafiken für Briefpapier, Stempel, etc. + die relevanten AutoText-Einträge in der Kanzlei-Dokumentvorlage.

Damit stehen dem Notar in der neuen Kanzlei alle bisher gelaufenen Akten, alle Parteidaten und alle Rechnungen inklusive Buchhaltung zur Verfügung. Die Register inklusive der Fremdgeldverwltung beginnen jedoch neu mit 1.

Hauptseite

2013-01-25T06:34:57Z

T.sammern:

<big>'''Willkommen im NovaNota Wiki!'''</big>

== Überblick ==

NovaNota ist eine Verwaltungssoftware für österreichische Notariate.

=== Programmteile ===

Es beinhaltet die folgenden Programmteile:
* [[Aktenverwaltung]]
* [[Klientenverwaltung]] (Parteidatenbank)
* [[Aufgaben und Termine]] mit [[Outlook-Synchronisation]]
* [[Beurkundungsregister]]
* [[Geschäftsregister]]
* [[Privaturkundenregister]] (Sonstige Urkunden)
* [[GOG-Urkundenregister]]
* [[Gerichtskommissionsprotokoll]]
* Anbindung an das Programm [[Cyberdoc]] der ÖNK
* [[Tarifprogramm]]
* [[Mahn- und Rechnungswesen]]
* [[Einnahmen/Ausgabenbuchhaltung]]
* Fremdgeldverwaltung ([[Anderkonten]]) mit Anbindung an [[ELBA]] und [[K3]]
* kanzleiinternes [[Testamentsregister]]
* [[Gebührenbuch]]
* [[Postbuch]]
* [[automatische Texterstellung]]
* [[automatische Textverwaltung]]

=== Einstellungen ===

Die Funktionen der einzelnen Programmteile sowie das Aussehen des Programms sind stark konfigurierbar. Es gibt
* [[Globale Einstellungen]] (gelten für die gesamte NovaNota-Installation)
* [[Lokale Einstellungen]] (gelten nur auf diesem Arbeitsplatz)
* [[Persönliche Einstellungen]] (gelten nur für den gerade angemeldeten Mitarbeiter)
* [[Word-Makro-Konfiguration]] (für das Verhalten der Word-Makros wie dem Erstellen der Beurkundungsklausel, etc.)

=== Stammdaten und Konfiguration ===

Zusätzlich gibt es eine Reihe von Stammdaten, die meist nur bei der Erst-Installation und -Konfiguration erstellt werden und sich nachher nur wenig ändern:
* [[Benutzer]] (=Kanzleimitarbeiter)
* [[Benutzergruppen]]
* [[Kanzleistammdaten]]
* [[Akten- und Rechnungskreise]]
* [[Akten- und Parteiarten]] sowie [[Parteirollen]]
* [[vordefinierte Tarifprogrammeinträge]]
* [[Währungen]]
* [[PLZ-Datenbank]]
* [[Titel-Datenbank]]
* [[Banken und Behörden]]
* [[KG-Datenbank]]
* [[Bankkonten]]
* [[Buchungskategorien]]
* [[Vorlagen für Vermögensaufstellungen]]
* [[Vorlagen für Texte für Register]]
* [[Vorlagen für Word-Dokumente]]
* [[Vorlagen für Termine]]
* [[Vorlagen für Standardaufgabenlisten]] (=Aktenspiegel)
* [[Vorlagen für Postbuch und Gebührenbuch]]
* [[Vorlagen für Kostenverzeichnisse]]

=== Spezielle Dokumentvorlagen ===
Einige Dokumentvorlagen, wie z.B. für Vermerkblätter können nicht mit der normalen [[automatische Texterstellung|automatischen Texterstellung]] erstellt werden, sondern müssen eigene Makros aufrufen und gewisse Anforderungen erfüllen, um zu funktionieren.

* [[Dokumentvorlage für Vermerkblätter]]
* [[Dokumentvorlage für Anerkennungserklärung]]
* [[Dokumentvorlage für Beurkundungsklausel]]
* [[Dokumentvorlage für Rechnungen]]
* [[Dokumentvorlage für Mahnungen]]

=== Problembehebung ===

NovaNota läuft im Allgemeinen sehr stabil und zuverlässig. Durch Probleme in anderen Teilen der EDV (Netzwerk, Betriebssystem, Microsoft Office) kann es jedoch passieren, dass NovaNota nicht mehr oder nicht wie gewohnt arbeitet.

Daher hier einige Leitfäden zur Problemerkennung und -Behebung:
* [[Probleme bei der Installation]]
* [[Probleme beim Programmstart]]
* [[Probleme nach der Installation von Updates]]
* [[Probleme bei der Arbeit mit Microsoft Word]]

=== Änderungen beim Jahreswechsel ===

Am bzw. kurz nach dem [[Jahreswechsel]] sind in NovaNota einige Einstellungen vorzunehmen, damit das neue Jahr mit den richtigen Werten begonnen wird.

=== Arbeiten bei einem Notarwechsel ===

Es gibt verschiedene Szenarien:
* [[Wechsel eines Notars zu einer anderen Amtsstelle (Datenmitnahme)]]
* [[Substitution bis zur Ernennung]]
* [[Weiterführen einer NovaNota-Installation durch einen neuen Notar]]

=== Installieren von Updates ===

Alle in diesem Wiki genannten Informationen und Methoden gehen davon aus, dass Sie die aktuellste NovaNota-Version installiert haben.
Welche NovaNota-Version Sie verwenden, finden Sie in NovaNota unter Hilfe-[Über NovaNota].
Informationen über die neueste NovaNota-Version und die Änderungen seit der von Ihnen aktuell verwendeten Version finden Sie [http://www.novanota.at/web/version.php hier]. Bei neueren NovaNota-Versionen (ab Build 243) kann das auch direkt aus dem Programm mit dem Menü ''Hilfe'' aufgerufen werden.

Die [[Installation von Updates]] für NovaNota ist sehr einfach und erfordert keine Fachkenntnisse. Normalerweise werden Sie mehrmals im Jahr per e-mail von der Verfügbarkeit von neuen Programmversionen unterrichtet. Zwischendurch steht die Entwicklung aber nicht still. Es lohnt sich also, dann und wann zu prüfen, ob es schon eine neue Programmversion gibt.

=== Bedienung und technische Informationen ===

Die [[Bedienung]] des Programms ist einfach zu erlernen, da es nur einige Grundprinzipien gibt, die sich im ganzen Programm wiederfinden.
Das [[Technische Fundament]] von NovaNota ist eine sichere und leistungsfähige Datenbank sowie bewährte Programmierkonzepte. Die [[Installation und Konfiguration]] ist innerhalb weniger Stunden abgeschlossen.

== Hinweis zu diesem Wiki ==

Dieses Wiki ist als laufend erweitertes Informations- und Nachschlagewerk zu verstehen. Falls Sie auch Informationen, Tipps oder Themen in dieses Wiki aufnehmen möchten schreiben Sie bitte eine kurze Mail an info@sammern.at.

Vielen Dank und viel Spass beim Lesen!

Thiemo Sammern 
Thiemo Sammern IT-Beratung und Software-Entwicklung GmbH 
Georg-von-Trapp-Str. 12 
5026 Salzburg-Aigen

Jahreswechsel

2012-12-17T14:25:45Z

T.sammern:

Nach dem Jahreswechsel sollten Sie bei der Arbeit mit NovaNota die folgenden Dinge berücksichtigen:

* Beim ersten neuen Akt im neuen Jahr muss einmalig die Jahreszahl des Aktes auf das neue Jahr geändert werden. Von da an zählt NovaNota von dieser Zahl aus hoch. Wenn Sie (wie die meisten Kanzleien) die Aktenzahlen jedes Jahr mit 1 beginnen lassen wollen, so müssen Sie auch die laufende Zahl auf 1 ändern.
* Bei der ersten neuen Beurkundung im neuen Jahr muss einmalig die Jahreszahl der Beurkundung auf das neue Jahr und die laufende Zahl auf 1 geändert werden. Von da an zählt NovaNota von dieser Zahl aus hoch. Es ist aber dennoch möglich, auch noch Beurkundungen vom Vorjahr nachzuerfassen, indem der BRZ-Vorschlag von NovaNota mit Zahl/Jahr der zurückliegenden BRZ überschrieben wird. Beispiel: NN schlägt 5/2013 vor. Man kann das mit z.B. 2410/2012 überschreiben und so eine BRZ aus dem Vorjahr erfassen. Beim nächsten Mal schläft NN dennoch wieder 5/2013 als nächste BRZ vor.
* Analog erfolgt die Anpassung beim Gerichtskommissionsprotokoll.

Folgende Auswertungen sind vorzunehmen:
* Modul Beurkundungsregister: Extras-[Auswertungen und Listen]: Namensindex Beurkundungsregister
* wenn das Beurkundungsregister mit einem Unterschriftenregister geführt wird: zusätzlich Liste der Beurkundungen
* Modul Aktenübersicht: Extras-[Auswertungen und Listen]: statistischer Ausweis
* Modul Anderkonten: Extras-[Auswertungen und Listen]; Reiter "Jahresabschluss": alle angeführten Berichte. Das sollte aber erst nach Prüfung und Abschluss des Monats Dezember erfolgen!

Das manuelle Anlegen eines Ordner für die Textdokumente des neuen Jahres ist '''nicht''' notwendig. Das erledigt NovaNota beim Speichern des ersten Aktes im neuen Jahr automatisch.

Jahreswechsel

2012-12-17T13:09:36Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „Nach dem Jahreswechsel sollten Sie bei der Arbeit mit NovaNota die folgenden Dinge berücksichtigen: * Beim ersten neuen Akt im neuen Jahr muss einmalig die Jahr…“

Nach dem Jahreswechsel sollten Sie bei der Arbeit mit NovaNota die folgenden Dinge berücksichtigen:

* Beim ersten neuen Akt im neuen Jahr muss einmalig die Jahreszahl des Aktes auf das neue Jahr geändert werden. Von da an zählt NovaNota von dieser Zahl aus hoch.
* Bei der ersten neuen Beurkundung im neuen Jahr muss einmalig die Jahreszahl der Beurkundung auf das neue Jahr und die laufende Zahl auf 1 geändert werden. Von da an zählt NovaNota von dieser Zahl aus hoch. Es ist aber dennoch möglich, auch noch Beurkundungen vom Vorjahr nachzuerfassen, indem der BRZ-Vorschlag von NovaNota mit Zahl/Jahr der zurückliegenden BRZ überschrieben wird. Beispiel: NN schlägt 5/2013 vor. Man kann das mit z.B. 2410/2012 überschreiben und so eine BRZ aus dem Vorjahr erfassen. Beim nächsten Mal schläft NN dennoch wieder 5/2013 als nächste BRZ vor.
* Analog erfolgt die Anpassung beim Gerichtskommissionsprotokoll.

Folgende Auswertungen sind vorzunehmen:
* Modul Beurkundungsregister: Extras-[Auswertungen und Listen]: Namensindex Beurkundungsregister
* wenn das Beurkundungsregister mit einem Unterschriftenregister geführt wird: zusätzlich Liste der Beurkundungen
* Modul Aktenübersicht: Extras-[Auswertungen und Listen]: statistischer Ausweis
* Modul Anderkonten: Extras-[Auswertungen und Listen]; Reiter "Jahresabschluss": alle angeführten Berichte. Das sollte aber erst nach Prüfung und Abschluss des Monats Dezember erfolgen!

Hauptseite

2012-12-17T13:02:12Z

T.sammern: /* Problembehebung */

<big>'''Willkommen im NovaNota Wiki!'''</big>

== Überblick ==

NovaNota ist eine Verwaltungssoftware für österreichische Notariate.

=== Programmteile ===

Es beinhaltet die folgenden Programmteile:
* [[Aktenverwaltung]]
* [[Klientenverwaltung]] (Parteidatenbank)
* [[Aufgaben und Termine]] mit [[Outlook-Synchronisation]]
* [[Beurkundungsregister]]
* [[Geschäftsregister]]
* [[Privaturkundenregister]] (Sonstige Urkunden)
* [[GOG-Urkundenregister]]
* [[Gerichtskommissionsprotokoll]]
* Anbindung an das Programm [[Cyberdoc]] der ÖNK
* [[Tarifprogramm]]
* [[Mahn- und Rechnungswesen]]
* [[Einnahmen/Ausgabenbuchhaltung]]
* Fremdgeldverwaltung ([[Anderkonten]]) mit Anbindung an [[ELBA]] und [[K3]]
* kanzleiinternes [[Testamentsregister]]
* [[Gebührenbuch]]
* [[Postbuch]]
* [[automatische Texterstellung]]
* [[automatische Textverwaltung]]

=== Einstellungen ===

Die Funktionen der einzelnen Programmteile sowie das Aussehen des Programms sind stark konfigurierbar. Es gibt
* [[Globale Einstellungen]] (gelten für die gesamte NovaNota-Installation)
* [[Lokale Einstellungen]] (gelten nur auf diesem Arbeitsplatz)
* [[Persönliche Einstellungen]] (gelten nur für den gerade angemeldeten Mitarbeiter)
* [[Word-Makro-Konfiguration]] (für das Verhalten der Word-Makros wie dem Erstellen der Beurkundungsklausel, etc.)

=== Stammdaten und Konfiguration ===

Zusätzlich gibt es eine Reihe von Stammdaten, die meist nur bei der Erst-Installation und -Konfiguration erstellt werden und sich nachher nur wenig ändern:
* [[Benutzer]] (=Kanzleimitarbeiter)
* [[Benutzergruppen]]
* [[Kanzleistammdaten]]
* [[Akten- und Rechnungskreise]]
* [[Akten- und Parteiarten]] sowie [[Parteirollen]]
* [[vordefinierte Tarifprogrammeinträge]]
* [[Währungen]]
* [[PLZ-Datenbank]]
* [[Titel-Datenbank]]
* [[Banken und Behörden]]
* [[KG-Datenbank]]
* [[Bankkonten]]
* [[Buchungskategorien]]
* [[Vorlagen für Vermögensaufstellungen]]
* [[Vorlagen für Texte für Register]]
* [[Vorlagen für Word-Dokumente]]
* [[Vorlagen für Termine]]
* [[Vorlagen für Standardaufgabenlisten]] (=Aktenspiegel)
* [[Vorlagen für Postbuch und Gebührenbuch]]
* [[Vorlagen für Kostenverzeichnisse]]

=== Spezielle Dokumentvorlagen ===
Einige Dokumentvorlagen, wie z.B. für Vermerkblätter können nicht mit der normalen [[automatische Texterstellung|automatischen Texterstellung]] erstellt werden, sondern müssen eigene Makros aufrufen und gewisse Anforderungen erfüllen, um zu funktionieren.

* [[Dokumentvorlage für Vermerkblätter]]
* [[Dokumentvorlage für Anerkennungserklärung]]
* [[Dokumentvorlage für Beurkundungsklausel]]
* [[Dokumentvorlage für Rechnungen]]
* [[Dokumentvorlage für Mahnungen]]

=== Problembehebung ===

NovaNota läuft im Allgemeinen sehr stabil und zuverlässig. Durch Probleme in anderen Teilen der EDV (Netzwerk, Betriebssystem, Microsoft Office) kann es jedoch passieren, dass NovaNota nicht mehr oder nicht wie gewohnt arbeitet.

Daher hier einige Leitfäden zur Problemerkennung und -Behebung:
* [[Probleme bei der Installation]]
* [[Probleme beim Programmstart]]
* [[Probleme nach der Installation von Updates]]
* [[Probleme bei der Arbeit mit Microsoft Word]]

=== Änderungen beim Jahreswechsel ===

Am bzw. kurz nach dem [[Jahreswechsel]] sind in NovaNota einige Einstellungen vorzunehmen, damit das neue Jahr mit den richtigen Werten begonnen wird.

=== Installieren von Updates ===

Alle in diesem Wiki genannten Informationen und Methoden gehen davon aus, dass Sie die aktuellste NovaNota-Version installiert haben.
Welche NovaNota-Version Sie verwenden, finden Sie in NovaNota unter Hilfe-[Über NovaNota].
Informationen über die neueste NovaNota-Version und die Änderungen seit der von Ihnen aktuell verwendeten Version finden Sie [http://www.novanota.at/web/version.php hier]. Bei neueren NovaNota-Versionen (ab Build 243) kann das auch direkt aus dem Programm mit dem Menü ''Hilfe'' aufgerufen werden.

Die [[Installation von Updates]] für NovaNota ist sehr einfach und erfordert keine Fachkenntnisse. Normalerweise werden Sie mehrmals im Jahr per e-mail von der Verfügbarkeit von neuen Programmversionen unterrichtet. Zwischendurch steht die Entwicklung aber nicht still. Es lohnt sich also, dann und wann zu prüfen, ob es schon eine neue Programmversion gibt.

=== Bedienung und technische Informationen ===

Die [[Bedienung]] des Programms ist einfach zu erlernen, da es nur einige Grundprinzipien gibt, die sich im ganzen Programm wiederfinden.
Das [[Technische Fundament]] von NovaNota ist eine sichere und leistungsfähige Datenbank sowie bewährte Programmierkonzepte. Die [[Installation und Konfiguration]] ist innerhalb weniger Stunden abgeschlossen.

== Hinweis zu diesem Wiki ==

Dieses Wiki ist als laufend erweitertes Informations- und Nachschlagewerk zu verstehen. Falls Sie auch Informationen, Tipps oder Themen in dieses Wiki aufnehmen möchten schreiben Sie bitte eine kurze Mail an info@sammern.at.

Vielen Dank und viel Spass beim Lesen!

Thiemo Sammern 
Thiemo Sammern IT-Beratung und Software-Entwicklung GmbH 
Georg-von-Trapp-Str. 12 
5026 Salzburg-Aigen

Hauptseite

2012-12-17T13:01:55Z

T.sammern:

<big>'''Willkommen im NovaNota Wiki!'''</big>

== Überblick ==

NovaNota ist eine Verwaltungssoftware für österreichische Notariate.

=== Programmteile ===

Es beinhaltet die folgenden Programmteile:
* [[Aktenverwaltung]]
* [[Klientenverwaltung]] (Parteidatenbank)
* [[Aufgaben und Termine]] mit [[Outlook-Synchronisation]]
* [[Beurkundungsregister]]
* [[Geschäftsregister]]
* [[Privaturkundenregister]] (Sonstige Urkunden)
* [[GOG-Urkundenregister]]
* [[Gerichtskommissionsprotokoll]]
* Anbindung an das Programm [[Cyberdoc]] der ÖNK
* [[Tarifprogramm]]
* [[Mahn- und Rechnungswesen]]
* [[Einnahmen/Ausgabenbuchhaltung]]
* Fremdgeldverwaltung ([[Anderkonten]]) mit Anbindung an [[ELBA]] und [[K3]]
* kanzleiinternes [[Testamentsregister]]
* [[Gebührenbuch]]
* [[Postbuch]]
* [[automatische Texterstellung]]
* [[automatische Textverwaltung]]

=== Einstellungen ===

Die Funktionen der einzelnen Programmteile sowie das Aussehen des Programms sind stark konfigurierbar. Es gibt
* [[Globale Einstellungen]] (gelten für die gesamte NovaNota-Installation)
* [[Lokale Einstellungen]] (gelten nur auf diesem Arbeitsplatz)
* [[Persönliche Einstellungen]] (gelten nur für den gerade angemeldeten Mitarbeiter)
* [[Word-Makro-Konfiguration]] (für das Verhalten der Word-Makros wie dem Erstellen der Beurkundungsklausel, etc.)

=== Stammdaten und Konfiguration ===

Zusätzlich gibt es eine Reihe von Stammdaten, die meist nur bei der Erst-Installation und -Konfiguration erstellt werden und sich nachher nur wenig ändern:
* [[Benutzer]] (=Kanzleimitarbeiter)
* [[Benutzergruppen]]
* [[Kanzleistammdaten]]
* [[Akten- und Rechnungskreise]]
* [[Akten- und Parteiarten]] sowie [[Parteirollen]]
* [[vordefinierte Tarifprogrammeinträge]]
* [[Währungen]]
* [[PLZ-Datenbank]]
* [[Titel-Datenbank]]
* [[Banken und Behörden]]
* [[KG-Datenbank]]
* [[Bankkonten]]
* [[Buchungskategorien]]
* [[Vorlagen für Vermögensaufstellungen]]
* [[Vorlagen für Texte für Register]]
* [[Vorlagen für Word-Dokumente]]
* [[Vorlagen für Termine]]
* [[Vorlagen für Standardaufgabenlisten]] (=Aktenspiegel)
* [[Vorlagen für Postbuch und Gebührenbuch]]
* [[Vorlagen für Kostenverzeichnisse]]

=== Spezielle Dokumentvorlagen ===
Einige Dokumentvorlagen, wie z.B. für Vermerkblätter können nicht mit der normalen [[automatische Texterstellung|automatischen Texterstellung]] erstellt werden, sondern müssen eigene Makros aufrufen und gewisse Anforderungen erfüllen, um zu funktionieren.

* [[Dokumentvorlage für Vermerkblätter]]
* [[Dokumentvorlage für Anerkennungserklärung]]
* [[Dokumentvorlage für Beurkundungsklausel]]
* [[Dokumentvorlage für Rechnungen]]
* [[Dokumentvorlage für Mahnungen]]

=== Problembehebung ===

NovaNota läuft im Allgemeinen sehr stabil und zuverlässig. Durch Probleme in anderen Teilen der EDV (Netzwerk, Betriebssystem, Microsoft Office) kann es jedoch passieren, dass NovaNota nicht mehr oder nicht wie gewohnt arbeitet.

Daher hier einige Leitfäden zur Problemerkennung und -Behebung:
* [[Probleme bei der Installation]]
* [[Probleme beim Programmstart]]
* [[Probleme nach der Installation von Updates]]
* [[Probleme bei der Arbeit mit Microsoft Word]]

=== Änderungen beim Jahreswechsel

Am bzw. kurz nach dem [[Jahreswechsel]] sind in NovaNota einige Einstellungen vorzunehmen, damit das neue Jahr mit den richtigen Werten begonnen wird.

=== Installieren von Updates ===

Alle in diesem Wiki genannten Informationen und Methoden gehen davon aus, dass Sie die aktuellste NovaNota-Version installiert haben.
Welche NovaNota-Version Sie verwenden, finden Sie in NovaNota unter Hilfe-[Über NovaNota].
Informationen über die neueste NovaNota-Version und die Änderungen seit der von Ihnen aktuell verwendeten Version finden Sie [http://www.novanota.at/web/version.php hier]. Bei neueren NovaNota-Versionen (ab Build 243) kann das auch direkt aus dem Programm mit dem Menü ''Hilfe'' aufgerufen werden.

Die [[Installation von Updates]] für NovaNota ist sehr einfach und erfordert keine Fachkenntnisse. Normalerweise werden Sie mehrmals im Jahr per e-mail von der Verfügbarkeit von neuen Programmversionen unterrichtet. Zwischendurch steht die Entwicklung aber nicht still. Es lohnt sich also, dann und wann zu prüfen, ob es schon eine neue Programmversion gibt.

=== Bedienung und technische Informationen ===

Die [[Bedienung]] des Programms ist einfach zu erlernen, da es nur einige Grundprinzipien gibt, die sich im ganzen Programm wiederfinden.
Das [[Technische Fundament]] von NovaNota ist eine sichere und leistungsfähige Datenbank sowie bewährte Programmierkonzepte. Die [[Installation und Konfiguration]] ist innerhalb weniger Stunden abgeschlossen.

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Aufgaben und Termine

2011-08-15T07:47:56Z

T.sammern: /* Standardaufgabenlisten */

NovaNota verwaltet Aufgaben und Termine. Der Unterschied zwischen Aufgaben und Terminen ist, dass eine ''Aufgabe'' wie eine Frist angesehen werden kann, d.h. die Aufgabe hat ein Fälligkeitsdatum und bleibt so lange in der Aufgabenliste angezeigt, bis die Aufgabe als erledigt markiert wird. Ein ''Termin'' hat Datum/Uhrzeit und normalerweise auch eine Dauer. Termine werden im Terminkalender angezeigt.

Sowohl Aufgaben als auch Termine können auch mit Akten verbunden werden. Man sieht dann gleich in der Aktenübersicht, welche Aufgaben und Termine es zu diesem Akt gibt ("Aktenspiegel"). Umgekehrt kann man von der allgemeinen Aufgabenliste und dem Terminkalender auch den Akt öffnen, der mit einer Aufgabe bzw. einem Termin verbunden ist.

== Anzeige der Aufgabenliste ==

Wählen Sie "Modul"-"Aufgaben und Termine" und dort den Karteireiter "Aufgaben". Normalerweise werden alle fälligen Aufgaben bis zum angegebenen Stichtag angezeigt. Sie können aber auch andere Kriterien angeben (Button "Filter"), nach einem Text suchen oder einen anderen Zeitraum angeben. Um eine Textsuche oder eine Zeitraum-Suche durchzuführen klicken Sie nach der Eingabe der Kriterien auf "Suchen".

In den [[Persönliche Einstellungen|Persönlichen Einstellungen]] können Sie einstellen, dass NovaNota beim Programmstart zuerst in die Aufgabenliste wechselt, damit Sie gleich am Tagesbeginn eine Übersicht über die fälligen Aufgaben haben. Ebenso können Sie dort angeben, wessen Aufgaben normalerweise angezeigt werden sollen.

== Anzeige des Terminkalenders ==

Wählen Sie "Modul"-"Aufgaben und Termine" und dort den Karteireiter "Termine". Der Terminkalender zeigt zu Anfang die aktuelle Kalenderwoche.

Mit den Buttons "<" und ">" können Sie eine Woche zurück bzw. weiter springen. Statt durch Klicken auf die Buttons können Sie auch die Tastenkombination Strg+> bzw. Strg+< verwenden. Mit einem Klick auf "Heute" springen Sie zur aktuellen Kalenderwoche zurück (Strg+H). Der Button "Filter" erlaubt die Einschränkung der Anzeige auf die Termine von bestimmten Benutzern oder schaltet auch die Anzeige von bereits erledigten Terminen ein und aus.

Sie können auch direkt zu einem Datum springen, indem Sie das Datum in das Datumsfeld zwischen den grünen Pfeilbuttons eingeben und mit der Tabulatortaste das Feld verlassen.

Mit den Buttons "W" und "T" schalten sie zwischen Wochenansicht ("W") und Tagesansicht ("T") hin und her. Das Programm zeigt auch feste und bewegliche Feiertage im Terminkalender an und warnt Sie, wenn Sie irrtümlich einen Termin an einem dieser Tage eintragen würden.

In den [[Persönliche Einstellungen|Persönlichen Einstellungen]] können Sie einstellen, dass NovaNota beim Programmstart zuerst in den Terminkalender wechselt, damit Sie gleich am Tagesbeginn über die heute anstehenden Termine Bescheid wissen. Ebenso können Sie dort angeben, wessen Termine normaleweise angezeigt werden sollen.

== Neue Aufgabe anlegen ==

Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten müssen Sie sich zuerst die Frage stellen, ob die Aufgabe zu einem Akt gehört oder von einem Akt unabhängig ist (z.B. das Abführen von Steuern, o.ä).

=== Neue Aufgabe bei einem Akt anlegen ===

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
'''Möglichkeit 1:'''

* Öffnen Sie den Akt
* Wählen Sie im Menü "Akt" den Befehl "Aktenspiegel/Aufgaben/Termine" oder klicken Sie auf den Button "Aktenspiegel" über der Aktübersicht und anschließend den Link "Aufgaben und Aktenspiegel" in der Aktübersicht.

Sie sehen nun eine Liste der Aufgaben, die bereits beim Akt angelegt sind. Mit "Hinzufügen" können Sie eine neue Aufgabe anlegen. Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit "OK" bzw. "Schließen" verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Übersicht angezeigt.

Sie können auch gleich mehrere, in einer [[Vorlagen für Standardaufgabenlisten|Standardaufgabenliste]] definierte Aufgaben auf einmal zum Akt hinzufügen. Wählen Sie dazu die gewünschte Standardaufgabenliste aus der Liste aus und anschließend den Button "Anwenden". Daraufhin werden alle Aufgaben der Standardaufgabenliste in den Akt übernommen und können dort dann noch bearbeitet werden. Das bedeutet, es gibt dann auch keine Verbindung mehr zwischen diesen Aufgaben und der Standardaufgabenliste. Spätere Änderungen bei der Standardaufgabenliste wirken nicht auf die bereits im Akt befindlichen Aufgaben und umgekehrt haben Änderungen bei den Aufgaben des Aktes keine Auswirkungen auf die ursprünglich zugrunde liegende Standardaufgabenliste.

'''Möglichkeit 2:'''

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Im Aufgabenformular sehen Sie auch einen Button "mit Akt verbinden". Falls gerade ein Akt geöffnet sein sollte bietet NovaNota an, dass die Aufgabe mit dem aktuellen Akt verbunden wird. Alternativ kann man die Aufgabe auch mit einem beliebigen anderen Akt verbinden.

=== Neue von einem Akt unabhängige Aufgabe anlegen ===

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit OK verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Liste angezeigt.

== Neuen Termin anlegen ==

Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten müssen Sie sich zuerst die Frage stellen, ob die Aufgabe zu einem Akt gehört oder von einem Akt unabhängig ist (z.B. das Abführen von Steuern, o.ä).

=== Neuen Termin bei einem Akt anlegen ===

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

'''Möglichkeit 1:'''

* Öffnen Sie den Akt
* Wählen Sie im Menü "Akt" den Befehl "Aktenspiegel/Aufgaben/Termine" oder klicken Sie auf den Button "Aktenspiegel" über der Aktübersicht und anschließend den Link "Aufgaben und Aktenspiegel" in der Aktübersicht.

Sie sehen nun eine Liste der Aufgaben und Termine, die bereits beim Akt angelegt sind. Mit "Hinzufügen" können Sie einen neuen Termin anlegen. Die [[Daten einer Aufgabe|Daten eines Termins]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit "OK" bzw. "Schließen" verlassen haben, wird der neue Termin in der Übersicht und auch im Terminkalender angezeigt.

'''Möglichkeit 2:'''

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Termine" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe|Daten eines Termins]] können sehr umfangreich sein. Im Terminformular sehen Sie auch einen Button "mit Akt verbinden". Falls gerade ein Akt geöffnet sein sollte bietet NovaNota an, dass der Termin mit dem aktuellen Akt verbunden wird. Alternativ kann man den Termin auch mit einem beliebigen anderen Akt verbinden.

=== Neue von einem Akt unabhängige Aufgabe anlegen ===

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit OK verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Liste angezeigt.

== Aufgabe bearbeiten ==

Um eine Aufgabe zu bearbeiten doppelklicken Sie sie einfach in der Aufgabenliste bzw. öffnen Sie den Akt und gehen Sie in den Aktenspiegel des Aktes. Dort können Sie die Aufgabe auch doppelklicken. Das dann erscheinende Formular ist identisch mit den [[Daten einer Aufgabe]].

== Termin bearbeiten ==

Um einen Termin zu bearbeiten doppelklicken Sie ihn einfach im Terminkalender bzw. öffnen Sie den Akt und gehen Sie in den Aktenspiegel des Aktes. Dort können Sie den Termin auch doppelklicken. Das dann erscheinende Formular ist identisch mit den [[Daten einer Aufgabe]].

Ein Termin kann auch mit der Maus innerhalb der angezeigten Woche verschoben bzw. kann durch Ziehen am Beginn oder am Ende des Termins die Dauer geändert werden. Diese Änderungen werden auch automatisch in der Terminanmerkung mitprotokolliert, damit man eine versehentliche Verschiebung auch wieder rückgängig machen kann.

Die Möglichkeit zur Verschiebung des Termins mit der Maus können Sie in den [[Globale Einstellungen|Globalen Einstellungen]] von NovaNota unterbinden.

== Standardaufgabenlisten ==

Bei vielen Akten sind die durchzuführenden Aufgaben immer die gleichen, z.B. Aufgaben in einem typischen Verlassenschaftsakt, in einem typischen Kaufvertrag, etc.

Damit man diese Aufgaben nicht bei jedem neuen Akt einzeln eingeben muss kann man sich sogenannte [[Vorlagen für Standardaufgabenlisten|Standardaufgabenlisten]] anlegen, die man dann bei einem Akt einfach aufrufen kann.

Datei:Standardaufgabenliste.png

2011-08-04T05:25:37Z

T.sammern:

Vorlagen für Standardaufgabenlisten

2011-08-04T05:25:01Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „Mit dem Modul Aufgaben und Termine von NovaNota können Sie die Aufgaben sowohl von Akten als auch für aktunabhängige Aktionen verwalten. Oft gibt es aber …“

Mit dem Modul [[Aufgaben und Termine]] von NovaNota können Sie die Aufgaben sowohl von Akten als auch für aktunabhängige Aktionen verwalten.

Oft gibt es aber bei Akten mehr oder weniger die gleichen Aufgaben, die abzuarbeiten sind. So ist zumindest der Beginn von Verlassenschaftsakten immer gleich: Ladung zur Todfallsaufnahme, Todfallsaufnahme durchführen, Vermögensanfrage, etc.

Damit man diese Aufgaben nicht bei jedem Akt neu anlegen muss, kann man sich gleich "Standardaufgabenlisten" erstellen.

Mit Einstellungen-Vorlagen-Standardaufgabenlisten sehen Sie eine Liste der aktuellen Standardaufgabenlisten. Bei neuen NovaNota-Installationen ist diese Liste leer. Mit Hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen können Sie wieder wie gewohnt neue Einträge hinzufügen, bestehende Standardaufgabenlisten bearbeiten oder auch entfernen.

Nach dem Klicken auf "Hinzufügen" erscheint das Formular für eine neue, leere Standardaufgabe:

[[image:standardaufgabenliste.png]]

Eine Standardaufgabenliste hat immer eine Bezeichnung (Pflichtfeld). Mit dieser Bezeichnung wird sie später in Listen angezeigt. Zusätzlich kann noch eine Anmerkung, z.B. für den Verwendungszweck der Standardaufgabenliste eingegeben werden.

Wenn Sie sehr viele Standardaufgabenlisten anlegen möchten macht es vielleicht auch Sinn, die Anzeige der einzelnen Standardaufgabenliste nur auf bestimmte [[Akten- und Parteiarten|Aktenarten]] einzuschränken. So können z.B. die Standardaufgabenlisten für Verlassenschaften bei einem Kaufvertrag ausgeblendet werden, weil sie dort sowieso nicht zur Anwendung kommen würden.

In der Liste "Aufgaben" selbst können Sie dann die einzelnen [[Daten einer Aufgabe|Aufgaben]] erfassen. Dabei ist zu beachten, dass Aufgaben, die am Anfang noch gar nicht durchgeführt werden können mit dem Status "Nicht aktiv" anzulegen. Um beim Beispiel von vorher zu bleiben: die Aufgabe zur Durchführung einer Vermögensanfrage ist anfangs noch nicht aktiv, da ja zuerst noch andere Aufgaben, z.B. die Todfallsaufnahme, erledigt sein müssen, bevor die Vermögensanfrage durchgeführt werden kann.

Diese Regeln ("wenn Aufgabe X erledigt ist, kann Aufgabe Y aktiviert werden") können auch von NovaNota automatisch berücksichtigt werden. Dazu sehen Sie bei der Anlage der Aufgaben für die Standardaufgabenliste auch einen Karteireiter "Aktivierungsregeln". In diesem können Sie angeben von welchen anderen Aufgaben die aktuelle Aufgabe abhängt.

Aufgaben und Termine

2011-08-04T05:24:18Z

T.sammern: /* Neue Aufgabe bei einem Akt anlegen */

NovaNota verwaltet Aufgaben und Termine. Der Unterschied zwischen Aufgaben und Terminen ist, dass eine ''Aufgabe'' wie eine Frist angesehen werden kann, d.h. die Aufgabe hat ein Fälligkeitsdatum und bleibt so lange in der Aufgabenliste angezeigt, bis die Aufgabe als erledigt markiert wird. Ein ''Termin'' hat Datum/Uhrzeit und normalerweise auch eine Dauer. Termine werden im Terminkalender angezeigt.

Sowohl Aufgaben als auch Termine können auch mit Akten verbunden werden. Man sieht dann gleich in der Aktenübersicht, welche Aufgaben und Termine es zu diesem Akt gibt ("Aktenspiegel"). Umgekehrt kann man von der allgemeinen Aufgabenliste und dem Terminkalender auch den Akt öffnen, der mit einer Aufgabe bzw. einem Termin verbunden ist.

== Anzeige der Aufgabenliste ==

Wählen Sie "Modul"-"Aufgaben und Termine" und dort den Karteireiter "Aufgaben". Normalerweise werden alle fälligen Aufgaben bis zum angegebenen Stichtag angezeigt. Sie können aber auch andere Kriterien angeben (Button "Filter"), nach einem Text suchen oder einen anderen Zeitraum angeben. Um eine Textsuche oder eine Zeitraum-Suche durchzuführen klicken Sie nach der Eingabe der Kriterien auf "Suchen".

In den [[Persönliche Einstellungen|Persönlichen Einstellungen]] können Sie einstellen, dass NovaNota beim Programmstart zuerst in die Aufgabenliste wechselt, damit Sie gleich am Tagesbeginn eine Übersicht über die fälligen Aufgaben haben. Ebenso können Sie dort angeben, wessen Aufgaben normalerweise angezeigt werden sollen.

== Anzeige des Terminkalenders ==

Wählen Sie "Modul"-"Aufgaben und Termine" und dort den Karteireiter "Termine". Der Terminkalender zeigt zu Anfang die aktuelle Kalenderwoche.

Mit den Buttons "<" und ">" können Sie eine Woche zurück bzw. weiter springen. Statt durch Klicken auf die Buttons können Sie auch die Tastenkombination Strg+> bzw. Strg+< verwenden. Mit einem Klick auf "Heute" springen Sie zur aktuellen Kalenderwoche zurück (Strg+H). Der Button "Filter" erlaubt die Einschränkung der Anzeige auf die Termine von bestimmten Benutzern oder schaltet auch die Anzeige von bereits erledigten Terminen ein und aus.

Sie können auch direkt zu einem Datum springen, indem Sie das Datum in das Datumsfeld zwischen den grünen Pfeilbuttons eingeben und mit der Tabulatortaste das Feld verlassen.

Mit den Buttons "W" und "T" schalten sie zwischen Wochenansicht ("W") und Tagesansicht ("T") hin und her. Das Programm zeigt auch feste und bewegliche Feiertage im Terminkalender an und warnt Sie, wenn Sie irrtümlich einen Termin an einem dieser Tage eintragen würden.

In den [[Persönliche Einstellungen|Persönlichen Einstellungen]] können Sie einstellen, dass NovaNota beim Programmstart zuerst in den Terminkalender wechselt, damit Sie gleich am Tagesbeginn über die heute anstehenden Termine Bescheid wissen. Ebenso können Sie dort angeben, wessen Termine normaleweise angezeigt werden sollen.

== Neue Aufgabe anlegen ==

Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten müssen Sie sich zuerst die Frage stellen, ob die Aufgabe zu einem Akt gehört oder von einem Akt unabhängig ist (z.B. das Abführen von Steuern, o.ä).

=== Neue Aufgabe bei einem Akt anlegen ===

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
'''Möglichkeit 1:'''

* Öffnen Sie den Akt
* Wählen Sie im Menü "Akt" den Befehl "Aktenspiegel/Aufgaben/Termine" oder klicken Sie auf den Button "Aktenspiegel" über der Aktübersicht und anschließend den Link "Aufgaben und Aktenspiegel" in der Aktübersicht.

Sie sehen nun eine Liste der Aufgaben, die bereits beim Akt angelegt sind. Mit "Hinzufügen" können Sie eine neue Aufgabe anlegen. Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit "OK" bzw. "Schließen" verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Übersicht angezeigt.

Sie können auch gleich mehrere, in einer [[Vorlagen für Standardaufgabenlisten|Standardaufgabenliste]] definierte Aufgaben auf einmal zum Akt hinzufügen. Wählen Sie dazu die gewünschte Standardaufgabenliste aus der Liste aus und anschließend den Button "Anwenden". Daraufhin werden alle Aufgaben der Standardaufgabenliste in den Akt übernommen und können dort dann noch bearbeitet werden. Das bedeutet, es gibt dann auch keine Verbindung mehr zwischen diesen Aufgaben und der Standardaufgabenliste. Spätere Änderungen bei der Standardaufgabenliste wirken nicht auf die bereits im Akt befindlichen Aufgaben und umgekehrt haben Änderungen bei den Aufgaben des Aktes keine Auswirkungen auf die ursprünglich zugrunde liegende Standardaufgabenliste.

'''Möglichkeit 2:'''

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Im Aufgabenformular sehen Sie auch einen Button "mit Akt verbinden". Falls gerade ein Akt geöffnet sein sollte bietet NovaNota an, dass die Aufgabe mit dem aktuellen Akt verbunden wird. Alternativ kann man die Aufgabe auch mit einem beliebigen anderen Akt verbinden.

=== Neue von einem Akt unabhängige Aufgabe anlegen ===

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit OK verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Liste angezeigt.

== Neuen Termin anlegen ==

Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten müssen Sie sich zuerst die Frage stellen, ob die Aufgabe zu einem Akt gehört oder von einem Akt unabhängig ist (z.B. das Abführen von Steuern, o.ä).

=== Neuen Termin bei einem Akt anlegen ===

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

'''Möglichkeit 1:'''

* Öffnen Sie den Akt
* Wählen Sie im Menü "Akt" den Befehl "Aktenspiegel/Aufgaben/Termine" oder klicken Sie auf den Button "Aktenspiegel" über der Aktübersicht und anschließend den Link "Aufgaben und Aktenspiegel" in der Aktübersicht.

Sie sehen nun eine Liste der Aufgaben und Termine, die bereits beim Akt angelegt sind. Mit "Hinzufügen" können Sie einen neuen Termin anlegen. Die [[Daten einer Aufgabe|Daten eines Termins]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit "OK" bzw. "Schließen" verlassen haben, wird der neue Termin in der Übersicht und auch im Terminkalender angezeigt.

'''Möglichkeit 2:'''

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Termine" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe|Daten eines Termins]] können sehr umfangreich sein. Im Terminformular sehen Sie auch einen Button "mit Akt verbinden". Falls gerade ein Akt geöffnet sein sollte bietet NovaNota an, dass der Termin mit dem aktuellen Akt verbunden wird. Alternativ kann man den Termin auch mit einem beliebigen anderen Akt verbinden.

=== Neue von einem Akt unabhängige Aufgabe anlegen ===

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit OK verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Liste angezeigt.

== Aufgabe bearbeiten ==

Um eine Aufgabe zu bearbeiten doppelklicken Sie sie einfach in der Aufgabenliste bzw. öffnen Sie den Akt und gehen Sie in den Aktenspiegel des Aktes. Dort können Sie die Aufgabe auch doppelklicken. Das dann erscheinende Formular ist identisch mit den [[Daten einer Aufgabe]].

== Termin bearbeiten ==

Um einen Termin zu bearbeiten doppelklicken Sie ihn einfach im Terminkalender bzw. öffnen Sie den Akt und gehen Sie in den Aktenspiegel des Aktes. Dort können Sie den Termin auch doppelklicken. Das dann erscheinende Formular ist identisch mit den [[Daten einer Aufgabe]].

Ein Termin kann auch mit der Maus innerhalb der angezeigten Woche verschoben bzw. kann durch Ziehen am Beginn oder am Ende des Termins die Dauer geändert werden. Diese Änderungen werden auch automatisch in der Terminanmerkung mitprotokolliert, damit man eine versehentliche Verschiebung auch wieder rückgängig machen kann.

Die Möglichkeit zur Verschiebung des Termins mit der Maus können Sie in den [[Globale Einstellungen|Globalen Einstellungen]] von NovaNota unterbinden.

== Standardaufgabenlisten ==

Bei vielen Akten sind die durchzuführenden Aufgaben immer die gleichen, z.B. Aufgaben in einem typischen Verlassenschaftsakt, in einem typischen Kaufvertrag, etc.

Damit man diese Aufgaben nicht bei jedem neuen Akt einzeln eingeben muss kann man sich sogenannte [[Standardaufgabenlisten]] anlegen, die man dann bei einem Akt einfach aufrufen kann.

Word-Makro-Konfiguration

2011-08-04T05:01:45Z

T.sammern:

In der Word-Makro-Konfiguration wird eingestellt, wie sich die Word-Makros bei der Kommunikation mit NovaNota verhalten und wie sie dann ihre Aufgaben erfüllen.

Die Word-Makro-Konfiguration wird mit Einstellungen-[Word-Makro-Konfiguration] angezeigt:

[[image:wordmakrokonfiguration.png]]

Die Word-Makro-Konfiguration ist ein eigenes kleines Programm, in dem man sich wie in einem Explorer durch die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten bewegen kann. Man sieht auch immer eine Beschreibung der jeweiligen Einstellungsmöglichkeit. Im linken Bereich wählt man die Einstellung, die man ansehen oder verändern möchte. Im rechten Bereich sieht man dann unter "Aktueller Wert", was hier derzeit eingestellt ist. Die Beschreibung zeigt einen Erklärungstext und in "Mögliche Werte" sehen Sie, was man bei "Aktueller Wert" eigentlich eintragen könnte und welche Auswirkungen das jeweils hat. Unter "Standard-Wert" sehen Sie, was NovaNota hier normalerweise verwenden würde, also die Standardeinstellung des Programms. Mit dem Button "Wert setzen" speichern Sie den Wert von "Aktueller Wert" in der NovaNota-Konfiguration ab. Mit "Standard setzen", wird der aktuelle Wert durch den Standardwert ersetzt und das wird auch gleich in der Konfiguration abgespeichert.

Jede Konfigurationsänderung, die Sie im Programm vornehmen wird gleich auf allen Arbeitsplätzen schon mit dem nächsten Ausführen des betreffenden Word-Makros aktiv.

=== Beurkundungsklausel ===

=== DarstellungX ===

=== DateiMakros ===

=== Heutiges Datum ===

=== DatumInWorte ===

=== Euro ===

=== Grafik-AutoText ===

=== NameSchreiben ===

=== ParteiEinfuegen ===

=== Partei einfügen nach Parteirolle ===

=== TextMischen ===

=== Vermerkblatt ===

* Anmerkung unterdrücken
Soll eine eventuelle Anmerkung auf das Vermerkblatt bzw. die Anerkennungserklärung geschrieben werden oder soll die Anmerkung unterdrückt werden?
0=Anmerkung schreiben
1=Anmerkung unterdrücken

* AnredeSchreiben
Soll die Anrede (Herr, Frau) geschrieben werden?
0=nein
1=ja
2=ja, bei Personen für Firmen "Herrn"

* BRZ schreiben
Soll das Wort "BRZ" geschrieben werden?
0=nein, 1=ja

* FirmaAusdruck unterdrücken
Soll die Einstellung "FirmaAusdruck" aus der Beurkundungklausel, mit der eingestellt wird, ob "Zeichnung" oder "firmenmäßige Fertigung" etc. geschrieben wird, ignoriert werden und stattdessen gleich der Firmenname geschrieben werden?
0=nein; "FirmaAusdruck" aus der Beurkundungsklausel verwenden
1=ja; gleich mit dem Firmennamen beginnen

* Firma nochmals schreiben
Soll der Name einer Firma bzw. juristischen Person nochmals vor oder nach der Nennung der vertretungsbefugten Parteien geschrieben werden?
Die Ausgabe ist dann immer <Tab>+FirmaNochmalsPrefix+Firmenname+FirmaNochmalsSuffix+<Absatz>
0=nein
1=ja, vor den einzelnen Parteien
2=ja, nach den einzelnen Parteien

* Firma nochmals:Prefix
Siehe "Firma nochmals schreiben"

* Firma nochmals:Suffix
Siehe "Firma nochmals schreiben"

* PersonMitGebDatum
Soll bei Personen das Geburtsdatum geschrieben werden?
leer=Einstellung aus der Beurkundungsklausel übernehmen
0=ja
1=ja, außer bei Personen, die für juristische Personen unterschreiben
2=nein; nie ein Geburtsdatum schreiben

=== Vermoegensaufstellung ===

=== ZahlInWorte ===

Datei:Wordmakrokonfiguration.png

2011-08-04T04:56:58Z

T.sammern:

Word-Makro-Konfiguration

2011-08-04T04:56:27Z

T.sammern:

In der Word-Makro-Konfiguration wird eingestellt, wie sich die Word-Makros bei der Kommunikation mit NovaNota verhalten und wie sie dann ihre Aufgaben erfüllen.

Die Word-Makro-Konfiguration wird mit Einstellungen-[Word-Makro-Konfiguration] angezeigt:

[[image:wordmakrokonfiguration.png]]

Die Word-Makro-Konfiguration ist ein eigenes kleines Programm, in dem man sich wie in einem Explorer durch die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten bewegen kann. Man sieht auch immer eine Beschreibung der jeweiligen Einstellungsmöglichkeit.

=== Beurkundungsklausel ===

=== DarstellungX ===

=== DateiMakros ===

=== Heutiges Datum ===

=== DatumInWorte ===

=== Euro ===

=== Grafik-AutoText ===

=== NameSchreiben ===

=== ParteiEinfuegen ===

=== Partei einfügen nach Parteirolle ===

=== TextMischen ===

=== Vermerkblatt ===

* Anmerkung unterdrücken
Soll eine eventuelle Anmerkung auf das Vermerkblatt bzw. die Anerkennungserklärung geschrieben werden oder soll die Anmerkung unterdrückt werden?
0=Anmerkung schreiben
1=Anmerkung unterdrücken

* AnredeSchreiben
Soll die Anrede (Herr, Frau) geschrieben werden?
0=nein
1=ja
2=ja, bei Personen für Firmen "Herrn"

* BRZ schreiben
Soll das Wort "BRZ" geschrieben werden?
0=nein, 1=ja

* FirmaAusdruck unterdrücken
Soll die Einstellung "FirmaAusdruck" aus der Beurkundungklausel, mit der eingestellt wird, ob "Zeichnung" oder "firmenmäßige Fertigung" etc. geschrieben wird, ignoriert werden und stattdessen gleich der Firmenname geschrieben werden?
0=nein; "FirmaAusdruck" aus der Beurkundungsklausel verwenden
1=ja; gleich mit dem Firmennamen beginnen

* Firma nochmals schreiben
Soll der Name einer Firma bzw. juristischen Person nochmals vor oder nach der Nennung der vertretungsbefugten Parteien geschrieben werden?
Die Ausgabe ist dann immer <Tab>+FirmaNochmalsPrefix+Firmenname+FirmaNochmalsSuffix+<Absatz>
0=nein
1=ja, vor den einzelnen Parteien
2=ja, nach den einzelnen Parteien

* Firma nochmals:Prefix
Siehe "Firma nochmals schreiben"

* Firma nochmals:Suffix
Siehe "Firma nochmals schreiben"

* PersonMitGebDatum
Soll bei Personen das Geburtsdatum geschrieben werden?
leer=Einstellung aus der Beurkundungsklausel übernehmen
0=ja
1=ja, außer bei Personen, die für juristische Personen unterschreiben
2=nein; nie ein Geburtsdatum schreiben

=== Vermoegensaufstellung ===

=== ZahlInWorte ===

Daten einer Aufgabe

2011-08-04T04:53:35Z

T.sammern: /* Anzeige */

NovaNota kann in einem eigenen Programmbereich [[Aufgaben und Termine]] verwalten. Diese beiden Dinge sind für NovaNota relativ ähnlich, weshalb auch das gleiche Formular zur Eingabe von Daten von Aufgaben und Terminen verwendet wird.

[[image:aufgabendaten.png]]

Je nachdem, ob es sich um eine Aufgabe (keine Uhrzeitangabe, also wie eine Frist) oder um einen Termin (mit Uhrzeitangabe) handelt, werden unterschiedliche Registerkarten eingeblendet.

Im oberen Bereich des Formulars stellen Sie ein, ob Sie eine Aufgabe oder einen Termin eintragen möchten. Bei Terminen haben Sie auch die Möglichkeit eine [[Vorlagen für Termine|Terminvorlage]] auszuwählen und mit den Button "Anwenden" auf den aktuellen Termin anzuwenden. Dadurch lassen sich gleich häufig benötigte Einstellungen wie das Aussehen des Termins oder die Zuständigkeiten mit einem Klick einrichten.

Im unteren Bereich des Formulars kann man mit dem Button "Mit Akt verbinden" die Aufgabe / den Termin auch mit einem Akt verbinden. In der Aktübersicht des jeweiligen Aktes scheint dann die Aufgabe / der Termin auf. Das ist praktisch, wenn man auch ohne Durchsicht des Handaktes nach langer Zeit noch feststellen möchte, wann Besprechungstermine oder Fristen waren. Umgekehrt scheint in der Aufgabenliste bzw. der Terminübersicht auch die Aktenzahl des jeweiligen Aktes auf und man kann mit einem Klick den betreffenden Akt öffnen um ihn zu bearbeiten.

== Allgemeines ==

* Bezeichnung (Pflichtfeld)
:mit dieser Bezeichnung wird die Aufgabe / der Termin später in Listen angezeigt
* Anmerkung
: zusätzliche Anmerkungen zur genaueren Angabe, was gemacht werden soll
* Status
** nicht aktiv: die Aufgabe scheint noch nicht in den Listen auf. Das kann ausgewählt werden, wenn für die Durchführung der Aufgabe vorher bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein müssen. So macht es z.B. keinen Sinn, wenn in einem Verlassenschaftsakt die Vermögensanfrage schon als Aufgabe aktiv ist, wenn noch gar keine Todesfallaufnahme stattgefunden hat.
** aktiv: der Standardfall; solche Aufgaben scheinen in Listen auf und sind zu erledigen.
** erledigt: die Aufgabe ist bereits erledigt; diese Erledigung kann jedoch auch wieder rückgängig gemacht werden (=die Aufgabe wieder auf den Status aktiv setzen)
* Priorität
: Auswahl zwischen den verschiedenen Prioritäten niedrig, mittel, hoch und "brennt"; die Prioritäten werden in der Aufgabenliste durch unterschiedliche Farben gekennzeichnet (niedrig = blau, normal = gelb, hoch = rot, brennt = hellrot)
* Nach Aktivierung
: Diese Position ist nur bei der Erstellung von [[Vorlagen für Standardaufgabenlisten|Standardaufgabenlisten]] sinnvoll. Dort kann man definieren, dass eine Aufgabe automatisch aktiv wird, wenn andere Aufgaben erledigt sind. Mit der Einstellung von "Nach Aktivierung" kann NovaNota für die Aufgabe dann entweder selbst ein Fälligkeitsdatum festlegen (x Werktage nach Aktivierung) oder den Benutzer nach dem Fälligkeitsdatum fragen
* Datum / Uhrzeit
: zu welchem Datum bzw. welcher Uhrzeit wird die Aufgabe fällig bzw. ist der Termin?
* x Werktage vor Fälligkeit mit Anzeige beginnen
: Wenn eine Aufgabe längere Zeit zur Erledigung in Anspruch nimmt möchte man vielleicht nicht am letzten Tag vor der Fälligkeit daran erinnert werden. Dann kann man hier die Anzahl Tage eintragen, die NovaNota bereits vor dem Fälligkeitsdatum mit der Anzeige beginnt. Beispiel: eine Frist ist am 11.08.; wenn hier "3" eingetragen wird, beginnt NovaNota schon ab 8.8. damit, die Aufgabe in der Aufgabenliste der heute zu erledigenden Aufgaben anzuzeigen
* Dokument
: Bei manchen Aufgaben gehört die Erstellung eines Dokuments zum Akt mit einer bestimmten Dokumentvorlage fast zwingend dazu (z.B. Todesfallaufnahme). Hier kann man aus der Liste der in NovaNota angelegten [[Vorlagen für Word-Dokumente|Word-Dokumentvorlagen]] eine Vorlage auswählen. Wenn man das tut wird später bei der Aufgabe in der Aktübersicht auch ein Link "Dokument erstellen" angezeigt. Wenn man auf den Link klickt, wird ein neues Dokument auf Basis der angegebenen Dokumentvorlage angelegt und die Aufgabe wird dann auch gleich auf "erledigt" gesetzt.
* Erledigungsvermerk
: Bei manchen Aufgaben ist es von Interesse, ob bei der Erledigung einer Aufgabe irgendetwas besonders zu vermerken ist. Mit dem Erledigungsvermerk kann vom Benutzer bei der Erledigung ein entsprechender Textvermerk eingegeben werden. Dabei kann man wählen, ob NovaNota so einen Erledigungsvermerk nicht anbietet ("nie"), ihn erzwingt ("immer"), oder danach fragt ("fallweise")
* Tarifeintrag bei Erledigung
:Sehr oft bedeutet die Erledigung einer Aufgabe auch eine kostenpflichtige Leistung, die im Kostenverzeichnis des Aktes vermerkt werden sollte. Anstatt diese Leistungserfassung jedes mal selbst vornehmen zu müssen, kann man auch gleich bei der Erledigung der Aufgabe von NovaNota automatisch einen Eintrag im Kostenverzeichnis machen lassen. Welcher Kostenverzeichniseintrag das sein soll, kann hier eingestellt werden. Es stehen die einzelnen [[Vordefinierte Tarifprogrammeinträge|vordefinierten Tarifprogrammeinträge]] zur Auswahl.

== Anzeige ==

Diese Registerkarte ist nur bei Terminen sichtbar.

Es kann die Farbe als Verlauf für den oberen Bereich der Terminanzeige als auch als Verlauf für den unteren (Anmerkungs-)Bereich der Terminanzeige getrennt gewählt werden, indem man auf die (normalerweise weißen) Kästchen klickt. Auch die zu verwendende Schrift kann eingestellt werden.

Damit diese Einstellungen nicht für jeden Termin erneut vorgenommen werden müssen, sollte man am besten [[Vorlagen für Termine|Terminvorlagen]] verwenden. So hat es sich z.B. bewährt, Kanzleitermine von Auswärtsterminen farblich zu trennen oder den verschiedenen Juristen einer Kanzlei auch verschiedene Farben zu geben.

Bitte beachten Sie einige [[Tipps für die Wahl von Terminfarben]].

== Zuständigkeit ==

In dieser Registerkarte kann man angeben, welche [[Benutzer]] oder [[Benutzergruppen]] für die Aufgabe zuständig sein sollen. Man kann dann bei der Anzeige der Aufgabenliste bzw. des Terminkalenders die Anzeige auf diejenigen Aufgaben / Termine von einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen eingeschränken. So sollen z.B. normalerweise im Sekretariat die Termine aller Juristen angezeigt werden während der einzelne Jurist im Normalfall nur die Termine sehen möchte, die ihn persönlich betreffen.

''ACHTUNG'': Wenn man keinen Benutzer und keine Benutzergruppe für die Zuständigkeit auswählt geht NovaNota davon aus, dass es sich um eine allgemeine Aufgabe bzw. einen allgemeinen Termin handelt, der für alle gilt. Damit wird diese Aufgabe / dieser Termin auch immer angezeigt.

== Wiederholungen ==

Diese Registerkarte ist nur bei Terminen sichtbar.

Hier können Sie Wiederholungen angeben. Mit dem Button "Hinzufügen" erscheint ein Formular, in dem Sie die Wiederholungsinformation angeben können. Sie können hier entweder ein fixes Datum eintragen oder auch eine Wiederholung der Form alle x Wochen / Monate / Jahre.

Diese Funktion lässt sich z.B. verwenden, um die wiederkehrenden Termine für Amtstage oder Steuerüberweisungen einzutragen ohne für jedes einzelne Datum einen eigenen Termin machen zu müssen.

== Aktivierungsregeln ==

Diese Registerkarte ist nur bei der Defintion von Aufgaben im Rahmen von [[Vorlagen für Standardaufgabenlisten|Standardaufgabenlisten]] sichtbar.

Mit Aktivierungsregeln kann angegeben werden, dass eine Aufgabe automatisch von "nicht aktiv" auf "aktiv" gesetzt wird, wenn bestimmte andere Aufgaben erledigt wurden. Dabei kann auch eingestellt werden, ob NovaNota die Aufgabe wirklich komplett selbständig aktiviert oder nachfragt, ob sie aktiviert werden soll. Für diese Nachfrage kann dem Benutzer auch eine "Entscheidungshilfe" angezeigt werden. So könnte es z.B. bei einer Standardaufgabenliste für Verlassenschaftsakten mehrere mögliche Aufgabenwege geben (Unterbleiben der Abhandlung, Überlassung an Zahlungsstatt, vollständige Durchführung). Mit der Entscheidungshilfe kann der Benutzer dann entscheiden, welche der möglichen weiteren Aufgaben wirklich aktiviert werden soll.

Tipps für die Wahl von Terminfarben

2011-08-04T04:53:23Z

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Mit den Möglichkeiten der Anzeige für [[Daten einer Aufgabe|Termine]], die auch in [[Vorlagen für Termine|Terminvorlagen]] voreingestellt werden können, kann man sowohl ansprechende als auch abschreckende Farbkombinationen erzeugen. Daher hier einige Tipps für die Wahl von Terminfarben.

* Wählen Sie Farbkombinationen mit einem hohen Kontrast, also z.B. Schwarz auf Weiß, Schwarz auf Gelb, etc.
* Wenn Sie einen dunklen Hintergrund gewählt haben ist die Schrift manchmal nicht mehr so gut lesbar. Versuchen Sie es dann mit einer fetten Schrift
* vermeiden Sie Signalfarben bzw. "knallige" Farben; auch ein Bordeaux-Rot ist als Rot durchaus erkennbar
* Verwenden Sie keine Serifenschriften (das sind die Schriften mit den kleinen "Hakserln", z.B. "Times New Roman"), denn in der Terminanzeige steht nicht besonders viel Platz zur Verfügung und die Serifenschriften sind bei kleiner Schrift oft nicht gut lesbar.
* Mischen Sie nicht zu viele Schriften. Das macht die Gesamtansicht optisch sehr unruhig.
* Wenden Sie die Möglichkeit der Farbverläufe sparsam oder gar nicht ein.

Vorlagen für Termine

2011-08-04T04:45:31Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „Termine werden im Modul Aufgaben und Termine im Terminkalender angezeigt. Dabei kann ein Termin auch farblich hervorgehoben werden. Der Weiteren kann beim Ter…“

Termine werden im Modul [[Aufgaben und Termine]] im Terminkalender angezeigt. Dabei kann ein Termin auch farblich hervorgehoben werden. Der Weiteren kann beim Termin angegeben werden, welche Personen dafür zuständig sind. Auf diese Weise können Termine auch zur gleichen Zeit stattfinden. Es müssen dann nur verschiedene Personen dafür zuständig sein.

Viele Kanzleien kombinieren diese beiden Funktionen, um den einzelnen Juristen jeweils unterschiedliche Terminfarben zuzuteilen. Auf diese Weise ist schon bei der Anzeige des Kalenders erkennbar, welcher Termin zu welchem Juristen gehört. Zusätzlich wird auch oft zwischen Terminen in der Kanzlei und Auswärtsterminen unterschieden und auch dafür werden unterschiedliche Farben verwendet.

Für alle diese Einstellungen können Sie Terminvorlagen anlegen.

Wählen Sie Einstellungen-Vorlagen-Terminvorlagen im Menü von NovaNota. Es erscheint dann eine Liste, in der Sie mit Hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen neue Terminvorlagen hinzufügen, bestehende Terminvorlagen bearbeiten und auch Terminvorlagen wieder entfernen können.

Eine Terminvorlage besteht aus den folgenden Elementen:
* Bezeichnung
: muss ausgefüllt werden; mit dieser Bezeichnung wird die Terminvorlage in den Listen angezeigt
* Vorgabetext für neue Termine
: dieser Text wird bei einem neuen Termin automatisch als Terminbezeichnung ausgefüllt. Kann auch leer sein.
* Farbe im oberen Bereich von - bis
: der gewünschte Farbverlauf für den oberen Bereich der Terminansicht, in dem die Terminbezeichnung steht
* Farbe im unteren Bereich von - bis
: der gewünschte Farbverlauf für den unteren Bereich der Terminansicht. Dieser untere Bereich ist nur sichtbar, wenn der Termin größer als eine Zelle in der Terminansicht ist.
* Schrift:
: die gewünschte Schrift und Schriftfarbe im oberen Bereich der Terminansicht
* Benutzer und Benutzergruppen
: hier können Sie gleich vorauswählen welche Benutzer bzw. Benutzergruppen als "zuständig" eingetragen werden sollen. Wenn Sie nichts auswählen müssen Sie das später bei der Anlage des Termins selbst machen oder der Termin ist automatisch für alle sichtbar

Bitte beachten Sie einige [[Tipps für die Wahl von Terminfarben]].

Sobald Sie das Formular mit OK verlassen haben wird die Terminvorlage in der Liste angezeigt. Die anderen Arbeitsplätze sehen diese neue Terminvorlage erst nach einem Neustart von NovaNota.

Wenn Sie eine bestehende Terminvorlage ändern, so werden die Farben aller Termine, die diese Terminvorlage verwenden auch angepasst.

Aufgaben und Termine

2011-08-04T04:35:58Z

T.sammern: /* Termin bearbeiten */

NovaNota verwaltet Aufgaben und Termine. Der Unterschied zwischen Aufgaben und Terminen ist, dass eine ''Aufgabe'' wie eine Frist angesehen werden kann, d.h. die Aufgabe hat ein Fälligkeitsdatum und bleibt so lange in der Aufgabenliste angezeigt, bis die Aufgabe als erledigt markiert wird. Ein ''Termin'' hat Datum/Uhrzeit und normalerweise auch eine Dauer. Termine werden im Terminkalender angezeigt.

Sowohl Aufgaben als auch Termine können auch mit Akten verbunden werden. Man sieht dann gleich in der Aktenübersicht, welche Aufgaben und Termine es zu diesem Akt gibt ("Aktenspiegel"). Umgekehrt kann man von der allgemeinen Aufgabenliste und dem Terminkalender auch den Akt öffnen, der mit einer Aufgabe bzw. einem Termin verbunden ist.

== Anzeige der Aufgabenliste ==

Wählen Sie "Modul"-"Aufgaben und Termine" und dort den Karteireiter "Aufgaben". Normalerweise werden alle fälligen Aufgaben bis zum angegebenen Stichtag angezeigt. Sie können aber auch andere Kriterien angeben (Button "Filter"), nach einem Text suchen oder einen anderen Zeitraum angeben. Um eine Textsuche oder eine Zeitraum-Suche durchzuführen klicken Sie nach der Eingabe der Kriterien auf "Suchen".

In den [[Persönliche Einstellungen|Persönlichen Einstellungen]] können Sie einstellen, dass NovaNota beim Programmstart zuerst in die Aufgabenliste wechselt, damit Sie gleich am Tagesbeginn eine Übersicht über die fälligen Aufgaben haben. Ebenso können Sie dort angeben, wessen Aufgaben normalerweise angezeigt werden sollen.

== Anzeige des Terminkalenders ==

Wählen Sie "Modul"-"Aufgaben und Termine" und dort den Karteireiter "Termine". Der Terminkalender zeigt zu Anfang die aktuelle Kalenderwoche.

Mit den Buttons "<" und ">" können Sie eine Woche zurück bzw. weiter springen. Statt durch Klicken auf die Buttons können Sie auch die Tastenkombination Strg+> bzw. Strg+< verwenden. Mit einem Klick auf "Heute" springen Sie zur aktuellen Kalenderwoche zurück (Strg+H). Der Button "Filter" erlaubt die Einschränkung der Anzeige auf die Termine von bestimmten Benutzern oder schaltet auch die Anzeige von bereits erledigten Terminen ein und aus.

Sie können auch direkt zu einem Datum springen, indem Sie das Datum in das Datumsfeld zwischen den grünen Pfeilbuttons eingeben und mit der Tabulatortaste das Feld verlassen.

Mit den Buttons "W" und "T" schalten sie zwischen Wochenansicht ("W") und Tagesansicht ("T") hin und her. Das Programm zeigt auch feste und bewegliche Feiertage im Terminkalender an und warnt Sie, wenn Sie irrtümlich einen Termin an einem dieser Tage eintragen würden.

In den [[Persönliche Einstellungen|Persönlichen Einstellungen]] können Sie einstellen, dass NovaNota beim Programmstart zuerst in den Terminkalender wechselt, damit Sie gleich am Tagesbeginn über die heute anstehenden Termine Bescheid wissen. Ebenso können Sie dort angeben, wessen Termine normaleweise angezeigt werden sollen.

== Neue Aufgabe anlegen ==

Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten müssen Sie sich zuerst die Frage stellen, ob die Aufgabe zu einem Akt gehört oder von einem Akt unabhängig ist (z.B. das Abführen von Steuern, o.ä).

=== Neue Aufgabe bei einem Akt anlegen ===

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
'''Möglichkeit 1:'''

* Öffnen Sie den Akt
* Wählen Sie im Menü "Akt" den Befehl "Aktenspiegel/Aufgaben/Termine" oder klicken Sie auf den Button "Aktenspiegel" über der Aktübersicht und anschließend den Link "Aufgaben und Aktenspiegel" in der Aktübersicht.

Sie sehen nun eine Liste der Aufgaben, die bereits beim Akt angelegt sind. Mit "Hinzufügen" können Sie eine neue Aufgabe anlegen. Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit "OK" bzw. "Schließen" verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Übersicht angezeigt.

'''Möglichkeit 2:'''

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Im Aufgabenformular sehen Sie auch einen Button "mit Akt verbinden". Falls gerade ein Akt geöffnet sein sollte bietet NovaNota an, dass die Aufgabe mit dem aktuellen Akt verbunden wird. Alternativ kann man die Aufgabe auch mit einem beliebigen anderen Akt verbinden.

=== Neue von einem Akt unabhängige Aufgabe anlegen ===

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit OK verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Liste angezeigt.

== Neuen Termin anlegen ==

Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten müssen Sie sich zuerst die Frage stellen, ob die Aufgabe zu einem Akt gehört oder von einem Akt unabhängig ist (z.B. das Abführen von Steuern, o.ä).

=== Neuen Termin bei einem Akt anlegen ===

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

'''Möglichkeit 1:'''

* Öffnen Sie den Akt
* Wählen Sie im Menü "Akt" den Befehl "Aktenspiegel/Aufgaben/Termine" oder klicken Sie auf den Button "Aktenspiegel" über der Aktübersicht und anschließend den Link "Aufgaben und Aktenspiegel" in der Aktübersicht.

Sie sehen nun eine Liste der Aufgaben und Termine, die bereits beim Akt angelegt sind. Mit "Hinzufügen" können Sie einen neuen Termin anlegen. Die [[Daten einer Aufgabe|Daten eines Termins]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit "OK" bzw. "Schließen" verlassen haben, wird der neue Termin in der Übersicht und auch im Terminkalender angezeigt.

'''Möglichkeit 2:'''

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Termine" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe|Daten eines Termins]] können sehr umfangreich sein. Im Terminformular sehen Sie auch einen Button "mit Akt verbinden". Falls gerade ein Akt geöffnet sein sollte bietet NovaNota an, dass der Termin mit dem aktuellen Akt verbunden wird. Alternativ kann man den Termin auch mit einem beliebigen anderen Akt verbinden.

=== Neue von einem Akt unabhängige Aufgabe anlegen ===

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit OK verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Liste angezeigt.

== Aufgabe bearbeiten ==

Um eine Aufgabe zu bearbeiten doppelklicken Sie sie einfach in der Aufgabenliste bzw. öffnen Sie den Akt und gehen Sie in den Aktenspiegel des Aktes. Dort können Sie die Aufgabe auch doppelklicken. Das dann erscheinende Formular ist identisch mit den [[Daten einer Aufgabe]].

== Termin bearbeiten ==

Um einen Termin zu bearbeiten doppelklicken Sie ihn einfach im Terminkalender bzw. öffnen Sie den Akt und gehen Sie in den Aktenspiegel des Aktes. Dort können Sie den Termin auch doppelklicken. Das dann erscheinende Formular ist identisch mit den [[Daten einer Aufgabe]].

Ein Termin kann auch mit der Maus innerhalb der angezeigten Woche verschoben bzw. kann durch Ziehen am Beginn oder am Ende des Termins die Dauer geändert werden. Diese Änderungen werden auch automatisch in der Terminanmerkung mitprotokolliert, damit man eine versehentliche Verschiebung auch wieder rückgängig machen kann.

Die Möglichkeit zur Verschiebung des Termins mit der Maus können Sie in den [[Globale Einstellungen|Globalen Einstellungen]] von NovaNota unterbinden.

== Standardaufgabenlisten ==

Bei vielen Akten sind die durchzuführenden Aufgaben immer die gleichen, z.B. Aufgaben in einem typischen Verlassenschaftsakt, in einem typischen Kaufvertrag, etc.

Damit man diese Aufgaben nicht bei jedem neuen Akt einzeln eingeben muss kann man sich sogenannte [[Standardaufgabenlisten]] anlegen, die man dann bei einem Akt einfach aufrufen kann.

Aufgaben und Termine

2011-08-04T04:30:00Z

T.sammern:

NovaNota verwaltet Aufgaben und Termine. Der Unterschied zwischen Aufgaben und Terminen ist, dass eine ''Aufgabe'' wie eine Frist angesehen werden kann, d.h. die Aufgabe hat ein Fälligkeitsdatum und bleibt so lange in der Aufgabenliste angezeigt, bis die Aufgabe als erledigt markiert wird. Ein ''Termin'' hat Datum/Uhrzeit und normalerweise auch eine Dauer. Termine werden im Terminkalender angezeigt.

Sowohl Aufgaben als auch Termine können auch mit Akten verbunden werden. Man sieht dann gleich in der Aktenübersicht, welche Aufgaben und Termine es zu diesem Akt gibt ("Aktenspiegel"). Umgekehrt kann man von der allgemeinen Aufgabenliste und dem Terminkalender auch den Akt öffnen, der mit einer Aufgabe bzw. einem Termin verbunden ist.

== Anzeige der Aufgabenliste ==

Wählen Sie "Modul"-"Aufgaben und Termine" und dort den Karteireiter "Aufgaben". Normalerweise werden alle fälligen Aufgaben bis zum angegebenen Stichtag angezeigt. Sie können aber auch andere Kriterien angeben (Button "Filter"), nach einem Text suchen oder einen anderen Zeitraum angeben. Um eine Textsuche oder eine Zeitraum-Suche durchzuführen klicken Sie nach der Eingabe der Kriterien auf "Suchen".

In den [[Persönliche Einstellungen|Persönlichen Einstellungen]] können Sie einstellen, dass NovaNota beim Programmstart zuerst in die Aufgabenliste wechselt, damit Sie gleich am Tagesbeginn eine Übersicht über die fälligen Aufgaben haben. Ebenso können Sie dort angeben, wessen Aufgaben normalerweise angezeigt werden sollen.

== Anzeige des Terminkalenders ==

Wählen Sie "Modul"-"Aufgaben und Termine" und dort den Karteireiter "Termine". Der Terminkalender zeigt zu Anfang die aktuelle Kalenderwoche.

Mit den Buttons "<" und ">" können Sie eine Woche zurück bzw. weiter springen. Statt durch Klicken auf die Buttons können Sie auch die Tastenkombination Strg+> bzw. Strg+< verwenden. Mit einem Klick auf "Heute" springen Sie zur aktuellen Kalenderwoche zurück (Strg+H). Der Button "Filter" erlaubt die Einschränkung der Anzeige auf die Termine von bestimmten Benutzern oder schaltet auch die Anzeige von bereits erledigten Terminen ein und aus.

Sie können auch direkt zu einem Datum springen, indem Sie das Datum in das Datumsfeld zwischen den grünen Pfeilbuttons eingeben und mit der Tabulatortaste das Feld verlassen.

Mit den Buttons "W" und "T" schalten sie zwischen Wochenansicht ("W") und Tagesansicht ("T") hin und her. Das Programm zeigt auch feste und bewegliche Feiertage im Terminkalender an und warnt Sie, wenn Sie irrtümlich einen Termin an einem dieser Tage eintragen würden.

In den [[Persönliche Einstellungen|Persönlichen Einstellungen]] können Sie einstellen, dass NovaNota beim Programmstart zuerst in den Terminkalender wechselt, damit Sie gleich am Tagesbeginn über die heute anstehenden Termine Bescheid wissen. Ebenso können Sie dort angeben, wessen Termine normaleweise angezeigt werden sollen.

== Neue Aufgabe anlegen ==

Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten müssen Sie sich zuerst die Frage stellen, ob die Aufgabe zu einem Akt gehört oder von einem Akt unabhängig ist (z.B. das Abführen von Steuern, o.ä).

=== Neue Aufgabe bei einem Akt anlegen ===

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
'''Möglichkeit 1:'''

* Öffnen Sie den Akt
* Wählen Sie im Menü "Akt" den Befehl "Aktenspiegel/Aufgaben/Termine" oder klicken Sie auf den Button "Aktenspiegel" über der Aktübersicht und anschließend den Link "Aufgaben und Aktenspiegel" in der Aktübersicht.

Sie sehen nun eine Liste der Aufgaben, die bereits beim Akt angelegt sind. Mit "Hinzufügen" können Sie eine neue Aufgabe anlegen. Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit "OK" bzw. "Schließen" verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Übersicht angezeigt.

'''Möglichkeit 2:'''

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Im Aufgabenformular sehen Sie auch einen Button "mit Akt verbinden". Falls gerade ein Akt geöffnet sein sollte bietet NovaNota an, dass die Aufgabe mit dem aktuellen Akt verbunden wird. Alternativ kann man die Aufgabe auch mit einem beliebigen anderen Akt verbinden.

=== Neue von einem Akt unabhängige Aufgabe anlegen ===

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit OK verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Liste angezeigt.

== Neuen Termin anlegen ==

Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten müssen Sie sich zuerst die Frage stellen, ob die Aufgabe zu einem Akt gehört oder von einem Akt unabhängig ist (z.B. das Abführen von Steuern, o.ä).

=== Neuen Termin bei einem Akt anlegen ===

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

'''Möglichkeit 1:'''

* Öffnen Sie den Akt
* Wählen Sie im Menü "Akt" den Befehl "Aktenspiegel/Aufgaben/Termine" oder klicken Sie auf den Button "Aktenspiegel" über der Aktübersicht und anschließend den Link "Aufgaben und Aktenspiegel" in der Aktübersicht.

Sie sehen nun eine Liste der Aufgaben und Termine, die bereits beim Akt angelegt sind. Mit "Hinzufügen" können Sie einen neuen Termin anlegen. Die [[Daten einer Aufgabe|Daten eines Termins]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit "OK" bzw. "Schließen" verlassen haben, wird der neue Termin in der Übersicht und auch im Terminkalender angezeigt.

'''Möglichkeit 2:'''

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Termine" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe|Daten eines Termins]] können sehr umfangreich sein. Im Terminformular sehen Sie auch einen Button "mit Akt verbinden". Falls gerade ein Akt geöffnet sein sollte bietet NovaNota an, dass der Termin mit dem aktuellen Akt verbunden wird. Alternativ kann man den Termin auch mit einem beliebigen anderen Akt verbinden.

=== Neue von einem Akt unabhängige Aufgabe anlegen ===

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit OK verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Liste angezeigt.

== Aufgabe bearbeiten ==

Um eine Aufgabe zu bearbeiten doppelklicken Sie sie einfach in der Aufgabenliste bzw. öffnen Sie den Akt und gehen Sie in den Aktenspiegel des Aktes. Dort können Sie die Aufgabe auch doppelklicken. Das dann erscheinende Formular ist identisch mit den [[Daten einer Aufgabe]].

== Termin bearbeiten ==

Um einen Termin zu bearbeiten doppelklicken Sie ihn einfach im Terminkalender bzw. öffnen Sie den Akt und gehen Sie in den Aktenspiegel des Aktes. Dort können Sie den Termin auch doppelklicken. Das dann erscheinende Formular ist identisch mit den [[Daten einer Aufgabe]].

== Standardaufgabenlisten ==

Bei vielen Akten sind die durchzuführenden Aufgaben immer die gleichen, z.B. Aufgaben in einem typischen Verlassenschaftsakt, in einem typischen Kaufvertrag, etc.

Damit man diese Aufgaben nicht bei jedem neuen Akt einzeln eingeben muss kann man sich sogenannte [[Standardaufgabenlisten]] anlegen, die man dann bei einem Akt einfach aufrufen kann.

Daten einer Aufgabe

2011-07-30T17:19:19Z

T.sammern:

NovaNota kann in einem eigenen Programmbereich [[Aufgaben und Termine]] verwalten. Diese beiden Dinge sind für NovaNota relativ ähnlich, weshalb auch das gleiche Formular zur Eingabe von Daten von Aufgaben und Terminen verwendet wird.

[[image:aufgabendaten.png]]

Je nachdem, ob es sich um eine Aufgabe (keine Uhrzeitangabe, also wie eine Frist) oder um einen Termin (mit Uhrzeitangabe) handelt, werden unterschiedliche Registerkarten eingeblendet.

Im oberen Bereich des Formulars stellen Sie ein, ob Sie eine Aufgabe oder einen Termin eintragen möchten. Bei Terminen haben Sie auch die Möglichkeit eine [[Vorlagen für Termine|Terminvorlage]] auszuwählen und mit den Button "Anwenden" auf den aktuellen Termin anzuwenden. Dadurch lassen sich gleich häufig benötigte Einstellungen wie das Aussehen des Termins oder die Zuständigkeiten mit einem Klick einrichten.

Im unteren Bereich des Formulars kann man mit dem Button "Mit Akt verbinden" die Aufgabe / den Termin auch mit einem Akt verbinden. In der Aktübersicht des jeweiligen Aktes scheint dann die Aufgabe / der Termin auf. Das ist praktisch, wenn man auch ohne Durchsicht des Handaktes nach langer Zeit noch feststellen möchte, wann Besprechungstermine oder Fristen waren. Umgekehrt scheint in der Aufgabenliste bzw. der Terminübersicht auch die Aktenzahl des jeweiligen Aktes auf und man kann mit einem Klick den betreffenden Akt öffnen um ihn zu bearbeiten.

== Allgemeines ==

* Bezeichnung (Pflichtfeld)
:mit dieser Bezeichnung wird die Aufgabe / der Termin später in Listen angezeigt
* Anmerkung
: zusätzliche Anmerkungen zur genaueren Angabe, was gemacht werden soll
* Status
** nicht aktiv: die Aufgabe scheint noch nicht in den Listen auf. Das kann ausgewählt werden, wenn für die Durchführung der Aufgabe vorher bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein müssen. So macht es z.B. keinen Sinn, wenn in einem Verlassenschaftsakt die Vermögensanfrage schon als Aufgabe aktiv ist, wenn noch gar keine Todesfallaufnahme stattgefunden hat.
** aktiv: der Standardfall; solche Aufgaben scheinen in Listen auf und sind zu erledigen.
** erledigt: die Aufgabe ist bereits erledigt; diese Erledigung kann jedoch auch wieder rückgängig gemacht werden (=die Aufgabe wieder auf den Status aktiv setzen)
* Priorität
: Auswahl zwischen den verschiedenen Prioritäten niedrig, mittel, hoch und "brennt"; die Prioritäten werden in der Aufgabenliste durch unterschiedliche Farben gekennzeichnet (niedrig = blau, normal = gelb, hoch = rot, brennt = hellrot)
* Nach Aktivierung
: Diese Position ist nur bei der Erstellung von [[Vorlagen für Standardaufgabenlisten|Standardaufgabenlisten]] sinnvoll. Dort kann man definieren, dass eine Aufgabe automatisch aktiv wird, wenn andere Aufgaben erledigt sind. Mit der Einstellung von "Nach Aktivierung" kann NovaNota für die Aufgabe dann entweder selbst ein Fälligkeitsdatum festlegen (x Werktage nach Aktivierung) oder den Benutzer nach dem Fälligkeitsdatum fragen
* Datum / Uhrzeit
: zu welchem Datum bzw. welcher Uhrzeit wird die Aufgabe fällig bzw. ist der Termin?
* x Werktage vor Fälligkeit mit Anzeige beginnen
: Wenn eine Aufgabe längere Zeit zur Erledigung in Anspruch nimmt möchte man vielleicht nicht am letzten Tag vor der Fälligkeit daran erinnert werden. Dann kann man hier die Anzahl Tage eintragen, die NovaNota bereits vor dem Fälligkeitsdatum mit der Anzeige beginnt. Beispiel: eine Frist ist am 11.08.; wenn hier "3" eingetragen wird, beginnt NovaNota schon ab 8.8. damit, die Aufgabe in der Aufgabenliste der heute zu erledigenden Aufgaben anzuzeigen
* Dokument
: Bei manchen Aufgaben gehört die Erstellung eines Dokuments zum Akt mit einer bestimmten Dokumentvorlage fast zwingend dazu (z.B. Todesfallaufnahme). Hier kann man aus der Liste der in NovaNota angelegten [[Vorlagen für Word-Dokumente|Word-Dokumentvorlagen]] eine Vorlage auswählen. Wenn man das tut wird später bei der Aufgabe in der Aktübersicht auch ein Link "Dokument erstellen" angezeigt. Wenn man auf den Link klickt, wird ein neues Dokument auf Basis der angegebenen Dokumentvorlage angelegt und die Aufgabe wird dann auch gleich auf "erledigt" gesetzt.
* Erledigungsvermerk
: Bei manchen Aufgaben ist es von Interesse, ob bei der Erledigung einer Aufgabe irgendetwas besonders zu vermerken ist. Mit dem Erledigungsvermerk kann vom Benutzer bei der Erledigung ein entsprechender Textvermerk eingegeben werden. Dabei kann man wählen, ob NovaNota so einen Erledigungsvermerk nicht anbietet ("nie"), ihn erzwingt ("immer"), oder danach fragt ("fallweise")
* Tarifeintrag bei Erledigung
:Sehr oft bedeutet die Erledigung einer Aufgabe auch eine kostenpflichtige Leistung, die im Kostenverzeichnis des Aktes vermerkt werden sollte. Anstatt diese Leistungserfassung jedes mal selbst vornehmen zu müssen, kann man auch gleich bei der Erledigung der Aufgabe von NovaNota automatisch einen Eintrag im Kostenverzeichnis machen lassen. Welcher Kostenverzeichniseintrag das sein soll, kann hier eingestellt werden. Es stehen die einzelnen [[Vordefinierte Tarifprogrammeinträge|vordefinierten Tarifprogrammeinträge]] zur Auswahl.

== Anzeige ==

Diese Registerkarte ist nur bei Terminen sichtbar.

Es kann die Farbe als Verlauf für den oberen Bereich der Terminanzeige als auch als Verlauf für den unteren (Anmerkungs-)Bereich der Terminanzeige getrennt gewählt werden, indem man auf die (normalerweise weißen) Kästchen klickt. Auch die zu verwendende Schrift kann eingestellt werden.

Damit diese Einstellungen nicht für jeden Termin erneut vorgenommen werden müssen, sollte man am besten [[Vorlagen für Termine|Terminvorlagen]] verwenden. So hat es sich z.B. bewährt, Kanzleitermine von Auswärtsterminen farblich zu trennen oder den verschiedenen Juristen einer Kanzlei auch verschiedene Farben zu geben.

== Zuständigkeit ==

In dieser Registerkarte kann man angeben, welche [[Benutzer]] oder [[Benutzergruppen]] für die Aufgabe zuständig sein sollen. Man kann dann bei der Anzeige der Aufgabenliste bzw. des Terminkalenders die Anzeige auf diejenigen Aufgaben / Termine von einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen eingeschränken. So sollen z.B. normalerweise im Sekretariat die Termine aller Juristen angezeigt werden während der einzelne Jurist im Normalfall nur die Termine sehen möchte, die ihn persönlich betreffen.

''ACHTUNG'': Wenn man keinen Benutzer und keine Benutzergruppe für die Zuständigkeit auswählt geht NovaNota davon aus, dass es sich um eine allgemeine Aufgabe bzw. einen allgemeinen Termin handelt, der für alle gilt. Damit wird diese Aufgabe / dieser Termin auch immer angezeigt.

== Wiederholungen ==

Diese Registerkarte ist nur bei Terminen sichtbar.

Hier können Sie Wiederholungen angeben. Mit dem Button "Hinzufügen" erscheint ein Formular, in dem Sie die Wiederholungsinformation angeben können. Sie können hier entweder ein fixes Datum eintragen oder auch eine Wiederholung der Form alle x Wochen / Monate / Jahre.

Diese Funktion lässt sich z.B. verwenden, um die wiederkehrenden Termine für Amtstage oder Steuerüberweisungen einzutragen ohne für jedes einzelne Datum einen eigenen Termin machen zu müssen.

== Aktivierungsregeln ==

Diese Registerkarte ist nur bei der Defintion von Aufgaben im Rahmen von [[Vorlagen für Standardaufgabenlisten|Standardaufgabenlisten]] sichtbar.

Mit Aktivierungsregeln kann angegeben werden, dass eine Aufgabe automatisch von "nicht aktiv" auf "aktiv" gesetzt wird, wenn bestimmte andere Aufgaben erledigt wurden. Dabei kann auch eingestellt werden, ob NovaNota die Aufgabe wirklich komplett selbständig aktiviert oder nachfragt, ob sie aktiviert werden soll. Für diese Nachfrage kann dem Benutzer auch eine "Entscheidungshilfe" angezeigt werden. So könnte es z.B. bei einer Standardaufgabenliste für Verlassenschaftsakten mehrere mögliche Aufgabenwege geben (Unterbleiben der Abhandlung, Überlassung an Zahlungsstatt, vollständige Durchführung). Mit der Entscheidungshilfe kann der Benutzer dann entscheiden, welche der möglichen weiteren Aufgaben wirklich aktiviert werden soll.

Datei:Aufgabendaten.png

2011-07-30T14:51:45Z

T.sammern:

Daten einer Aufgabe

2011-07-30T14:47:47Z

T.sammern:

Daten einer Aufgabe

2011-07-30T14:47:33Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „NovaNota kann in einem eigenen Programmbereich Aufgaben und Termine verwalten. Diese beiden Dinge sind für NovaNota relativ ähnlich, weshalb auch das gleich…“

Persönliche Einstellungen

2011-07-30T14:38:36Z

T.sammern:

Jeder [[Benutzer]] hat die Möglichkeit, eigene Einstellungen vorzugeben, die nur aktiv sind, wenn er selbst angemeldet ist.

Die persönlichen Einstellungen werden in NovaNota im Menü unter ''Einstellungen''-''Persönliche Einstellungen'' vorgenommen.

'''NovaNota beginnen mit'''
:gibt den Programmteil an, der nach dem Starten von NovaNota angezeigt werden soll. Normalerweise ist das die Aktenübersicht.

'''Auswahl für Termin/Aufgabensuche'''
:hier kann der Benutzer angeben, welche Aufgaben und Termine angezeigt werden sollen. Das wird über die zwei Listen darunter (Liste der [[Benutzer]] und der [[Benutzergruppen]]) erreicht. Markieren Sie die Benutzer bzw. Benutzergruppen, deren Aufgaben oder Termine sie sehen wollen.
::''Aufgabensuche'': die Vor-Auswahl für die Suche in der Aufgabenliste
::''Terminkalender'': die Vor-Auswahl für die Suche im Terminkalender (Wochenansicht)
::''Tageskalender Nr.2'': wenn beim Terminkalender die Tagesansicht gewählt wird, wird eine zusätzliche Spalte mit den Terminen für diese Auswahl angezeigt
::''Tageskalender Nr.3'' bis ''Tageskalender Nr. 5'':weitere Spalten für die Tageskalender

Auf diese Weise kann die Tagesanzeige im Terminkalender z.B. so konfiguriert werden, dass man in der ersten Spalte (''Terminkalender'') die eigenen Termine sieht (=eigenen Benutzernamen aus der Liste auswählen), in der zweiten Spalte (''Tageskalender Nr.2'') die Termine von Notar A (=Benutzer "Notar A" auswählen), in der dritten Spalte (''Tageskalender Nr.3'') die Termine von Mag. B (=Benutzer "Mag. B" auswählen) und in der vierten Spalte (''Tageskalender Nr.4'') die Termine der Sekretariatsgruppe (=Benutzergruppe "Sekretariat" auswählen).

'''Standardansicht beim Terminkalender'''
:wählen Sie, ob Sie mit dem Terminkalender normalerweise in der Tages- oder in der Wochenansicht arbeiten möchten

'''bei Wochenansicht immer 7 Tage zeigen'''
:normalerweise zeigt die Wochenansicht des Terminkalenders nur die Werktage Montag-Freitag. Wenn in der Woche Termine am Samstag oder Sonntag eingetragen sind, wird die Wochenansicht automatisch auf diese Tage erweitert. Wenn Sie aber immer die 7-Tages-Ansicht haben möchten, schalten Sie diese Option ein.

'''Standard-Aufgabenvorlage'''
:gibt an, ob und welche Vorlage für Aufgaben und Termine bei der Eingabe eines neuen Termins verwendet werden soll. Wenn man z.B. Vorlagen für die jeweiligen Juristen, vielleicht getrennt nach Kanzlei- oder Auswärtstermin definiert hat, könnten sich die Juristen in ihren persönlichen Einstellungen gleich eine entsprechende Terminvorlage auswählen.

'''Cyberdoc07-Benutzername''' und '''Cyberdoc07-Passwort'''
:derzeit nicht verwendet

'''Aktualisierung des Rückruf-Symbols nach xxx Minuten'''
:-1 = Übernahme aus den [[Globalen Einstellungen]]; 0=keine automatische Aktualisierung; Wert >0: Anzahl Minuten bis zur Aktualisierung.

''Aktualisierung des Kalenders nach xxx Minuten'''
:-1 = Übernahme aus den [[Globalen Einstellungen]]; 0=keine automatische Aktualisierung; Wert >0: Anzahl Minuten bis zur Aktualisierung.

''Aktualisierung von Outlook nach xxx Minuten'''
:-1 = Übernahme aus den [[Globalen Einstellungen]]; 0=keine automatische Aktualisierung; Wert >0: Anzahl Minuten bis zur Aktualisierung.
Die Outlook-Synchronisierung muss nach der Anmeldung einmal manuell gestartet werden, damit sie dann in weiterer Folge automatisch ablaufen kann. Diese Einschränkung wurde eingebaut, damit man nicht irrtümlich auf einem anderen PC mit einem anderen Outlook-Profil synchronisiert.

''Beim Programmstart auf zu mahnende Rechnungen prüfen''
:wenn diese Option aktiviert ist, prüft NovaNota bei einer Anmeldung dieses Benutzers automatisch beim Starten des Programms, ob es zu mahnende Rechnungen gibt. Falls es zu mahnende Rechnungen gibt, wird eine entsprechende Meldung mit der Anzahl der zu mahnenden Rechnungen ausgegeben.

Erstellung von Rechnungsdokumenten

2011-07-28T04:49:49Z

T.sammern:

Dokumentvorlagen für die Rechnungserstellung können sehr einfach erstellt werden. Es genügt die Angabe von Platzhaltern in eckigen Klammern, z.B. [Rechnungszahl]. Wenn die Vorlage dann für ein neues Dokument verwendet wird und das Makro "Rechnungsdokument" aufgerufen wird, werden die Platzhalter mit den Werten aus der aktuellen Rechnung gefüllt.

Die Schritte sind also:
* Erstellen einer neuen Dokumentvorlage in Microsoft Word
* Einbauen der Platzhalter an den gewünschten Stellen
* Speichern der Dokumentvorlage auf dem Server
* Schließen der Dokumentvorlage
* Anlegen der Dokumentvorlage in der NovaNota-Vorlagenverwaltung [[Vorlagen für Word-Dokumente]] mit Angabe von "Rechnungsdokument" bei "Makro nach Dokumenterstellung"

Es gibt eine ganze Anzahl von Platzhaltern, die für Rechnungen verwendet werden können. Für eine Liste der Platzhalter, öffnen Sie eine beliebige Rechnung in NovaNota und geben Sie in einem Word-Dokument folgendes ein:

''<xml:AktuelleRechnung:>''

Wählen sie anschließend in der Symbolleiste den Button "Textautomatisierung" und dann "Daten aus Akt übernehmen". Es öffnet sich anschließend ein Fenster von Microsoft Internet Explorer, in dem die Rechnungsdaten als XML-Daten angezeigt werden. Alle Werte unterhalb von ''<Rechnung>'' bis ''</Rechnung>'' sind als Platzhalter verwendbar. Es muss nur der Name des Platzhalters in eckige Klammern gesetzt werden, z.B. [SummeVerdienst].

Es gibt einige besondere Platzhalter, die nicht in der XML-Datei enthalten sind:
* [Zahlungsinformation]
:an dieser Position wird dann der AutoText ''Bankdaten'' eingefügt und es wird nach dem Bankkonto gefragt, für das Überweisungsinformationen eingefügt werden sollen. Dieser Autotext kann auch selbst wieder Platzhalter enthalten: [Kontonummer], [BLZ], [Bankname], [
:wenn die Rechnung bereits bezahlt ist, wird der AutoText ''Barzahlung'' eingefügt (z.B. "Betrag dankend erhalten.")
* [Aktenzahl]
:Aktenzahl, wenn es eine Rechnung zu einem Akt ist.
* [AktenzahlNichtNull]
:Wie [Aktenzahl]; wenn es keine Rechnung zu einem Akt ist, wird die gesamte Zeile gelöscht.
* [namenskuerzel]
:das Namenskürzel des aktuellen Benutzers
* [Rechnungszahl]
:ein Synonym für [RZGesamt] (=Rechnungszahl)
* [UstSatzNullStellen]
:der Umsatzsteuersatz ohne Kommastellen
* [Kundendaten]
:Verbindung von Rechnungsjahr und Rechnungsnummer (auf 5 Stellen aufgefüllt), z.B. "201000345"). Das kann z.B. für die Überweisungsinformation auf Zahlscheinen verwendet werden.
* [Rechnungspositionen]
:Die Rechnungspositionen der aktuellen Rechnung. Es werden die Verdienst-Beträge geschrieben. Die Positionen müssen dafür >0 sein.
* [Rechnungspositionen2]
:Wie [Rechnungspositionen], jedoch werden auch Positionen geschrieben, die den Wert 0 haben.
* [Pauschalermaessigt]
:Wenn der pauschalermäßigte Betrag gleich der Summe der Verdienste ist, wird diese Zeile gelöscht.
* [Pauschalermaessigt2]
:Wie [Pauschalermaessigt], jedoch wird die Zeile nicht gelöscht.
* [BereitsBezahlt]
:Der bereits bezahlte Betrag; wenn der Betrag 0 ist, wird die Zeile gelöscht.
* [SummeGebuehrenNichtNull]
:Die Summe der steuerfreien Gebühren. Wenn das 0 ist, wird die Zeile gelöscht.
* [SummeBarNichtNull]
:Die Summe der Barauslagen. Wenn das 0 ist, wird die Zeile gelöscht.
* [NochOffen]
:Der noch offene Betrag. Wenn nichts mehr offen ist, wird die Zeile gelöscht.
* [Urkundenbezeichnung]
:Wenn die Rechnung zu einer BRZ gehört, enthält dieser Platzhalter die Urkundenbezeichnung der BRZ.
* [RPX-FELDNAME] (X ist ein Wert zwischen 1 und der Anzahl der Rechnungspositionen der Rechnung)
:Schreibt den Wert von Platzhalter [FELDNAME] von Rechnungsposition Nr. X
* [RL-X] (X ist ein Wert zwischen 1 und der Anzahl der Rechnungspositionen der Rechnung)
:Schreibt den Wert von Platzhalter [FELDNAME] von Rechnungsposition Nr. X; wenn der Netto-Betrag 0 ist, wird die ganze Zeile gelöscht.
* [NachlassProzent]
:Der Nachlass auf den Verdienst laut Tarif in Prozent mit zwei Nachkommastellen.
* [NachlassProzentNullStellen]
:Wie [NachlassProzent], aber ohne Nachkommastellen.
* [NachlassBetrag]
:Der Nachlass als absoluter Betrag. Wenn der Betrag 0 ist, wird die Zeile gelöscht.
* [NachlassBetrag2]
:Wie [NachlassBetrag], aber die Zeile wird nicht gelöscht, wenn der Betrag 0 ist.
* [UIDNichtNull]
: Wie [UID] (=UID des Rechnungsempängers], aber die Zeile wird gelöscht, wenn keine UID vorhanden ist.
* [Verdienstpositionen]
:die Verdienst-Spalte der einzelnen Rechnungspositionen. Es werden nur Beträge > 0 angezeigt. Am Ende wird der Betrag der letzten Position unterstrichen. Es wird keine Summe geschrieben.
* [Barpositionen]
:die Barauslagen-Spalte der einzelnen Rechnungspositionen. Es werden nur Beträge > 0 angezeigt. Am Ende wird der Betrag der letzten Position unterstrichen. Es wird keine Summe geschrieben.
* [Gebuehrenpositionen]
:die Gebühren-Spalte der einzelnen Rechnungspositionen. Es werden nur Beträge > 0 angezeigt. Am Ende wird der Betrag der letzten Position unterstrichen. Es wird keine Summe geschrieben.

Aufgaben und Termine

2011-07-25T13:12:16Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „NovaNota verwaltet Aufgaben und Termine. Der Unterschied zwischen Aufgaben und Terminen ist, dass eine ''Aufgabe'' wie eine Frist angesehen werden kann, d.h. die …“

NovaNota verwaltet Aufgaben und Termine. Der Unterschied zwischen Aufgaben und Terminen ist, dass eine ''Aufgabe'' wie eine Frist angesehen werden kann, d.h. die Aufgabe hat ein Fälligkeitsdatum und bleibt so lange in der Aufgabenliste angezeigt, bis die Aufgabe als erledigt markiert wird. Ein ''Termin'' hat Datum/Uhrzeit und normalerweise auch eine Dauer. Termine werden im Terminkalender angezeigt.

Sowohl Aufgaben als auch Termine können auch mit Akten verbunden werden. Man sieht dann gleich in der Aktenübersicht, welche Aufgaben und Termine es zu diesem Akt gibt ("Aktenspiegel"). Umgekehrt kann man von der allgemeinen Aufgabenliste und dem Terminkalender auch den Akt öffnen, der mit einer Aufgabe bzw. einem Termin verbunden ist.

== Anzeige der Aufgabenliste ==

Wählen Sie "Modul"-"Aufgaben und Termine" und dort den Karteireiter "Aufgaben". Normalerweise werden alle fälligen Aufgaben bis zum angegebenen Stichtag angezeigt. Sie können aber auch andere Kriterien angeben (Button "Filter"), nach einem Text suchen oder einen anderen Zeitraum angeben. Um eine Textsuche oder eine Zeitraum-Suche durchzuführen klicken Sie nach der Eingabe der Kriterien auf "Suchen".

In den [[Persönliche Einstellungen|Persönlichen Einstellungen]] können Sie einstellen, dass NovaNota beim Programmstart zuerst in die Aufgabenliste wechselt, damit Sie gleich am Tagesbeginn eine Übersicht über die fälligen Aufgaben haben. Ebenso können Sie dort angeben, wessen Aufgaben normalerweise angezeigt werden sollen.

== Anzeige des Terminkalenders ==

Wählen Sie "Modul"-"Aufgaben und Termine" und dort den Karteireiter "Termine". Der Terminkalender zeigt zu Anfang die aktuelle Kalenderwoche.

Mit den Buttons "<" und ">" können Sie eine Woche zurück bzw. weiter springen. Statt durch Klicken auf die Buttons können Sie auch die Tastenkombination Strg+> bzw. Strg+< verwenden. Mit einem Klick auf "Heute" springen Sie zur aktuellen Kalenderwoche zurück (Strg+H). Der Button "Filter" erlaubt die Einschränkung der Anzeige auf die Termine von bestimmten Benutzern oder schaltet auch die Anzeige von bereits erledigten Terminen ein und aus.

Sie können auch direkt zu einem Datum springen, indem Sie das Datum in das Datumsfeld zwischen den grünen Pfeilbuttons eingeben und mit der Tabulatortaste das Feld verlassen.

Mit den Buttons "W" und "T" schalten sie zwischen Wochenansicht ("W") und Tagesansicht ("T") hin und her. Das Programm zeigt auch feste und bewegliche Feiertage im Terminkalender an und warnt Sie, wenn Sie irrtümlich einen Termin an einem dieser Tage eintragen würden.

In den [[Persönliche Einstellungen|Persönlichen Einstellungen]] können Sie einstellen, dass NovaNota beim Programmstart zuerst in den Terminkalender wechselt, damit Sie gleich am Tagesbeginn über die heute anstehenden Termine Bescheid wissen. Ebenso können Sie dort angeben, wessen Termine normaleweise angezeigt werden sollen.

== Neue Aufgabe anlegen ==

Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten müssen Sie sich zuerst die Frage stellen, ob die Aufgabe zu einem Akt gehört oder von einem Akt unabhängig ist (z.B. das Abführen von Steuern, o.ä).

=== Neue Aufgabe bei einem Akt anlegen ===

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
'''Möglichkeit 1:'''

* Öffnen Sie den Akt
* Wählen Sie im Menü "Akt" den Befehl "Aktenspiegel/Aufgaben/Termine" oder klicken Sie auf den Button "Aktenspiegel" über der Aktübersicht und anschließend den Link "Aufgaben und Aktenspiegel" in der Aktübersicht.

Sie sehen nun eine Liste der Aufgaben, die bereits beim Akt angelegt sind. Mit "Hinzufügen" können Sie eine neue Aufgabe anlegen. Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit "OK" bzw. "Schließen" verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Übersicht angezeigt.

'''Möglichkeit 2:'''

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Im Aufgabenformular sehen Sie auch einen Button "mit Akt verbinden". Falls gerade ein Akt geöffnet sein sollte bietet NovaNota an, dass die Aufgabe mit dem aktuellen Akt verbunden wird. Alternativ kann man die Aufgabe auch mit einem beliebigen anderen Akt verbinden.

=== Neue von einem Akt unabhängige Aufgabe anlegen ===

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit OK verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Liste angezeigt.

== Neuen Termin anlegen ==

Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten müssen Sie sich zuerst die Frage stellen, ob die Aufgabe zu einem Akt gehört oder von einem Akt unabhängig ist (z.B. das Abführen von Steuern, o.ä).

=== Neuen Termin bei einem Akt anlegen ===

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
'''Möglichkeit 1:'''

* Öffnen Sie den Akt
* Wählen Sie im Menü "Akt" den Befehl "Aktenspiegel/Aufgaben/Termine" oder klicken Sie auf den Button "Aktenspiegel" über der Aktübersicht und anschließend den Link "Aufgaben und Aktenspiegel" in der Aktübersicht.

Sie sehen nun eine Liste der Aufgaben und Termine, die bereits beim Akt angelegt sind. Mit "Hinzufügen" können Sie einen neuen Termin anlegen. Die [[Daten einer Aufgabe|Daten eines Termins]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit "OK" bzw. "Schließen" verlassen haben, wird der neue Termin in der Übersicht und auch im Terminkalender angezeigt.

'''Möglichkeit 2:'''

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Termine" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe|Daten eines Termins]] können sehr umfangreich sein. Im Terminformular sehen Sie auch einen Button "mit Akt verbinden". Falls gerade ein Akt geöffnet sein sollte bietet NovaNota an, dass der Termin mit dem aktuellen Akt verbunden wird. Alternativ kann man den Termin auch mit einem beliebigen anderen Akt verbinden.

=== Neue von einem Akt unabhängige Aufgabe anlegen ===

* Wählen Sie das Modul "Aufgaben und Termine"
* Wählen Sie den Karteireiter "Aufgaben" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Die [[Daten einer Aufgabe]] können sehr umfangreich sein. Sobald Sie die Formulare mit OK verlassen haben, wird die neue Aufgabe in der Liste angezeigt.

== Aufgabe bearbeiten ==

Um eine Aufgabe zu bearbeiten doppelklicken Sie sie einfach in der Aufgabenliste bzw. öffnen Sie den Akt und gehen Sie in den Aktenspiegel des Aktes. Dort können Sie die Aufgabe auch doppelklicken. Das dann erscheinende Formular ist identisch mit den [[Daten einer Aufgabe]].

== Termin bearbeiten ==

Um einen Termin zu bearbeiten doppelklicken Sie ihn einfach im Terminkalender bzw. öffnen Sie den Akt und gehen Sie in den Aktenspiegel des Aktes. Dort können Sie den Termin auch doppelklicken. Das dann erscheinende Formular ist identisch mit den [[Daten einer Aufgabe]].

== Standardaufgabenlisten ==

Bei vielen Akten sind die durchzuführenden Aufgaben immer die gleichen, z.B. Aufgaben in einem typischen Verlassenschaftsakt, in einem typischen Kaufvertrag, etc.

Damit man diese Aufgaben nicht bei jedem neuen Akt einzeln eingeben muss kann man sich sogenannte [[Standardaufgabenlisten]] anlegen, die man dann bei einem Akt einfach aufrufen kann.

Dokumentvorlage für Vermerkblätter

2011-04-22T04:37:52Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „Es können in der NovaNota-Vorlagenverwaltung prinzipiell mehrere Vorlagen für die Erzeugung von Vermerkblättern erstellt werden. Die Dokumentvorlagen müssen …“

Es können in der NovaNota-Vorlagenverwaltung prinzipiell mehrere Vorlagen für die Erzeugung von Vermerkblättern erstellt werden.

Die Dokumentvorlagen müssen die folgende Einstellung in der NovaNota-Vorlagenverwaltung haben:
* verfügbar bei = nicht generell verfügbar
* Beurkundungen: aktiviert
* Makro nach Erstellung: VermerkblattEinzeln bzw. VermerkblattMehrere
* Makro danach (optional, sinnvoll, wenn auf bereits unterschrieben Vordrucke aufgedruckt werden soll): DruckerManuellerEinzug

Das Makro zur Erstellung des Vermerkblattes verwendet die [[Word-Makro-Konfiguration|Einstellung]] für die Parteischreibweise (Fett, etc.) aus den Einstellungen für die Beurkundungsklausel, kennt aber auch noch eigene Makro-Einstellungen.

Es müssen die folgenden Textmarken definiert sein. Die Daten werden dann im an der Textmarke geltenden Zeichenformat (Absatz, etc.) eingefügt:
* ''BRZ'':Position für das Schreiben der BRZ
* ''Datumsfeld'': Position für das Schreiben des Datums der Beurkundung
* ''WeitereDaten'' (optional): Position für das Schreiben der Urkundenbezeichnung und darunter der restlichen Informationen
* ''Urkundenbezeichnung'' (optional; muss vorhanden sein, wenn "WeitereDaten" NICHT vorhanden ist): Position für das Schreiben der Urkundenbezeichnung
* ''Identitaetszeugen'' (optional): Position für das Schreiben von allfälligen Identitätszeugen; sonst werden die einfach unterhalb der Urkundenbezeichnung geschrieben
* ''Anmerkung'' (optional): Position für das Schreiben von Anmerkungen; sonst werden die Anmerkungen einfach unterhalb der Identitätszeugen geschrieben
* ''EigeneFremdeUrkunde'' (optional): Position, an der der Text über die eigene oder fremde Urkunde geschrieben wird
* ''Beurkundungsart'' (optional): Position, an der der Text über Beurkundung oder Anerkennung geschrieben wird; sonst wird das einfach unterhalb der anderen Daten geschrieben
* ''NoBeurkundungsart'' (optional): wenn diese Textmarke existiert, wird keine Information über "Vor dem Notar unterzeichnet" bzw. "Vor dem Notar anerkannt" geschrieben
* ''EigeneUrkunde'' (optional): an dieser Stelle wird "Eigene Urkunde" bzw. "Fremde Urkunde" geschrieben (sonst unterhalb der anderen Daten)
* ''NoEigeneUrkunde'' (optional): wenn diese Textmarke existiert, wird keine Information über "Eigene Urkunde" bzw. "Fremde Urkunde" geschrieben
* ''Parteien'': die Daten der Parteien
* ''GebuehrenPos'' (optional): an dieser Stelle werden nach eine Rückfrage ("Gebühr?") die AutoText-Einträge "VermerkblattGebuehren" bzw. "VermerkblattSteuerfrei" eingefügt; wenn die Textmarke nicht existiert, kommt auch die Frage nicht.

Word-Makro-Konfiguration

2011-04-22T04:24:30Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „In der Word-Makro-Konfiguration wird eingestellt, wie sich die Word-Makros bei der Kommunikation mit NovaNota verhalten und wie sie dann ihre Aufgaben erfüllen. …“

In der Word-Makro-Konfiguration wird eingestellt, wie sich die Word-Makros bei der Kommunikation mit NovaNota verhalten und wie sie dann ihre Aufgaben erfüllen.

Die Word-Makro-Konfiguration ist ein eigenes kleines Programm, in dem man sich wie in einem Explorer durch die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten bewegen kann. Man sieht auch immer eine Beschreibung der jeweiligen Einstellungsmöglichkeit.

=== Beurkundungsklausel ===

=== DarstellungX ===

=== DateiMakros ===

=== Heutiges Datum ===

=== DatumInWorte ===

=== Euro ===

=== Grafik-AutoText ===

=== NameSchreiben ===

=== ParteiEinfuegen ===

=== Partei einfügen nach Parteirolle ===

=== TextMischen ===

=== Vermerkblatt ===

* Anmerkung unterdrücken
Soll eine eventuelle Anmerkung auf das Vermerkblatt bzw. die Anerkennungserklärung geschrieben werden oder soll die Anmerkung unterdrückt werden?
0=Anmerkung schreiben
1=Anmerkung unterdrücken

* AnredeSchreiben
Soll die Anrede (Herr, Frau) geschrieben werden?
0=nein
1=ja
2=ja, bei Personen für Firmen "Herrn"

* BRZ schreiben
Soll das Wort "BRZ" geschrieben werden?
0=nein, 1=ja

* FirmaAusdruck unterdrücken
Soll die Einstellung "FirmaAusdruck" aus der Beurkundungklausel, mit der eingestellt wird, ob "Zeichnung" oder "firmenmäßige Fertigung" etc. geschrieben wird, ignoriert werden und stattdessen gleich der Firmenname geschrieben werden?
0=nein; "FirmaAusdruck" aus der Beurkundungsklausel verwenden
1=ja; gleich mit dem Firmennamen beginnen

* Firma nochmals schreiben
Soll der Name einer Firma bzw. juristischen Person nochmals vor oder nach der Nennung der vertretungsbefugten Parteien geschrieben werden?
Die Ausgabe ist dann immer <Tab>+FirmaNochmalsPrefix+Firmenname+FirmaNochmalsSuffix+<Absatz>
0=nein
1=ja, vor den einzelnen Parteien
2=ja, nach den einzelnen Parteien

* Firma nochmals:Prefix
Siehe "Firma nochmals schreiben"

* Firma nochmals:Suffix
Siehe "Firma nochmals schreiben"

* PersonMitGebDatum
Soll bei Personen das Geburtsdatum geschrieben werden?
leer=Einstellung aus der Beurkundungsklausel übernehmen
0=ja
1=ja, außer bei Personen, die für juristische Personen unterschreiben
2=nein; nie ein Geburtsdatum schreiben

=== Vermoegensaufstellung ===

=== ZahlInWorte ===

Hauptseite

2011-04-22T04:10:40Z

T.sammern:

<big>'''Willkommen im NovaNota Wiki!'''</big>

== Überblick ==

NovaNota ist eine Verwaltungssoftware für österreichische Notariate.

=== Programmteile ===

Es beinhaltet die folgenden Programmteile:
* [[Aktenverwaltung]]
* [[Klientenverwaltung]] (Parteidatenbank)
* [[Aufgaben und Termine]] mit [[Outlook-Synchronisation]]
* [[Beurkundungsregister]]
* [[Geschäftsregister]]
* [[Privaturkundenregister]] (Sonstige Urkunden)
* [[GOG-Urkundenregister]]
* [[Gerichtskommissionsprotokoll]]
* Anbindung an das Programm [[Cyberdoc]] der ÖNK
* [[Tarifprogramm]]
* [[Mahn- und Rechnungswesen]]
* [[Einnahmen/Ausgabenbuchhaltung]]
* Fremdgeldverwaltung ([[Anderkonten]]) mit Anbindung an [[ELBA]] und [[K3]]
* kanzleiinternes [[Testamentsregister]]
* [[Gebührenbuch]]
* [[Postbuch]]
* [[automatische Texterstellung]]
* [[automatische Textverwaltung]]

=== Einstellungen ===

Die Funktionen der einzelnen Programmteile sowie das Aussehen des Programms sind stark konfigurierbar. Es gibt
* [[Globale Einstellungen]] (gelten für die gesamte NovaNota-Installation)
* [[Lokale Einstellungen]] (gelten nur auf diesem Arbeitsplatz)
* [[Persönliche Einstellungen]] (gelten nur für den gerade angemeldeten Mitarbeiter)
* [[Word-Makro-Konfiguration]] (für das Verhalten der Word-Makros wie dem Erstellen der Beurkundungsklausel, etc.)

=== Stammdaten und Konfiguration ===

Zusätzlich gibt es eine Reihe von Stammdaten, die meist nur bei der Erst-Installation und -Konfiguration erstellt werden und sich nachher nur wenig ändern:
* [[Benutzer]] (=Kanzleimitarbeiter)
* [[Benutzergruppen]]
* [[Kanzleistammdaten]]
* [[Akten- und Rechnungskreise]]
* [[Akten- und Parteiarten]] sowie [[Parteirollen]]
* [[vordefinierte Tarifprogrammeinträge]]
* [[Währungen]]
* [[PLZ-Datenbank]]
* [[Titel-Datenbank]]
* [[Banken und Behörden]]
* [[KG-Datenbank]]
* [[Bankkonten]]
* [[Buchungskategorien]]
* [[Vorlagen für Vermögensaufstellungen]]
* [[Vorlagen für Texte für Register]]
* [[Vorlagen für Word-Dokumente]]
* [[Vorlagen für Termine]]
* [[Vorlagen für Standardaufgabenlisten]] (=Aktenspiegel)
* [[Vorlagen für Postbuch und Gebührenbuch]]
* [[Vorlagen für Kostenverzeichnisse]]

=== Spezielle Dokumentvorlagen ===
Einige Dokumentvorlagen, wie z.B. für Vermerkblätter können nicht mit der normalen [[automatische Texterstellung|automatischen Texterstellung]] erstellt werden, sondern müssen eigene Makros aufrufen und gewisse Anforderungen erfüllen, um zu funktionieren.

* [[Dokumentvorlage für Vermerkblätter]]
* [[Dokumentvorlage für Anerkennungserklärung]]
* [[Dokumentvorlage für Beurkundungsklausel]]
* [[Dokumentvorlage für Rechnungen]]
* [[Dokumentvorlage für Mahnungen]]

=== Problembehebung ===

NovaNota läuft im Allgemeinen sehr stabil und zuverlässig. Durch Probleme in anderen Teilen der EDV (Netzwerk, Betriebssystem, Microsoft Office) kann es jedoch passieren, dass NovaNota nicht mehr oder nicht wie gewohnt arbeitet.

Daher hier einige Leitfäden zur Problemerkennung und -Behebung:
* [[Probleme bei der Installation]]
* [[Probleme beim Programmstart]]
* [[Probleme nach der Installation von Updates]]
* [[Probleme bei der Arbeit mit Microsoft Word]]

=== Installieren von Updates ===

Alle in diesem Wiki genannten Informationen und Methoden gehen davon aus, dass Sie die aktuellste NovaNota-Version installiert haben.
Welche NovaNota-Version Sie verwenden, finden Sie in NovaNota unter Hilfe-[Über NovaNota].
Informationen über die neueste NovaNota-Version und die Änderungen seit der von Ihnen aktuell verwendeten Version finden Sie [http://www.novanota.at/web/version.php hier]. Bei neueren NovaNota-Versionen (ab Build 243) kann das auch direkt aus dem Programm mit dem Menü ''Hilfe'' aufgerufen werden.

Die [[Installation von Updates]] für NovaNota ist sehr einfach und erfordert keine Fachkenntnisse. Normalerweise werden Sie mehrmals im Jahr per e-mail von der Verfügbarkeit von neuen Programmversionen unterrichtet. Zwischendurch steht die Entwicklung aber nicht still. Es lohnt sich also, dann und wann zu prüfen, ob es schon eine neue Programmversion gibt.

=== Bedienung und technische Informationen ===

Die [[Bedienung]] des Programms ist einfach zu erlernen, da es nur einige Grundprinzipien gibt, die sich im ganzen Programm wiederfinden.
Das [[Technische Fundament]] von NovaNota ist eine sichere und leistungsfähige Datenbank sowie bewährte Programmierkonzepte. Die [[Installation und Konfiguration]] ist innerhalb weniger Stunden abgeschlossen.

== Hinweis zu diesem Wiki ==

Dieses Wiki ist als laufend erweitertes Informations- und Nachschlagewerk zu verstehen. Falls Sie auch Informationen, Tipps oder Themen in dieses Wiki aufnehmen möchten schreiben Sie bitte eine kurze Mail an info@sammern.at.

Vielen Dank und viel Spass beim Lesen!

Thiemo Sammern 
Thiemo Sammern IT-Beratung und Software-Entwicklung GmbH 
Georg-von-Trapp-Str. 12 
5026 Salzburg-Aigen

Vordefinierte Tarifprogrammeinträge

2011-02-22T14:45:30Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „Um mit dem Tarifprogramm von NovaNota schnell und effizient arbeiten zu können, kann man oft gebrauchte Kostenverzeichniseinträge vordefinieren. Das sollte …“

Um mit dem [[Tarifprogramm]] von NovaNota schnell und effizient arbeiten zu können, kann man oft gebrauchte Kostenverzeichniseinträge vordefinieren. Das sollte so gewählt werden, dass man ca. 95-99% der Einträge in Kostenverzeichnissen mit diesen vordefinierten Einträgen abdecken kann und deshalb dann nur für die wenigen Ausnahmefälle den Eintragstyp "Eigener Text" benötigt.

Diese Einträge kann man unter Einstellungen-[Tarifprogramm-Einträge] vordefinieren. NovaNota kann mehrere Listen von vordefinierten Einträgen verwalten, es gibt jedoch immer die Liste "Standard".

Beim Bearbeiten der Liste "Standard" sehen Sie die in dieser Liste vordefinierten Einträge, die man mit "Liste drucken" auch ausdrucken kann, um sie später bei der Eingabe schnell bei der Hand zu haben.

Die Felder im Formular für den vordefinierten Eintrag:
* ''Text'': der Text, der später dann im Kostenverzeichnis geschrieben werden soll
* ''Tarif'': welcher Tarif (Fester Betrag oder NTG, GKTG, RATG) soll bei der Berechnung des Verdiensts verwendet werden?
* ''Faktor'': mit welchem Faktor soll der berechnete Wert multipliziert werden?
* ''Mit Einheitssatz'': soll automatisch 50% bzw. 60% Einheitssatz addiert werden?
* ''Netto'': nur relevant bei Tarif "Fester Betrag": Pauschalverdienst
* ''Bar'': Barauslagen exkl. USt.
* ''Gebühren'': steuerfreie Gebühren
* ''Nach Bar und Gebühren fragen'': wenn diese Option aktiviert ist, wird man später bei Verwendung des Eintrags nach der tatsächlichen Höhe der Barauslagen und steuerfreien Gebühren gefragt
* ''Anzahl'': wie oft wurde die Leistung erbracht?
* ''Zusatzinformationen'': bei Beurkundung z.B. Anzahl der Unterschriften, bei der Verwahrungsgebühr die Anzahl der Monate, etc.
* ''Bei der Berechnung nach Zusatzinformation fragen'': wenn aktiviert wird man bei der Verwendung des Eintrags ggfs. nach den Zusatzinformationen gefragt
* ''Zusatzinformation an den Text anfügen'': wenn aktiviert wird die Zusatzinformation automatisch an den Text angefügt. In manchen Fällen kann das gewünscht sein (z.B. "Beurkundung ''(3 U.)''"), in anderen eher nicht (z.B. "Generalversammlung ''(32 h.S.)'').

Jeder vordefinierte Eintrag enthält automatisch eine Nummer (zweistellig) und die Liste ist nach dieser Nummer sortiert. Sie können mit den Buttons "Nach oben" bzw. "Nach unten" die Reihenfolge verändern.

Tarifprogramm

2011-02-22T14:24:29Z

T.sammern:

Mit dem Tarifprogramm können Leistungsverzeichnisse / Kostenverzeichnisse erstellt werden. Dabei kann das Programm auch nach Angabe einer Bemessungsgrundlage die Beträge berechnen, die sich bei Anwendung des NTG, GKTG oder RATG ergeben würden. Diese Kostenverzeichnisse können auch die Basis für die Abrechnung sein.

Das Tarifprogramm von NovaNota kann über ''Modul-Kostenverzeichnisse'' bzw. über das gleichnamige Symbol in der Modulliste aufgerufen werden.

== Anlegen und Bearbeiten von Kostenverzeichnissen ==

Prinzipiell werden zwei Arten von Kostenverzeichnissen unterschieden:
* Kostenverzeichnisse zu einem Akt (Button "von aktuellem Akt")
Ein Akt kann beliebig viele Kostenverzeichnisse enthalten, die über die Bezeichnung des Kostenverzeichnisses unterschieden werden können. So könnte man z.B. bei einem Akt einerseits die Vertragserrichtung in einem Kostenverzeichnis und die Lastenfreistellung in einem zweiten Kostenverzeichnis erfassen, um diese beiden Leistungsteile auch getrennt verrechnen zu können. Das Kostenverzeichnis eines Aktes ist prinzipiell für jeden Mitarbeiter einsehbar.
* persönliche Kostenverzeichnisse (Button "persönliche Kostenverzeichnisse")
Persönliche Kostenverzeichnisse sieht nur der Benutzer, der das Kostenverzeichnis angelegt hat. Diese Funktion kann z.B. für schnelle Kostenauskünfte verwendet werden, bei denen kein Akt angelegt wird.

Mit den Buttons "Hinzufügen", "Bearbeiten", "Entfernen" kann man neue Kostenverzeichnisse anlegen, bestehende Kostenverzeichnisse bearbeiten (Bezeichnung des Kostenverzeichnisses) und auch Kostenverzeichnisse entfernen. Es wird immer nur ein Kostenverzeichnis angezeigt. Mit der aufklappbaren Liste "xx Kostenverzeichnisse:" kann man zwischen den angelegten Kostenverzeichnissen wechseln.

Kostenverzeichnisse lassen sich auch als Datei abspeichern (Diskettensymbol neben der Auswahlliste) und dann z.B. in einem anderen Akt hereinholen (gelbes Ordnersymbol neben der Auswahlliste).

Wenn ein Kostenverzeichnis angezeigt wird, kann mit dem Link "Neuer Eintrag im Kostenverzeichnis" ein neuer, zusätzlicher Eintrag im Kostenverzeichnis angelegt werden.
Das Anlegen eines neuen Kostenverzeichniseintrages ist auch aus Word heraus möglich (zum Beispiel gleich nach dem Schreiben eines Briefes, etc.). Dazu wählt man in Word bei den AddIns den Button "Makros" und dort den Button "Kostenverzeichniseintrag". Alternativ dazu kann man auch in Word einfach Strg+Umschalt+L drücken ("L" = "Leistungseintrag"; die Tastenkombinationen mit "K" sind in Word bereits verwendet).

Die einzelnen Einträge im Kostenverzeichnis haben vorne auch einige Icons (kleine Grafiken), mit denen man Aktionen auslösen kann:
* Stift = Eintrag bearbeiten
* Pfeil nach oben/Pfeil nach unten = Eintrag nach oben bzw. unten verschieben
* rotes X = Eintrag entfernen

Wenn die Einträge für die Bemessungsgrundlage oder für die Tarifart (Normaltarif/Landtarif) geändert werden, werden die Beträge des Kostenverzeichnisses automatisch neu berechnet.

Zusätzlich zum Text eines Eintrages und der Wahl des jeweiligen Tarifes können auch noch die folgenden Informationen angegeben werden:
* Sachbearbeiter (=wer hat die Leistung erbracht?) - das ist mit dem Namen des aktuellen Benutzers vorausgefüllt
* Datum der Leistung
* Dauer der Leistung

== Anlegen und Bearbeiten von Einträgen im Kostenverzeichnis ==

Wenn ein neuer Eintrag im Kostenverzeichnis angelegt werden soll, enthält das Formular die folgenden Felder:
* ''Vordefinierte Einträge aus'': man kann in NovaNota Einträge für das Kostenverzeichnis vordefinieren (siehe [[Vordefinierte Tarifprogrammeinträge]]), damit man diese Einträge schnell aufrufen kann und nur mehr wenige zusätzliche Angaben machen muss. NovaNota kann prinzipiell auch mehrere solcher Listen von vordefinierten Einträgen verwalten, z.B. wenn in einer Doppelkanzlei jeder Notar seine eigenen Formulierungen und Tarifpräferenzen verwenden möchte. In den meisten Kanzleien gibt es jedoch nur eine Liste von vordefinierten Einträgen und zwar mit dem Namen "Standard".
* ''Eintrag'': diese Liste enthält die vordefinierten Einträge, auf die man über diese Liste schnell zugreifen kann. Es genügt auch, wenn man das zweistellige Kürzel für den Eintrag eingibt, um den Eintrag aufzurufen. Auch wenn es keine vordefinierten Einträge gibt, so enthält die Liste in jedem Fall die folgenden drei Einträge: "Eigener Text" (=einen eigenen Text und Tarif eintragen, abseits der vordefinierten Einträge), "Barauslagen und Gebühren" (=nur Barauslagen und Gebühren erfassen, keinen Verdienst) sowie "Vorlage/Makro" (Aufruf eines Kostenverzeichnismakros, mit dem mit einem Befehl ein ganzes Kostenverzeichnis übernommen werden kann).
* ''Anzahl'': wie oft wurde die Leistung erbracht. Wenn z.B. 2 Briefe geschrieben wurden, ist die Anzahl "2". Wenn aber eine Beurkundung mit drei Unterschriften erstellt wurde, so ist die Anzahl dennoch nur "1" (eine Beurkundung).
* ''Datum'': Datum der Leistung (Vorgabewert ist das aktuelle Datum)
* ''Sachbearbeiter'': wer hat die Leistung erbracht? Hier ist der Name des aktuellen Benutzers vorausgewählt.
* ''Text'': Text für den Kostenverzeichniseintrag. Wird bei der Auswahl eines vordefinierten Eintrags automatisch ausgefüllt, kann aber auch noch manuell ergänzt werden.
* ''Dauer (Minuten)'': wie lange hat die Erbringung der Leistung gedauert?
* ''Bemessungsgrundlage'': Bemessungsgrundlage für die Berechnung des Verdiensts nach NTG, GKTG, RATG
* ''Tarifwahl'': Landtarif oder Normaltarif
* ''Tarifnovelle'': je nach Datum des Eintrags wird automatisch die jeweilige Tarifnovelle ausgewählt.
* ''nach "OK" neues leeres Formular zeigen'': wenn das Häkchen gesetzt ist, erscheint gleich nach dem Eintragen des Kostenverzeichniseintrages automatisch ein neues leeres Formular, sodass man mehrere Einträge hintereinander eintragen kann (bis man Abbruch klickt)

Bei manchen Tarifen werden Sie nach dem Klicken auf OK noch nach Zusatzinformationen (z.B. bei Beurkundungen die Anzahl der Unterschriften) oder nach eventuell geleisteten Barauslagen oder Gebühren gefragt.

Bei der Auswahl des Eintrags "Eigener Text" können Sie selbst Text, Tarif, etc. angeben.

Das Formular für "Eigener Text" enthält die folgenden Felder:
* ''Datum'': Datum der Leistung, siehe oben
* ''Bearbeiter'': wer hat die Leistung erbracht (siehe oben ''Sachbearbeiter'')
* ''Text'': hier können Sie den gewünschten Text für den Leistungseintrag eingeben.
* ''Tarif'': wählen Sie "Fester Betrag" oder einen der Tarife aus dem NTG, GKTG bzw. RATG
* ''Faktor'': wie viel Prozent des Tarifs sollen gerechnet werden (Vorgabe: 100%). Auf diese Weise kann man z.B. Zuschläge bei besonders schwierigen Fällen (z.B. Faktor=150%) angeben.
* ''Mit Einheitssatz'': wenn diese Option gesetzt ist, wird automatisch 50% bzw. 60% des Verdienst als Einheitssatz addiert (notwendig bei manchen RATG-Leistungen)
* ''Netto'': bei Tarif "Fester Betrag" der Betrag des Verdienstes
* ''Bar'': Höhe der Barauslagen (exkl. USt.)
* ''Gebühren'': Höhe der steuerfreien Gebühren
* ''Nach Bar und Gebühren fragen'': wenn aktiviert erscheint nach OK noch ein Zusatzformular zur Angabe der Barauslagen und steuerfreien Gebühren
* ''Anzahl'': wie oft wurde die Leistung erbracht?
* ''Dauer'': Dauer der Leistung in Minuten
* ''Zusatzinformationen - Vorgabe'': wird nur bei manchen Tarifen (z.B. Beurkundungen) benötigt, gibt z.B. die Anzahl Unterschriften bei Beurkundungen oder die Anzahl Seiten bei der Schreibgebühr an
* ''Bei der Berechnung nach Zusatzinformation fragen'': wenn aktiviert, erscheint je nach Tarif noch zusätzlich ein Feld, in dem man nach den Zusatzinformationen für den Tarif gefragt wird (vorausgefüllt mit dem Wert aus "Zusatzinformationen - Vorgabe"
* ''Zusatzinformation an den Text anfügen": wenn aktiviert, wird eine allfällige Zusatzinformation automatisch an den Text des Eintrags angefügt, z.B. "Beurkundung ''(3 U.)''".
* ''Bemessungsgrundlage'': Bemessungsgrundlage zur Berechnung des Tarifs
* Button ''Umrechnen'': Umrechnung eines Betrags in einer Fremdwährung oder früheren Währung in eine Bemessungsgrundlage in Euro
* ''Tarifwahl'': soll die Berechnung nach Normaltarif oder Landtarif vorgenommen werden?
* ''Tarifnovelle'': wird automatisch anhang des Datums des Eintrages ausgewählt.

Das Formular zur Eingabe eines Eintrags für "Eigener Text" ist identisch mit dem Formular das erscheint, wenn man einen bestehenden Eintrag im Kostenverzeichnis bearbeiten möchte (Symbol "Stift").

Tarifprogramm

2011-02-22T14:10:07Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „Mit dem Tarifprogramm können Leistungsverzeichnisse / Kostenverzeichnisse erstellt werden. Dabei kann das Programm auch nach Angabe einer Bemessungsgrundlage die…“

Erstellung von Rechnungsdokumenten

2010-07-25T06:27:44Z

T.sammern:

Automatische Texterstellung

2010-07-20T04:28:08Z

T.sammern:

NovaNota kann Dokumente in Microsoft Word automatisch erstellen. Dafür stehen, je nach Anwendungsfall, verschiedene Methoden zur Verfügung:

* [[Textautomatisierung]] (das bisherige "Text mischen"; es übernimmt Daten aus dem aktuellen Akt an vordefinierten Platzhaltern in der Dokumentvorlage)
* [[Texterstellung durch Makros]] (für die Vorlagen für Vermerkblätter, Anerkennungserklärungen und zum Teil auch Beurkundungsklauseln)
* [[Erstellung von Rechnungsdokumenten]] (einfache Vorlagenerstellung mit einfachen Platzhaltern für die Elemente von Rechnungen)

Die so erstellten Word-Dokumentvorlagen können in der Vorlagenverwaltung von NovaNota ([[Vorlagen für Word-Dokumente]]) angelegt werden, sodass sie schnell aus der Aktenübersicht, den Rechnungen, Beurkundungen, etc. verwendet werden können.

Eine Einführung in die Erstellung von automatisierten Dokumentvorlagen finden Sie auch in den folgenden PDF-Dokumenten:

''Für Word XP/2003'':

[http://www.novanota.at/downloads/Doku/NN_ErstellAutomTextvorl.pdf Erstellung automatischer Textvorlagen mit Word XP/2003]

[http://www.novanota.at/downloads/doku/NN_AutoTextAblauf.pdf Erstellung von interaktiven AutoText-Abläufen mit Word XP/2003]

''Für Word 2007'':

[http://www.novanota.at/downloads/Doku/NN_ErstellenAutomTextorlagen_2007.pdf Erstellung automatischer Textvorlagen mit Word 2007]

[http://www.novanota.at/downloads/doku/NN_AutoTextAblauf_2007.pdf Erstellung von interaktiven AutoText-Abläufen mit Word 2007]

Möglichkeiten der Textautomatisierung

2010-07-11T21:14:00Z

T.sammern:

=== Vorbemerkung ===

Es können verschiedene Arten von Platzhaltern in einer für die Textautomatisierung [[Dokumentvorlage vorbereiten|vorbereiteten Dokumentvorlage]] eingebaut werden.

Zum Einfügen eines Platzhalters gehen Sie in der Dokumentvorlage an die gewünschte Stelle und klicken dann oben in der Symbolleiste auf ''Textautomatisierung'', im dann geöffneten Formular auf den gewünschten Platzhaltertyp. Falls Sie öfter Platzhalter eintragen möchten, können Sie auch über ''Ansicht''-''Symbolleisten'' die Symbolleiste ''NN_Mischen'' anzeigen lassen, die alle Befehle der Textautomatisierung in einer Symbolleiste enthält.

Der Platzhalter ist eine in spitze Klammern (<<xxxxx>>) eingefügte Codierung, die dann später durch das Programm übersetzt wird und gegen die entsprechenden Daten aus dem Akt ausgetauscht wird.

=== Bearbeiten von Platzhaltern ===

Um die Einstellungen eines Platzhalters zu überarbeiten, setzen Sie die Einfügemarke in den Platzhalter (also irgendwo zwischen die spitzen Klammern des Platzhalters) und wählen Sie bei ''Textautomatisierung'' den Befehl ''markiertes Element bearbeiten''. Es öffnet sich dann das zum jeweiligen Platzhalter passende Formular und Sie können die Einstellungen überarbeiten.

=== Parteidaten ===

''Textautomatisierung'' - ''Personen nach Rolle einfügen''

Wählen Sie die Personenrolle, die an der Stelle eingefügt werden soll und die Daten, die eingefügt werden sollen. Auch zusätzliche Einstellungen wie das automatische Ausschreiben von Titeln oder das Ausschreiben des Geburtsdatums ist möglich.

Für die Ausgabe des Geburtsdatums kann bei ''Format'' auch ein [[Datumsformat]] angegeben werden.

Eine besondere Parteirolle ist '''Bank_oder_Behoerde'''. Wenn Vermögenseinträge oder Grundstücksdaten (siehe unten) in Platzhaltern eingefügt werden, enthält diese Parteirolle die entsprechenden Behördendaten. Bei Vermögenseinträgen sind es die Daten der jeweiligen Bank, bei Grundstücksdaten die des dazugehörenden Gerichts.

=== Variablen ===

=== abhängiger Text ===

=== Vermögenseinträge ===

=== Grundstücksdaten ===

Möglichkeiten der Textautomatisierung

2010-07-11T21:06:47Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „=== Vorbemerkung === Es können verschiedene Arten von Platzhaltern in einer für die Textautomatisierung [[Dokumentvorlage vorbereiten|vorbereiteten Dokumentvor…“

=== Vorbemerkung ===

Es können verschiedene Arten von Platzhaltern in einer für die Textautomatisierung [[Dokumentvorlage vorbereiten|vorbereiteten Dokumentvorlage]] eingebaut werden.

Zum Einfügen eines Platzhalters gehen Sie in der Dokumentvorlage an die gewünschte Stelle und klicken dann oben in der Symbolleiste auf ''Textautomatisierung'', im dann geöffneten Formular auf den gewünschten Platzhaltertyp. Falls Sie öfter Platzhalter eintragen möchten, können Sie auch über ''Ansicht''-''Symbolleisten'' die Symbolleiste ''NN_Mischen'' anzeigen lassen, die alle Befehle der Textautomatisierung in einer Symbolleiste enthält.

Der Platzhalter ist eine in spitze Klammern (<<xxxxx>>) eingefügte Codierung, die dann später durch das Programm übersetzt wird und gegen die entsprechenden Daten aus dem Akt ausgetauscht wird.

=== Bearbeiten von Platzhaltern ===

Um die Einstellungen eines Platzhalters zu überarbeiten, setzen Sie die Einfügemarke in den Platzhalter (also irgendwo zwischen die spitzen Klammern des Platzhalters) und wählen Sie bei ''Textautomatisierung'' den Befehl ''markiertes Element bearbeiten''. Es öffnet sich dann das zum jeweiligen Platzhalter passende Formular und Sie können die Einstellungen überarbeiten.

=== Parteidaten ===

''Textautomatisierung'' - ''Personen nach Rolle einfügen''

Wählen Sie die Personenrolle, die an der Stelle eingefügt werden soll und die Daten, die eingefügt werden sollen. Auch zusätzliche Einstellungen wie das automatische Ausschreiben von Titeln oder das Ausschreiben des Geburtsdatums ist möglich.

Für die Ausgabe des Geburtsdatums kann bei ''Format'' auch ein [[Datumsformat]] angegeben werden.

=== Variablen ===

=== abhängiger Text ===

=== Vermögenseinträge ===

=== Grundstücksdaten ===

Dokumentvorlage vorbereiten

2010-07-11T20:46:34Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „Um eine Dokumentvorlage für die Textautomatisierung vorzubereiten nimmt man am besten ein bestehendes, fertiges Dokument und ersetzt die darin enthaltenen Va…“

Um eine Dokumentvorlage für die [[Textautomatisierung]] vorzubereiten nimmt man am besten ein bestehendes, fertiges Dokument und ersetzt die darin enthaltenen Variablen durch Platzhalter. Diese Platzhalter werden dann später bei der Verwendung der Dokumentvorlage automatisch durch die Daten des aktuellen Aktes ersetzt.

Dieses Dokument speichert man als Dokumentvorlage (Word2003: Word-Dokumentvorlage; Word2007: Word-Dokumentvorlage mit Makros) ab. Dabei muss als Speicherort ein Ordner gewählt werden, der auf dem Server liegt, damit später auch alle anderen Benutzer die Dokumentvorlage verwenden können.

Nun kann man die [[Möglichkeiten der Textautomatisierung]] nutzen, um Platzhalter in das Dokument einzutragen.

Textautomatisierung

2010-07-05T04:54:44Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „Mit der Textautomatisierung von NovaNota können automatisch Daten aus Akten in Word-Dokumente übernommen werden. Sie ist somit eine von drei Möglichkeiten für…“

Mit der Textautomatisierung von NovaNota können automatisch Daten aus Akten in Word-Dokumente übernommen werden. Sie ist somit eine von drei Möglichkeiten für die [[Automatische Texterstellung]].

Dazu ist es notwendig, dass die Word-Dokumentvorlagen sogenannte "Platzhalter" enthalten. An diesen Stellen werden dann die Daten aus dem Akt eingesetzt.

Sobald die Daten aus dem Akt übernommen sind bleiben sie im Dokument und aktualisieren sich nicht automatisch, wie das z.B. bei manchen Word-Feldern der Fall ist.

Die ursprüngliche Platzhalter-Information ist auch nach einer Datenübernahme trotzdem noch als verborgener Text im Dokument enthalten, sodass die Datenübernahme auch rückgängig gemacht werden kann oder die Daten mit denen eines anderen Aktes aktualisiert werden können. Um diesen verborgenenen Text aus dem Dokument zu entfernen (z.B. um ihn per e-mail zu versenden), wird am besten das [Standardmakro] "Für E-Mail vorbereiten" ausgeführt.

* [[Dokumentvorlage vorbereiten|Vorbereiten einer automatisierten Dokumentvorlage]]
* [[Möglichkeiten der Textautomatisierung]]
* [[Manuelle Datenübernahme]]
* [[Vorlagen für Word-Dokumente|Einbau in die NovaNota-Vorlagenverwaltung]]
* [[Beispiele für die Textautomatisierung]]

Installation und Konfiguration

2010-06-04T05:55:11Z

T.sammern:

== Vorarbeiten ==

Einige Tage oder Wochen vor dem geplanten Installations- und Einschulungstermin müssen einige Informationen mit der Notariatskanzlei abgeklärt werden.

=== Briefkopf-Gestaltung ===

Grafikdateien für den Briefkopf/Brieffuss bzw. den Stempel sind zu erstellen. Dazu sind alle Informationen wie Adresse, PLZ, Ort, Telefonnummer, Faxnummer, Mail-Adresse, UID, DVR-Nummer zu erfragen. Bei neuen Kanzleien sind speziell die Angaben über UID und DVR-Nummer noch nicht vorhanden. Daher müssen die Grafikdateien zu einem späteren Zeitpunkt meist noch um diese Daten ergänzt und neu exportiert werden.

Die Erstellung der Briefkopf-Grafiken erfolgt in einem passenden Grafikprogramm, wie z.B. CorelDraw oder Adobe Illustrator. Beim Design muss berücksichtigt werden, dass Drucker maximal auf ca. 5 mm zum Seitenrand drucken können. Das bedeutet, dass das Briefpapier-Design nicht abfallend sein sollte, da sonst Elemente fehlen.

Falls das Notariat eine Vorstellung für das Design hat (z.B. "so wie bei Kollege XY"), so ist zuerst dieses Design umzusetzen. Falls nicht, wird von uns eine Auswahl an verschiedenen Designs mit den bereits konkreten Kanzleidaten erstellt. Grund ist, dass ein Design, dass bei einem kurzen Notarnamen vielleicht sehr gut aussieht, bei einem langen Notarnamen möglicherweise unausgewogen wirkt und somit generische Designs ("Max Mustermann") ein unvollständiges Bild liefern.

Export der Dateien vorzugsweise als TIFF, komprimiert, je nach Design mit oder ohne Graustufen, keine (!) Transparenz (vermindert die Druckgeschwindigkeit stark!), mind. 300 dpi. WMF/EMF wäre auch möglich, hat jedoch (zumindest früher) bei manchen Druckern Probleme mit ungleichmäßigen Strichstärken gemacht.

=== Schriftauswahl ===

Es ist mit der Kanzlei zu klären, welche Schrift für die Dokumente verwendet werden soll. Die Schrift sollte sich von der im Briefkopf verwendeten Schrift unterscheiden.

Notwendige Angabe: Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand

Als Schriftart sollte eine Standardschrift (=im Lieferumfang von verbreiteten Versionen von Windows oder Word) verwendet werden, um den Dokumentenaustausch als Word-Datei oder einen Ausdruck auf einem fremden PC zu ermöglichen.

=== Integration in eine Kanzleivorlage ===

Eine zentrale Word-Dokumentvorlage (Kanzlei_Nachname.dot) muss erstellt werden. Darin sind die Daten wie Notarname, Ort, aber auch die einzelnen Grafiken als AutoText-Einträge einzurichten.
Ein Muster gibt es [[Datei:kanzlei_mustermann.zip|hier]]

== Installation auf dem Server ==

* Anlegen eines Netzwerk-Shares für die gemeinsamen Daten, falls nicht bereits vorhanden
* Verbinden eines einheitlichen Netzlaufwerkbuchstabens mit dem Share via Login-Skript oder direkt auf dem Arbeitsplatz
* Anlegen eines Ordners "NovaNota" auf dem Share mit Unterordnern "Texte", "Vorlagen", "WordStart", "Stammdaten", "Backup". "Texte" mit den Unterordnern "Akten" und "Muster".
* Installation von Microsoft SQL-Server-Express 2005 ([http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=3181842A-4090-4431-ACDD-9A1C832E65A6&displaylang=de Download])
** Instanzname SQLEXPRESS
** Gemischte Authentifizierung

== Installation der SQL-Verwaltungstools ==

Die Installation dieser Tools erfolgt meist auf dem Server oder in Ausnahmefällen auch auf einem dafür vorgesehenen Arbeitsplatz.

* Installation von Microsoft SQL Management Studio ([http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=5d76230d-580d-4874-8c7d-93491a29db15 Download])
* Anlegen einer neuen Datenbank "novanota"
* Anlegen eines neuen Datenbankbenutzers "novanota_user" mit db_owner-Berechtigung auf Datenbank "novanota"
* Datenbankserver-Konfiguration: Freigeben von Remote-TCP-Verbindungen, keine dynamischen TCP-Ports sondern auf Port 1433 festlegen
* Port 1433 TCP und Port 1434 UDP auf der Firewall (sofern verwendet) des Servers freigeben

== Installation auf dem ersten Arbeitsplatz ==

* Ausführen des NovaNota-Installationsprogramms ([http://www.novanota.at/downloads/novanota_setup.exe Download]); Installation in den Ordner \novanota auf dem Share
* Ausführen des Programms "ConnectCreator.exe" (Ordner \novanota)
* Angeben der "novanota.ini", Sektion "Connection" + Button "Einlesen"
** Datenbank-Server = Servername\SQLEXPRESS
** Datenbank = novanota
** Benutzername = novanota_user
** Kennwort = Kennwort des Datenbankbenutzers aus dem vorigen Schritt
** Anwendungsname = novanota
** Nach einem Klick auf "Verbindung testen" sollte eine Erfolgsmeldung kommen. Falls nein, siehe [[Probleme bei der Installation]]
* Erstellen einer Verknüpfung zur Novanota.exe auf dem Share
* Starten des Programms; es werden nun automatisch die Datenbanktabellen angelegt; Benutzername "administrator", Kennwort leer
* Kopieren der Dateien novanota.dot (aus dem NovaNota-Hauptordner), der Kanzleivorlage (kanzlei_nachname.dot) und der Datei nn_vista_word2003.dot (ebenfalls NovaNota-Hauptordner) in den Ordner \novanota\WordStart; falls eine frühere Word-Version als Word 2003 eingesetzt wird, muss statt der nn_vista_word2003.dot die nn_pre_vista.dot kopiert werden. Dann kann jedoch nicht Windows Vista als Betriebssystem verwendet werden
* restliche Installation gleich wie auf den weiteren Arbeitsplätzen

== Installation auf den weiteren Arbeitsplätzen ==

* Erstellen einer Verknüpfung zur novanota.exe auf dem Share
* Testen des Programmstarts
* Word-Optionen: Startup-Ordner = \novanota\WordStart
* Nach einem Neustart von Word sollten die neuen Symbolleisten von NovaNota sichtbar sein

== Programmkonfiguration ==

== Einrichtung des Datenbank-Backups ==

Installation und Konfiguration

2010-06-04T05:46:12Z

T.sammern:

== Vorarbeiten ==

Einige Tage oder Wochen vor dem geplanten Installations- und Einschulungstermin müssen einige Informationen mit der Notariatskanzlei abgeklärt werden.

=== Briefkopf-Gestaltung ===

Grafikdateien für den Briefkopf/Brieffuss bzw. den Stempel sind zu erstellen. Dazu sind alle Informationen wie Adresse, PLZ, Ort, Telefonnummer, Faxnummer, Mail-Adresse, UID, DVR-Nummer zu erfragen. Bei neuen Kanzleien sind speziell die Angaben über UID und DVR-Nummer noch nicht vorhanden. Daher müssen die Grafikdateien zu einem späteren Zeitpunkt meist noch um diese Daten ergänzt und neu exportiert werden.

Die Erstellung der Briefkopf-Grafiken erfolgt in einem passenden Grafikprogramm, wie z.B. CorelDraw oder Adobe Illustrator. Beim Design muss berücksichtigt werden, dass Drucker maximal auf ca. 5 mm zum Seitenrand drucken können. Das bedeutet, dass das Briefpapier-Design nicht abfallend sein sollte, da sonst Elemente fehlen.

Falls das Notariat eine Vorstellung für das Design hat (z.B. "so wie bei Kollege XY"), so ist zuerst dieses Design umzusetzen. Falls nicht, wird von uns eine Auswahl an verschiedenen Designs mit den bereits konkreten Kanzleidaten erstellt. Grund ist, dass ein Design, dass bei einem kurzen Notarnamen vielleicht sehr gut aussieht, bei einem langen Notarnamen möglicherweise unausgewogen wirkt und somit generische Designs ("Max Mustermann") ein unvollständiges Bild liefern.

Export der Dateien vorzugsweise als TIFF, komprimiert, je nach Design mit oder ohne Graustufen, keine (!) Transparenz (vermindert die Druckgeschwindigkeit stark!), mind. 300 dpi. WMF/EMF wäre auch möglich, hat jedoch (zumindest früher) bei manchen Druckern Probleme mit ungleichmäßigen Strichstärken gemacht.

=== Schriftauswahl ===

Es ist mit der Kanzlei zu klären, welche Schrift für die Dokumente verwendet werden soll. Die Schrift sollte sich von der im Briefkopf verwendeten Schrift unterscheiden.

Notwendige Angabe: Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand

Als Schriftart sollte eine Standardschrift (=im Lieferumfang von verbreiteten Versionen von Windows oder Word) verwendet werden, um den Dokumentenaustausch als Word-Datei oder einen Ausdruck auf einem fremden PC zu ermöglichen.

=== Integration in eine Kanzleivorlage ===

Eine zentrale Word-Dokumentvorlage (Kanzlei_Nachname.dot) muss erstellt werden. Darin sind die Daten wie Notarname, Ort, aber auch die einzelnen Grafiken als AutoText-Einträge einzurichten.
Ein Muster gibt es [[Datei:kanzlei_mustermann.zip|hier]]

== Installation auf dem Server ==

* Anlegen eines Netzwerk-Shares für die gemeinsamen Daten, falls nicht bereits vorhanden
* Verbinden eines einheitlichen Netzlaufwerkbuchstabens mit dem Share via Login-Skript oder direkt auf dem Arbeitsplatz
* Anlegen eines Ordners "NovaNota" auf dem Share mit Unterordnern "Texte", "Vorlagen", "WordStart", "Stammdaten", "Backup". "Texte" mit den Unterordnern "Akten" und "Muster".
* Installation von Microsoft SQL-Server-Express 2005 ([http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=3181842A-4090-4431-ACDD-9A1C832E65A6&displaylang=de Download])
** Instanzname SQLEXPRESS
** Gemischte Authentifizierung

== Installation der SQL-Verwaltungstools ==

Die Installation dieser Tools erfolgt meist auf dem Server oder in Ausnahmefällen auch auf einem dafür vorgesehenen Arbeitsplatz.

* Installation von Microsoft SQL Management Studio ([http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=5d76230d-580d-4874-8c7d-93491a29db15 Download])
* Anlegen einer neuen Datenbank "novanota"
* Anlegen eines neuen Datenbankbenutzers "novanota_user" mit db_owner-Berechtigung auf Datenbank "novanota"
* Datenbankserver-Konfiguration: Freigeben von Remote-TCP-Verbindungen, keine dynamischen TCP-Ports sondern auf Port 1433 festlegen

== Installation auf dem ersten Arbeitsplatz ==

* Ausführen des NovaNota-Installationsprogramms ([http://www.novanota.at/downloads/novanota_setup.exe Download]); Installation in den Ordner \novanota auf dem Share
* Ausführen des Programms "ConnectCreator.exe"
* Angeben der "novanota.ini", Sektion "Connection" + Button "Einlesen"
** Datenbank-Server = Servername\SQLEXPRESS
** Datenbank = novanota
** Benutzername = novanota_user
** Kennwort = Kennwort des Datenbankbenutzers aus dem vorigen Schritt
** Anwendungsname = novanota
** Nach einem Klick auf "Verbindung testen" sollte eine Erfolgsmeldung kommen. Falls nein, siehe [[Probleme bei der Installation]]

== Programmkonfiguration ==

== Einrichtung des Datenbank-Backups ==

Installation und Konfiguration

2010-06-04T05:36:19Z

T.sammern:

Installation und Konfiguration

2010-06-04T05:35:55Z

T.sammern:

Installation und Konfiguration

2010-06-04T05:29:57Z

T.sammern:

Installation und Konfiguration

2010-06-04T05:19:49Z

T.sammern: Die Seite wurde neu angelegt: „== Vorarbeiten == Einige Tage oder Wochen vor dem geplanten Installations- und Einschulungstermin müssen einige Informationen mit der Notariatskanzlei abgeklär…“

Lokale Einstellungen

2010-04-19T20:35:31Z

T.sammern:

Die lokalen Einstellungen betreffen diejenigen Programmeinstellungen, die nur auf diesem Arbeitsplatz gelten. Sie können aus dem Menü mit ''Einstellungen''-''Lokale Einstellungen'' aufgerufen werden.

* Verbindung zu TAPI-fähiger Telefonanlage
:hier sieht man die einzelnen Schnittstellen zu Kommunikationsmedien. Wenn Telefonanlagen-Treiber installiert sind, sind auch diese in der Liste aufgeführt. Die Nummer des gewünschten Telefonanlagen-Treibers kann man dann bei "Verwende TAPI-Gerät" eintragen.
:nur wenn ein TAPI-Gerät in diesem Formular eingetragen ist, funktioniert die Anbindung zu einer Telefonanlage in NovaNota.

* Vorangemeldeter Benutzer
:Diese Einstellung ist nur notwendig, wenn keine automatische Anmeldung über den Windows-Benutzernamen (siehe [[Benutzer]]) erfolgen soll und auch keine Anmeldung mit Benutzername und Kennwort gewünscht wird.

* Vorgewählte Kanzlei
:In Kanzleien mit mehreren Notaren kann hier angegeben werden, welche Kanzlei beim Programmstart ausgewählt werden soll. Das kann auch aber in den Benutzerdaten angegeben werden. Wenn weder in den Benutzerdaten noch in den lokalen Einstellungen eine Kanzlei vorgegeben wird, erscheint beim Starten von NovaNota eine Auswahlliste für die zu verwendende Kanzlei. Welche Kanzleien es gibt, muss in den [[Kanzleistammdaten]] festgelegt werden.

* Mail-Anbindung
:Das gibt die Art der Anbindung an e-Mail-Systeme an. Die Voreinstellung ist "Microsoft Outlook". Für andere e-mail-Programme (z.B. Thunderbird, Outlook Express, Windows Mail) muss das auf "MAPI" geändert werden. Für die Webmail-Anbindung von Exchange (OWA) muss "Outlook Web Access über ActiveSend" gewählt werden. ActiveSend ist dabei eine kostenpflichtige Zusatzsoftware. Bitte kontaktieren Sie uns für Details.

* Pfad zu ActiveSend
:Wenn für die Mail-Anbindung ActiveSend verwendet wird, ist hier der Pfad zum ActiveSend-Programm anzugeben.

Beim Verlassen des Formulars mit OK werden die Einstellungen gespeichert. Dabei sind jedoch Administrator-Rechte auf dem lokalen PC notwendig. Daher sollten diese Einstellungen normalerweise nach der Installation von NovaNota von einem Administrator vorgenommen werden.